CRM (Grunnleggende): Importer en kundeliste

Med importverktøyet vårt kan du overføre kundekontoer og kontaktdata til TaxDome samtidig, slik at du raskt kan begynne å jobbe fra portalen. Selv om du kan opprette nye kontakter og kontoer manuelt, går det mye raskere å overføre data til TaxDome ved å laste opp en CSV-fil. 

Dekket her:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Trinn 2. Opprett kontoer (valgfritt)
• Trinn 3. Definere innstillinger (valgfritt)
• Trinn 4. Opprett kontakter
• Trinn 5. Gjennomgang
• Hvem kan importere?

Webinar - TaxDome 101: Kom i gang med TaxDome ! Mandag kl. 13.00 EST. Registrer her

Step 0. Prepare a CSV file 

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
alt du trenger å vite om TaxDome .

For å importere eksisterende kontakt- og kontodata bruker du et regnearkverktøy som Excel eller Google Sheets. Du kan også lese instruksjonene for overføring av data fra en bestemt plattform eller programvare.

• Når du importerer kundedataene dine til TaxDome, må du huske følgende Regnskap og Kontaktpersoner er forskjellige: 
  • Kontoer er de enhetene du jobber for og fakturerer, enten det er et selskap, en stiftelse, en familie eller en privatperson. 
  • Kontakter er de faktiske personene du samhandler med. Her er en forklaring på kontoer og kontakter.
• Opprett et regneark med kundedataene dine, og lagre det som en CSV-fil. Sørg for at CSV-filen er UTF-8-kodet og ikke er større enn 300 kB.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Du kan ha ulike regneark for ulike grupper av kunder. Disse kan importeres én etter én, med ulike innstillinger. Her er en video om hvordan du importerer ulike kundegrupper.

Tips: Hvis kildeprogrammet genererer en fil med skatteyter og ektefelle på samme rad, trenger du ikke å redigere CSV-filen manuelt. Følg i stedet instruksjonene for å importere en fil med skatteyter og ektefelle på én rad.

• 👋 Vi kan hjelpe deg! Hvis CSV-filen din ender opp med flere kontakter per rad og du ikke vet hvordan du løser det, kan du ta kontakt med oss. Kundestøtteteamet vårt hjelper deg gjerne: Følg disse trinnene for å få hjelp. 

1. Opprett et regneark 

Opprett og merk kolonnene. 

Tips: Når du navngir kolonnene, står hvert kolonneoverskriftsnavn for en annen dataegenskap.

Her er noen eksempler på navn på kolonneoverskrifter: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Kolonne B | Kontaktnavn: for- og etternavn på kontakten som er knyttet til kontoen.
• Kolonne C | Fornavn  
• Kolonne D | Etternavn  
• Kolonne E | Kontotype
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Kolonne I | Kontokoder: en etikett du kan bruke for å gruppere kontoer.
• Kolonne J | Kontakttagger: en etikett du kan bruke for å gruppere kontakter.
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Fyll ut radene i regnearket med kontakt- og tilleggsinformasjon.

Regnearket ditt har kanskje allerede egendefinerte kolonner. Sørg imidlertid for at du følger disse grunnleggende reglene for å få en problemfri import:

• Hver rad må bare inneholde én kontakt
• Hvis du planlegger å opprette nye kontoer mens du overfører dataene, må du sørge for at det finnes en kolonne med kontonavn. Gi den navnet Kontonavn (det TaxDome kaller dataegenskapen) eller et annet navn som passer for deg. Hvis en kontakt ikke trenger å være knyttet til en konto, lar du raden i kolonnen Kontonavn stå tom.
• Hvis to eller flere kontakter deler samme konto, må du bruke samme kontonavn i hver rad for hver kontakt.
• Ulike typer egendefinerte felt støtter ulike tegn. Forsikre deg om at feltene er korrekt utfylt:
  • Del alternativene med et komma eller semikolon ("," eller ";"), tegnet for egendefinerte flervalgsfelt med rullegardinmeny.
  • Datoene skal fylles ut i tilsvarende format: MM/DD/ÅÅÅÅÅ eller MMM/DD/ÅÅÅÅ for amerikanske selskaper og DD/MM/ÅÅÅÅ for ikke-amerikanske selskaper.

Er du usikker på hvordan du skal sette opp ulike typer kontoer, for eksempel for et ektepar som registrerer seg hver for seg? Se eksempler på hvordan du setter opp kontakter for ulike kontotyper, og ta deretter en titt på disse tipsene:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

Q: Hvordan legger jeg inn ulike kontoer som skal knyttes til samme person i regnearket? For eksempel flere bedrifter som tilhører samme bedriftseier. 

A: Opprett én rad for hver konto, og skriv deretter inn den samme kontaktinformasjonen for hver konto i de aktuelle kolonnene.

I regnearkeksemplet nedenfor tilordnes kontonavn til kontonavn i TaxDome, og det opprettes fem kontoer under importprosessen, hver av dem knyttet til Brian Ross' kontaktinformasjon. Brian Ross kan deretter logge inn på TaxDome ved hjelp av email@example.com og bytte mellom kontoene. 

Importing several contacts with the same account

Spørsmål: Hvordan legger jeg inn flere kontakter som skal knyttes til samme konto i regnearket? For eksempel flere forretningspartnere som eier samme bedrift, eller en skattyter og ektefellen.

Svar: Bruk én rad for hver kontakt, og skriv deretter inn det samme kontonavnet for hver person i den aktuelle kolonnen.

I regnearket nedenfor blir Name_Business Name tilordnet Account Name i TaxDome, og seks kontoer opprettes under importprosessen. Michael Douglaston knyttes til én kontakt, Robbie Corp til tre kontakter, familien Smith til tre kontakter, Mart Frickey til én kontakt, Solomon Deutsch til én kontakt og Chrissy Tidder til én kontakt.

