Chatter (grunnleggende): Klientoppgaver

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Kundeoppgaver er sjekklister du gir kundene i chattene dine.

Når du legger til oppgaver i en chat, vises de som gjøremål med avmerkingsbokser. Når klienten har krysset av for alle oppgavene, får du et e-postvarsel. Kundene kan enkelt markere at oppgavene er fullført i varselet på dashbordet. Disse kan også brukes i pipeline automatiseringer.

Dekket her:

• Legge til klientoppgaver
• Slik minner du kundene på en gjøremålsliste
• Sende klientoppgaver til tråden på nytt
• Inkludere klientoppgaver i e-postvarsler
• Konfigurere automatiske påminnelser
• Hvordan vet jeg at noen har oppdatert oppgavene sine?
• Se alle tråder med oppgaver på én enkelt side
• Bruk klientoppgaver til å flytte jobber automatisk
• Hva kundene ser når du oppretter chattetråder med oppgaver

Legge til klientoppgaver

Oppgaver kan legges til enten: 

• Når du oppretter en chattetråd ELLER
• Inne i en eksisterende tråd

Slik legger du til en klientoppgave fra siden for oppretting av ny chat:

1. Klikk på koblingen Legg til klientoppgave nederst på siden. Det vises et felt der du kan legge til navnet på oppgaven.
2. Skriv inn i feltet. Du kan også lime inn en lenke fra Internett eller til en delt Wiki-side. 
3. Klikk på Legg til klientoppgave for å opprette flere gjøremål for klienten.

Slik legger du til en klientoppgave fra en eksisterende chat:

1. Klikk på lenken + Legg til klientoppgaver til høyre for å åpne delen Klientoppgaver. 
2. Velg knappen + Legg til oppgave slik at feltet der du skriver inn oppgavens navn vises. 
3. Skriv inn i feltet. Du kan også lime inn en lenke fra Internett eller til en delt Wiki-side. 
4. Klikk på + Legg til oppgave for å opprette flere gjøremål for klienten, eller velg Send klientoppgaver på nytt for å få oppgavene sendt direkte til chattetråden.

Du kan når som helst lukke delen Klientoppgaver ved å klikke på X eller koblingen Skjul klientoppgaver.

Når en oppgave er fullført, kan du eller kunden krysse av i boksen ved siden av oppgaven. 

Det kan du også:

1. Endre rekkefølgen på oppgavene ved å bruke ikonet med seks prikker til venstre for hver klientoppgave.
2. Slett elementer i en kundes oppgaveliste ved å bruke søppelbøtteikonet til høyre.

Slik minner du kundene på en gjøremålsoppgave

Du har tre enkle alternativer for å minne kundene dine på oppgavene deres:

• Sende klientoppgaver til tråden på nytt
• Inkludere klientoppgaver i e-postvarsler
• Konfigurere automatiske påminnelser

Sende klientoppgaver til tråden på nytt 

Få kundeoppgavene dine sendt på nytt med noen få klikk:

1. Fra chattetråden med klientoppgavene du vil sende en påminnelse om, klikker du på lenken Vis klientoppgaver til høyre.
2. Klikk på knappen Send klientoppgaver på nytt. Oppgavelisten sendes direkte til tråden.

Inkludere klientoppgaver i e-postvarsler

Kundene dine mottar alltid e-postvarsler om nye meldinger og klientoppgaver. Som standard vises ikke innholdet i meldinger og klientoppgaver i e-postteksten (klienten må navigere til portalen for å se det). Hvis innholdet ikke er sensitivt, kan du imidlertid velge å vise det i e-posten. Denne innstillingen kan endres av firmaets eier eller administrator.

Slik gjør du det:

1. Gå til Innstillinger og velg fanen Firmainnstillinger .
2. I delen Systemgenererte e-poster slår du av og på Vis meldingskontekst i klientrettede varsler.

Slik ser e-postvarslingen ut for kunden:

Hvordan vet jeg at noen har oppdatert oppgavene sine?

Oppdateringer av klientoppgaver sendes til samme chattetråd som meldinger med listen over opprettede og fullførte oppgaver. Hvis du legger til nye oppgaver i den samme chattetråden, oppdateres den tidligere opprettede oppgavelisten (hvis en slik finnes).

Du eller teammedlemmene som er tilordnet en klient, mottar også et varsel i din Inbox+ når noen gjør endringer i en klientoppgave. Du kan se om det var klienten eller et teammedlem. Ved å utvide meldingsvarslingen kan du også se den gjeldende status av oppgaven. Les mer om hvordan meldingsvarsler fungerer.

Oppgavene status av en kundes oppgaver vises i delen Kommunikasjon i kundeprofilen. 

• Det første tallet til høyre for chat-navnet viser hvor mange oppgaver i tråden som er fullført, det siste viser det totale antallet oppgaver. 
• Antall oppgaver som ikke er fullført, er markert med blått, og antall oppgaver som er fullført, er markert med grått. 

Når du har fanen Kommunikasjon åpen, ser du oppdateringer av oppgaver. Når noen gjør endringer i oppgavene, oppdateres chattelisten umiddelbart.

Se alle tråder med oppgaver på én enkelt side

Du kan spore alle gjøremålene for en kunde ved hjelp av filtre.

Åpne klientkontoprofilen, og gå til underfanen Chatter i fanen Kommunikasjon. Klikk på Filter-knappen lengst til høyre og velg:

• Ikke fullført: For å vise alle chattetrådene der klienten fortsatt har oppgaver å fullføre.
• Fullført: For å se alle chattetråder med avkryssede gjøremål.
• Alle: For å vise alle chattetråder med klientoppgaver lagt til.

Som standard vises alle chattetråder, uavhengig av om de inneholder klientoppgaver eller ikke.

Hva kundene ser når du oppretter chattetråder med oppgaver

Klienter kan se og svare på en melding du har sendt, ved å klikke på varselet på dashbordet, klikke på lenken i et e-postvarsel eller gå til delen Chatter og oppgaver i portalen. I varselet vises klientens oppgaver som gjøremål med avmerkingsbokser.