Pipelines (Grunnleggende): Hvordan automatiseringer fungerer

Automatiseringer bidrar til å spare tid. Du legger dem til slik at en handling automatisk iverksettes som neste trinn i workflow prosessen når du flytter en jobb gjennom de ulike trinnene i workflow.

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Dekket her:

Automatiseringer, forklart
Legge til automatiseringer
Rekkefølgen av automatiseringer
Slette automatiseringer
Viewing automations in pipelines

Automatiseringer, forklart

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Hvis du klør deg i hodet, er en automatisering en mekanisme som får et system til å fungere automatisk. TaxDomeAutomatiseringer setter i gang handlinger for deg, teammedlemmene dine eller kundene dine i de ulike fasene av arbeidsprosedyrene. Etter hvert som en jobb beveger seg gjennom de ulike fasene i en arbeidsprosedyre. pipelineNår en jobb beveger seg gjennom de ulike fasene i en arbeidsprosedyre, utløser automatiseringene du setter opp, handlinger som må utføres for at jobben skal bli fullført.

I tillegg inkluderer automatiseringer jobbene automove funksjon. Du kan konfigurere årsaks- og virkningsutløsere, slik at en jobb automatisk flyttes til neste trinn når alle kravene for det gjeldende trinnet er oppfylt. Når en kunde for eksempel betaler en faktura og sender inn en arrangør, går jobben automatisk videre til neste trinn i pipelinehvor en ny automatisering utløses (for eksempel opprettes en oppgave for teamet ditt).

Firmaet ditt har for eksempel en personlig skatteprosess. Det kan være lurt å ha en innledende e-post og en tilpasset organisator som sendes automatisk til kunden. Når klienten sender inn organiseringen, flyttes jobben for kontoen automatisk til neste trinn, f.eks. skatteforberedelse. Deretter kan det være lurt å sette i gang en oppgave som et teammedlem skal fullføre, og så videre.

Slik kan et eksempel på en prosess for kunden din se ut. Du kan se at hvert trinn kan automatiseres for å forenkle rutinene.

Tip! Please see Pipelines (Basic): Your first pipeline with automations tutorial where we explain how a typical pipeline with templates and automations is created, and what happens when you add a job to it and move it further.

Følg disse trinnene for å komme i gang:

1. Last ned en pipeline fra Marketplace. Dette vil også kopiere alle maler som brukes i automatiseringer.

2. Velg et trinn, legg til eller rediger automatisering(er) som oppfølging, og velg deretter en mal.

3. Bestem deg for om du vil bruke funksjonen for automatisk jobbflytting. Du kan slå den av eller på for hvert trinn unntatt det siste.

4. Lagre pipeline. Når automatiseringen er lagt til, kan du se den ved å gå til siden pipeline siden og klikke på automatiseringsikonet over scenen.

Legge til automatiseringer

Før du oppretter automatiseringer, bør du tenke gjennom hvilke trinn i arbeidsprosessen som krever en bestemt type oppfølging:

Når du har en oppgave, bør du skrive ned de ulike fasene i arbeidsprosessen.
Sirkle inn de fasene som krever oppfølgingstiltak.
Definere hva disse handlingene er, slik at du kan legge dem til som automatiseringer når du oppretter en ny pipeline på TaxDome.

Når du vet hvilke automatiseringer du ønsker å opprette, er neste trinn å legge dem til i et pipeline:

1. Fra pipeline innstillingene velger du scenen du vil koble automatiseringen til, klikker på knappen Legg til automatiser inger eller på en automatisering hvis du allerede har en, og velger deretter automatiseringstype:

