Dokumenter (grunnleggende): Last opp manuelt eller automatisk
Det finnes mange muligheter for å laste opp dokumenter til TaxDome: Dra og slipp dem, bruk en zip-fil som automatisk pakkes ut - og mye mer.
Dokumenter kan lastes opp av en firmaeier, administrator eller et hvilket som helst teammedlem som har kontotilgang eller tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter. Les videre for å finne ut mer om alle opplastingsalternativene.
Dekket her:
- Slik laster du opp dokumenter
- Tilgangsnivåer og synlighet for dokumenter
- Opplasting av mapper
- Opplasting av zip-filer
- Hva kundene ser når du sender dem dokumenter
Slik laster du opp dokumenter
Det finnes mange måter å laste opp på; velg det som passer best for deg:
- Klikk på Ny øverst til venstre.
- Dra dokumentene eller mappene fra skrivebordet til fanen Dokumenter/Nylige på Dokumenter-siden og slipp dem hvor som helst på skjermen. Du kan også slippe dem hvor som helst i Dokumenter-fanen for kontoen, eller bare slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for å laste opp dokumenter dit.
- Klikk på Last opp dokumenter eller Last opp mappe i Dokumenter-fanen på Dokumenter-siden eller i Dokumenter-fanen for kontoen.
- Bruk TaxDome Desktop App.
- Bruk TaxDome Drive.
- Upload them using folder templates and automations in pipelines.
1. Klikk på Ny øverst til venstre, velg Dokument i skjermbildet eller klikk på Last opp dokumenter i Dokumenter-fanen på Dokumenter-siden eller i Dokumenter-fanen for kontoen, og velg deretter filene du vil laste opp fra datamaskinen. Hvis du vil velge flere filer fra én mappe, bruker du Ctrl eller Shift på tastaturet.
2. Gå til kontoen du vil laste opp filene til.
3. Velg hvor du vil laste opp til. Det finnes synlighetsikoner for hvert dokument og hver mappe for enkel identifikasjon.
4. Klikk på Last opp for å fullføre. Når du laster opp til en mappe på øverste nivå med tilgang til Klient kan vise eller Klient kan vise og redigere (du finner mer informasjon her), kan du slå på noen nyttige innstillinger (se nedenfor).
Vær oppmerksom på dette:
- Noen filtyper gjenkjennes ikke (for mer informasjon, se her).
- Maksimal opplastingsstørrelse er 300 Mb.
- Klikk på x for å avbryte opplastingen mens den pågår.
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Ytterligere innstillinger under opplasting
Når du laster opp dokumenter til en mappe på øverste nivå med tilgang til Klient kan se eller Klient kan se og redigere (du finner mer informasjon her), kan du aktivere noen nyttige innstillinger. Du kan enten slå dem på for alle dokumenter du laster opp, eller bare noen av dem.
Nedenfor finner du mer informasjon om de nummererte varene:
1. Varsle klienten: Når denne funksjonen er slått på, vil alle kontakter - som er koblet til kontoen og har varsling aktivert (se her for mer informasjon) - motta et e-postvarsel når du laster opp.
2. Merk som lest for kunden: Når denne funksjonen er aktivert, lastes dokumentene opp, men markeres ikke som Nye for klienten; de vil ikke motta noe varsel om dette. Denne funksjonen er nyttig når du først flytter en klient til TaxDome.
3. Varsle følgere når en klient åpner et dokument: Når denne funksjonen er slått på, vil alle teammedlemmer med kontotilgang og varsling for dokumenter aktivert motta et varsel via e-post og i sine Inbox+ når klienten åpner dokumentet for første gang. (Du finner mer informasjon om hvordan du tilordner teammedlemmer til kontoer her).
4. Be om godkjenning fra klienten: Denne innstillingen er bare tilgjengelig når du laster opp til en mappe på øverste nivå med tilgangsnivået Klienten kan se (se her for mer informasjon).
5. Påminnelser: aktiverer påminnelser om den forespurte godkjenningen (se artikkelen vår om påminnelser for mer informasjon).
6. Legg til beskrivelse: Skriv inn detaljer om dokumentet. Vil være den samme for hvert dokument hvis du laster opp flere samtidig, men kan redigeres individuelt.
7. Lås dokumentet til den ubetalte fakturaen: Her kan du laste opp et dokument slik at kunden ser at det er tilgjengelig, men ikke kan se eller laste det ned før de har betalt for arbeidet (les mer her).
8, 9. Jobber: Koble dokument til jobber. Her finner du mer informasjon om kobling av dokumenter.
Velge tilleggsinnstillinger for individuelle filer
Når du laster opp flere dokumenter til en konto, kan det være lurt å velge ulike innstillinger for hver fil. Du ønsker for eksempel å få godkjenning fra en kunde på ett dokument og låse et annet til en faktura. Følg disse trinnene:
1. Når du har valgt dokumentene, klikker du på Konfigurer individuelt øverst til høyre. Dette innstillingsalternativet vises bare når du laster opp to eller flere filer.
2. Klikk på tannhjulikonet til høyre for filen, og velg deretter innstillingene.
3. Klikk på Lagre, og gjenta for hver fil. Dokumenter med nye innstillinger får fargekodede tagger (Venter på godkjenning, Venter på betaling status fargekoder(Venter på godkjenning, Venter på betaling, Varsle følgere, Merk som lest eller Varsle kunde) for enkel identifikasjon.
4. Klikk på Last opp for å fullføre.
Opplasting av hele mapper
Hvis du vil laste opp hele mapper, velger du den måten som fungerer best for deg:
- Dra mapper fra datamaskinen til fanen Dokumenter/Nylige på Dokumenter-siden og slipp dem hvor som helst på skjermen. Du kan også slippe dem hvor som helst i Dokumenter-fanen for kontoen eller bare slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for å laste opp mapper dit.
- Klikk på Last opp mappe i Dokumenter-fanen på Dokumenter-siden eller i Dokumenter-fanen for kontoen.
- Klikk på Ny øverst til venstre, og velg deretter Mappe fra skjermbildet.
Vær oppmerksom på dette:
- Filtyper som ikke gjenkjennes, lastes ikke opp.
- Mappestrukturen overføres. Alle dokumenter plasseres i den valgte mappen TaxDome i de opprinnelige mappene.
Laste opp en zip-fil
Zip-filer er en fin måte å laste opp flere dokumenter samtidig på. TaxDome laster opp zip-filer på opptil 300 Mb. De lastes opp på samme måte som andre filer. Men når en zip-fil er lastet opp:
- Zip-filen pakkes ut automatisk.
- Filtyper som ikke gjenkjennes, lastes ikke opp.
- Mappene i zip-filen kan ikke kopieres til TaxDome, så du må opprette nye mapper for å organisere dokumentene.
- Den opprinnelige zip-filen du lastet opp, slettes automatisk.
Hva kundene ser når du sender dem dokumenter
Klienter har tilgang til dokumenter du laster opp i mappen Klienten kan se.
De kan åpne dem...
- ...ved å gå til Dokumenter-siden.
- ...ved å klikke på lenken i den automatiske e-postvarslingen.
- ...ved å klikke på varselet på dashbordet.
Få tilgang til en skrivebeskyttet visning av en kundes portal for å se TaxDome fra kundens side.
Tips! Ta en titt på TaxDome Academy for våre morsomme og omfattende kurs.