Importing contacts to two accounts simultaneously

Q: Hvordan legger jeg inn flere kontakter som skal knyttes til to kontoer i regnearket? For eksempel barn som trenger egne kontoer, men som likevel må være knyttet til familiekontoen.

Svar: Bruk to rader for hver kontakt, og endre kontonavnet mens du beholder kontaktopplysningene. Dette kan spare deg for en del arbeid senere, siden du slipper å koble sammen kontaktene manuelt.

3. Lagre regnearket i CSV-format

TaxDome gjenkjenner bare regneark som er lagret som CSV-filer. Fra menylinjen i regnearket går du til Fil og velger deretter Lagre som CSV eller Last ned som CSV (ordlyden kan variere avhengig av hvilket program du bruker).

Microsoft Excel: I feltetLagre som type velger du CSV (kommaseparert). Velg Webalternativer i rullegardinmenyen Verktøy. Åpne kategorien Koding . I rullegardinmenyen Lagre dette dokumentet som velger du Unicode (UTF-8) og klikker deretter på OK.

Nå som du har lagret regnearket som en CSV-fil og sørget for at det er UTF-8-kodet, er du klar til å importere kontaktene dine til TaxDome.

Trinn 1. Last opp CSV-filen til TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Dra og slipp CSV-filen eller klikk på Bla gjennom for å finne den på skrivebordet for å laste den opp.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Hvis Company brukes, vil klienten ha egenskapen Company name lik kolonnedataene i Account Name.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Hvis det allerede finnes en konto med samme navn i TaxDome, vil den ikke bli endret, og alle dataene vil forbli de samme. 
• Hvis et kolonneoverskriftsnavn fra regnearket ikke har en tilsvarende kontoegenskap, oppretter du et nytt ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen. Les mer om hvordan du legger til egendefinerte kontofelt under import.
• Du kan også tagge kontoene dine her. Du finner mer informasjon i denne artikkelen om bruk av tagger.
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Trinn 3. Definere innstillinger (valgfritt)

I dette trinnet bruker du masseinnstillinger på de nylig importerte kontoene.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Velg tilgangsrettigheter for hver kontakt hvis e-postadresse er knyttet til den importerte kontoen. Som standard er alle tilgangsrettigheter slått på: 

• LOGIN: Når denne er slått på, kan kontakten bruke kundeportalen TaxDome .

• NOTIFY: Når denne er slått på, mottar kontakten alle systemvarsler, for eksempel for meldinger, arrangører, forslag, fakturaer og e-poster som sendes fra TaxDome eller via pipeline automations med mer.

• EMAIL SYNC: Når denne funksjonen er slått på, kan du se og svare på kundens e-poster i din egen e-postkonto. Inbox+ og se alle e-postene i e-postfanen i kontoen deres.   

Hvis du vil at kundene skal motta en e-postinvitasjon til portalen TaxDome , merker du av for Send invitasjoner. Hvis du vil legge til en egendefinert melding, skriver du en i feltet Personlig melding. Hvis du ikke vil invitere dem med en gang, kan du sende en invitasjon senere ved å gå til fanen Kontoer og åpne underfanen Venter på aktivering.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Trinn 4. Opprett kontakter

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

Når du er ferdig med kartleggingen, klikker du på Fortsett. Dette starter ikke importprosessen. Du kan fortsatt gå tilbake til dette trinnet hvis du har gjort noen feil.

Trinn 5. Gjennomgang 

Når du går gjennom kartleggingsresultatene, ser du alt dette:

• Hvilke teammedlemmer som skal tilordnes kontoene
• Hvilke tagger som skal tilordnes kontoene
• Hvilke egendefinerte konto- og kontaktfelt som skal opprettes
• Hvilke kontakter som skal opprettes med hvilke navn og e-postadresser.
• Hvilke kontoer som skal opprettes med hvilke tilknyttede kontakter

Hvis alt ser bra ut, klikker du på Start import. Hvis ikke, går du tilbake for å gjøre nødvendige korrigeringer.

Nå kan du forlate siden. Importprosessen fortsetter av seg selv. Når importen er fullført, vil du motta en e-postmelding. Klikk på lenken i meldingen for å gå til importresultatene. Du vil se:

• Hvor mange kontakter som ble importert
• Hvor mange rader i regnearket som ble hoppet over.
• Hvor mange kontoer som ble opprettet
• Hvor mange kontoer som ble oppdatert
• Hvor mange egendefinerte felt som ble opprettet

Hvis noen rader ble hoppet over (på grunn av feil), kan du eksportere en zippet CSV-fil som forteller deg hvilke og hvorfor. Årsaker til at rader hoppes over kan være tomme celler i obligatoriske kolonner (f.eks. kontaktnavn) eller celler i e-postkolonnen som mangler e-postadresser. Nå kan du forlate siden. Prosessen fortsetter av seg selv. Eksportresultatene sendes til deg via e-post.

Gi oss beskjed hvis du har problemer med importprosessen! Teamet vårt står alltid klar til å hjelpe!

Hvem kan importere?

En firmaeier og administrator kan importere kontakter og opprette kontoer i TaxDome. Hvis du vil at teammedlemmer skal kunne importere, må du gi dem tilgangsrettigheter til å administrere kontakter:

1. Gå til Innstillinger, velg Team og planer i menylinjen, klikk på de tre prikkene helt til høyre for teammedlemmets navn, og klikk deretter på Rediger.

2. Slå på Administrer kontakter, og klikk deretter på Lagre

Tips: sjekk ut TaxDome Academy for å ta morsomme, omfattende kurs og bli en TaxDome superstjerne.