Bruk mappemal: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, endres mappestrukturen i dokumentene til den valgte malen.
Oppdater kontotagger: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, blir en valgt tagg automatisk lagt til eller slettet fra kundens konto. Du kan også velge å slette alle kontokoder.
Opprett faktura: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, sendes en faktura basert på en valgt mal til kunden. Den kobles også automatisk til jobben.
Opprett arrangør: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, sendes en arrangør basert på en valgt mal til kunden. Den knyttes også automatisk til jobben.
Opprett oppgave: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, opprettes en oppgave basert på en valgt mal. Den knyttes også automatisk til jobben.
Send forslag: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, sendes et forslag basert på en valgt mal til kunden. Det knyttes også automatisk til jobben.
Send e-post: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, sendes en e-post basert på en valgt mal til kunden.
Send melding: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, sendes en melding basert på en valgt mal til kunden. Den knyttes også automatisk til jobben.
Oppdater kontotilgang: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, oppdateres kontotilgangstillatelsene for teammedlemmene som har tilgang til kontoen.
Oppdater jobbtilknytning: Når en jobb for en kunde går inn i dette stadiet, blir teammedlemmene automatisk tilordnet jobben og/eller frigjort.

2. Velg en mal for automatiseringen eller klikk på knappen Ny mal for å opprette en ny. Når malen er opprettet og lagret, kan du velge den fra listen.

Hvis du vil vite mer om hvordan du oppretter maler, kan du følge disse lenkene:

3. Hvis du vil at det skal sendes flere e-poster til kundene dine når de ikke svarer innen en viss tid, aktiverer du påminnelsesfunksjonen (disse automatiseringene fungerer for arrangører, forslag, fakturaer og meldinger). Les mer om påminnelser.

4. Hvis du vil at automatiseringen bare skal utløses for visse kunder, klikker du på knappen Rediger betingelser og legger til en betingelse. Her finner du mer informasjon om betingede trinn.

5. Legg til så mange automatiseringer for hvert trinn som nødvendig.

6. Bestem om du vil at jobbene dine skal flyttes automatisk til neste trinn når alle tilknyttede handlinger er utført, f.eks. når arrangøren er ferdig, fakturaen er betalt osv. Les mer om automatisk flytting av jobber.

7. Klikk på Lagre for å lagre endringene.

Rekkefølgen av automatiseringer

Vanligvis trenger du ikke være oppmerksom på rekkefølgen på automatiseringene i en fase. De utløses én etter én når en jobb går inn i fasen. Så hvis en melding sendes til klienten sammen med arrangøren, skjer disse to hendelsene nesten samtidig.

I noen tilfeller er imidlertid rekkefølgen på automatiseringene viktig fordi noen automatiseringer kan være avhengige av andre. Hvis du for eksempel har automatiseringen Oppdater kontotagger som fjerner alle tagger fra klientkontoer, og den betingede automatiseringen som kun sender arrangører til kontoer med en bestemt tagg, bør du sjekke rekkefølgen nøye. I sistnevnte eksempel kan det være lurt å plassere Oppdater kont otagger-automatiseringen på andreplass, ellers vil ikke den betingede automatiseringen fungere.

Du kan endre rekkefølgen på automatiseringene. For å få tilgang til sidepanelet Automatiseringer klikker du på en automatisering i scenen, holder musepekeren over Flytt-ikonet og drar og slipper den.

Slette automatiseringer

Du kan slette automatiseringer mens du redigerer en pipeline.

1. Fra pipeline innstillingene velger du scenen med automatiseringen. Du kan se antall automatiseringer i en scene i midten.

2. Klikk på en automasjon inne i scenen eller på koblingen Rediger automasjoner for å åpne sidepanelet for automasjoner .

3. Klikk på søppelbøtteikonet til høyre for automatiseringen, og klikk deretter på Lagre.

Viewing automations in pipelines

Du kan alltid finne ut hvilke automatiseringer som brukes i en pipeline. Du kan også raskt legge til eller slette automatiseringer.

Det er et automatiseringsikon med en teller over hvert trinn. Klikk på ikonet for å se detaljene: hvilke automatiseringer fasen har og hvilke maler som brukes. Hvis det finnes betingede automatiseringer, vil de bli merket tilsvarende. Pek med markøren for å se taggen som utløser automatiseringen.
Hvis det finnes et betinget trinn, ser du koblingen Trinnbetingelser over det. Klikk for å se hvilke tagger som brukes som utløsere.
Hvis du vil gjøre endringer i pipelineklikker du på koblingen Legg til automatiseringer eller Legg til tagger . Dette åpner vinduet Rediger pipeline.