Dokumenter (grunnleggende): Oversikt

Når du har lastet opp et dokument til en konto, finner du det ved å gå tilDokumenter i menyen til venstre eller ved å åpne kontoensDokumenter-fane. Et dokuments tilgangsnivå avhenger av hvilke mapper du plasserer det i. Les videre for å finne ut hvordan det hele fungerer. 

Dekket her:

• Dokumentsiden
• Docs-listen
  
• Å vite når kundene laster opp dokumenter
  
• Hvem kan administrere dokumenter

Webinar - Dokumenthåndtering: Utforsk sikker lagring og e-signaturer! Torsdag kl. 13.00 EST. Registrer deg her

Dokumentsiden

Hvis du vil se eller laste ned dokumenter for alle kontoene dine, går du til Dokumenter-siden i menyen til venstre. 

Her ser du tre faner: 

• De siste: Dette er dokumentene du har jobbet med de siste 30 dagene. Her kan du raskt finne alt det nyeste arbeidet ditt. Du finner mer informasjon her.
• Dokumenter: Dette er dokumenter ordnet etter klientkonto. Velg en konto, og naviger deretter til mappene for å få tilgang til dokumentene. Du finner både nye og gamle dokumenter her. Hvis du vil ha tilgang til dokumentene for en bestemt klient, kan du også gå til Klienter i menyen til venstre, velge kontoen og deretter åpne fanen Dokumenter . 
• Papirkurven: Dette er dokumenter du har slettet fra ulike kontoer i løpet av de siste 120 dagene. Du finner mer informasjon her.

Docs-listen

Dokumenter-listen viser alle dokumentene for den valgte kontoen. 

Du finner denne informasjonen her:

• Navn: Dokumentets filtype vises til venstre for navnet.

• Inneholder: Viser hvor mange dokumenter og undermapper som finnes i den aktuelle mappen. Hvis undermappene inneholder dokumenter, er de ikke inkludert i totalen.

• Lastet opp: Dette er datoen dokumentet ble lastet opp.

• Bruker: Du ser hvem opplastede dokumenter til mappene på øverste nivå med Kunden kan se og Privat tilgangsnivåer. Hvis du vil ha mer informasjon om tilgangsnivåer, kan du gå til her.

• Beskrivelse: Hvis en beskrivelse ble lagt til mens dokumentet ble lastet opp, ser du den her.

• Status: Taggene status taggene hjelper deg med å administrere og organisere dokumentene dine. Du finner mer informasjon her.

• Mapper og dokumenter merkes som NYE når de inneholder filer som er lastet opp av klienter, men som ennå ikke er vist. Når de vises eller lastes ned av et av firmaets medlemmer, forsvinner etiketten.

Merk! Dokumenter som lastes opp av et firmamedlem blir aldri merket som Nye for de andre ansatte. 

De fem fanene på en kontos dokumentside hjelper deg med å organisere dokumentene for kontoen:

• Dokumenter: Alle kundedokumenter lagres her (mer informasjon nedenfor).
• Godkjenninger: Disse firmaforberedte dokumentene er betalt og godkjent av kunden, eller de venter fortsatt på godkjenning. Tagger gir deg beskjed om deres status. 
• Underskrifter: Disse firmaforberedte dokumentene må fortsatt signeres av kundene.
• Filforespørsler: Dette er lenker til mapper der klienter kan laste opp dokumenter når de ikke kan logge seg på TaxDome . 
• Papirkurv: Dette er dokumenter som er slettet; etter 120 dager forsvinner de permanent. 

Å vite når kundene laster opp dokumenter

Når en kunde laster opp et dokument, mottar du et e-postvarsel. I tillegg får du et varsel i Inbox+. Klikk på det uthevede dokumentnavnet eller lenken Gå til... for å komme til dokumentet.

Du mottar også et varsel når en klient laster opp dokumenter til en organisator. Du finner mer informasjon om dette her.

På Dokumenter-siden er dokumenter som er lastet opp av klienten og som ikke er vist eller lastet ned av noen av firmaets medlemmer ennå - og mapper som inneholder slike filer - merket med Ny. Når et medlem av teamet ditt åpner filen, forsvinner etiketten NY for alle medlemmene i firmaet.

Tips: Endre varslingsinnstillingene når du trenger det.

Hvem kan administrere dokumenter

Firmaets eier og administratorer kan laste opp, redigere og slette dokumenter for alle kontoer, mens alle andre teammedlemmer må gis de nødvendige tilgangsrettighetene:

1. Gå tilInnstillinger, velg Team og planer i menylinjen, klikk på de tre prikkene helt til høyre for teammedlemmets navn, og velg deretter Rediger.

2. Slå på Administrer dokumenter.

3. Klikk på Lagre.