CRM (Avansert): Slå sammen dupliserte kontakter
Kontakter regnes som duplikater når du har mer enn én kontakt med samme e-postadresse, telefonnummer og navn, og det ikke er noen motstridende felter mellom dem. Hvis du ender opp med dupliserte oppføringer, kan du slå dem sammen enten automatisk eller manuelt. Hvis du slår sammen to eller flere kontakter som er knyttet til forskjellige kontoer, vil den nye kontakten fortsatt være knyttet til disse kontoene.
Dekket her:
- Hvilke kontakter som flagges som duplikater
- Slik oppdaterer du kontaktinformasjonen best mulig ved ekstra import
- Slik slår du sammen dupliserte kontakter automatisk
- Slik slår du sammen dupliserte kontakter manuelt
Hvilke kontakter som flagges som duplikater
Kontakter anses som duplikater når alle de utfylte feltene inneholder de samme dataene. Kontakter flagges fortsatt som duplikater når en eller flere har færre utfylte felter, så lenge alle de oppgitte dataene stemmer overens.
I eksemplet nedenfor ville de to kontaktene ikke blitt flagget som duplikater fordi dataene ikke stemmer helt overens.
Kontakt 1:
Fornavn: Bob
Etternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Fornavn: Bob
Etternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444
Fornavn: SAME
Etternavn: SAME
Kontaktnavn: SAME
Telefon: FORSKJELLIG
I eksemplet nedenfor vil de to kontaktene bli flagget som duplikater fordi alle tilgjengelige data stemmer overens, selv om den første har færre data.
Kontakt 1:
Fornavn: Bob
Etternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Fornavn: Bob
Etternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-555
Fødselsdato: 8/1/1955
Adresse: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Beste tidspunkt å ringe på: 20.00
Fornavn: SAME
Etternavn: SAME
Kontaktnavn: SAME
Telefon: SAME
DOB: MANGLER FOR KONTAKT 2
Adresse: MANGLER FOR KONTAKT 2
Telefon 2 : MISSING FOR CONTACT 2
Best Time to Call: MANGLER FOR KONTAKT 2
Selv om noen data mangler for kontakt 2, samsvarer alle tilgjengelige data med kontakt 1, så de er flagget som duplikater.
Slik oppdaterer du kontaktinformasjonen best mulig ved ekstra import
Hvis du vil oppdatere kontaktinformasjonen din med en ny import, følger du disse retningslinjene:
- Eksporter eksisterende kontakter. Du finner informasjon om de mest brukte programmene her.
- Legg til flere kolonner i regnearket for informasjon du ønsker å inkludere (f.eks. fødselsdato, adresse, telefon 2 eller beste tidspunkt for å ringe).
- Ikke endre de eksisterende kolonnene. Se Hvilke kontakter som er flagget som duplikater ovenfor for å se hvilke kontakter som ikke kan slås sammen.
- Importer kontaktene dine som beskrevet her. Tilordne feltene på samme måte som før, og legg til de nye feltene.
- Når du kommer til trinnet for kobling av kontoer, må du ikke velge noen felter hvis du ikke ønsker å koble kontakter til kontoer.
- Når importen er fullført, ser du en duplikatrapport.
- Klikk på knappen MERGE DUPLICATES.
- Hvis de nye kontaktene er nøyaktig de samme som de gamle kontaktene, men med flere felter lagt til, vil sammenslåingen lykkes.
Slik slår du sammen dupliserte kontakter automatisk
Å slå sammen alle på én gang:
Go to the Clients section, open the Contacts tab, then click the MERGE DUPLICATES button. The MERGE DUPLICATES button will be displayed only if TaxDome has found duplicates (your contacts are scanned hourly for duplicates).
For å slå dem sammen én etter én:
1. Go to Clients, open the Contacts tab, then click on a contact’s name in the list. If TaxDome finds a duplicate listing for a contact, a Duplicates section is displayed on the bottom of the right sliding window.
2. Klikk på parentes-pil-ikonet til høyre for duplikatets navn for å slå det sammen. Alle feltene i duplikatoppføringen kopieres til hovedkontakten, og den ekstra oppføringen slettes.
Vær oppmerksom på dette! Når du slår sammen på denne måten, må duplikatene ikke ha motstridende felt, ellers mister du data.
Slik slår du sammen dupliserte kontakter manuelt
Hvis kontaktene dine har motstridende felt, men du likevel anser dem som duplikater, kan du slå dem sammen manuelt.
Merk:
- Hvis noen av duplikatenes matchende felt inneholder data, velger du hvilke data du vil beholde for den resulterende kontakten.
- Hvis duplikatenes matchende felt inneholder forskjellige data, velger du hvilke data du vil beholde for den resulterende kontakten.
For eksempel: Det finnes tre kontakter for samme person. I feltet Fornavn står det "Mike" i den første, "Michael" i den andre og "M" i den tredje. Velg det fornavnet du foretrekker for den sammenslåtte kontakten. Når du lagrer den, slettes de andre. - Hvis noen av kontaktene er knyttet til en eller flere klientkontoer, er den resulterende kontakten fortsatt knyttet.
- Når du slår sammen kontakter med ulike verdier i egendefinerte flervalgsfelt, kan du velge hvilke data som skal beholdes: verdien for én av kontoene eller en sammenslåing av alle verdiene.
- Når kontakter er slått sammen, kan de ikke slås opp igjen. Du kan imidlertid alltid opprette en ny kontakt.
Slik slår du sammen kontakter manuelt:
1. Gå til Klienter, åpne fanen Kontakter og merk av i avmerkingsboksene til venstre for kontaktene du vil slå sammen.
2. Klikk på koblingen Slå sammen valgte.
3. Du ser feltene for personens kontaktinformasjon. Gå nøye gjennom hvert felt ved å klikke på det og velge informasjonen du vil beholde.
4. Klikk deretter på LAGRE.
