Forslag (grunnleggende): Opprett og bruk maler

Forslagsmaler brukes til å definere omfanget av et oppdrag mellom firmaet ditt og en kunde. Du kan opprette så mange forslagsmaler for ulike bruksområder (bokføring, årsoppgjør, revisjon, representasjon, finansiell analyse, opprydding, lønn osv.

Dekket her:

• Opprette forslagsmaler
• Legge til forslagsmaler fra Marketplace
• Bruk av forslagsmaler
• Sende forslag via automatisering
• Redigering av forslagsmaler
• Duplisering av forslagsmaler
• Slette forslagsmaler

Opprette forslagsmaler

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

For more helpful how-to videos, visit TaxDome Academy, our free online hub for
viewing and learning everything you need to know about TaxDome.

Du oppretter en forslagsmal ved å gå til Maler >Firmamaler i menylinjen til venstre, velge Forslag og EL-er og deretter klikke på Opprett mal.

Du kan også åpne siden for oppretting av maler ved å legge til Send forslag-automatiseringen mens du redigerer et pipelineog deretter klikke på Ny mal.

Hvert forslag består av flere seksjoner, hver av dem på en egen side. Du har mulighet til å tilpasse hvilke seksjoner forslagsmalen skal inneholde og hva som skal stå i hver av dem:

• Generelt
• Introduksjon og begreper
• Tjenester og fakturaer
• Betaling

Tips! Selv om det kan være nødvendig å tilpasse tjenestene, fakturerings- og betalingsalternativene til hver enkelt kunde, er det praktisk å ha en generell tilbudsmal med utfylte sider for innledning og vilkår. Da kan du raskt sette dem inn når du utarbeider et tilbud.

Generelt

Her kan du tilpasse tilbudet ved å velge hvilke trinn som skal inkluderes. Det kan for eksempel være lurt å ta med informasjon om firmaet ditt, kontraktsavtaler, fakturaer for vanlige tjenester osv. 

Finn ut alle de nummererte innstillingene:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

Når du er ferdig, klikker du på Neste-knappen for å gå videre til neste avsnitt.

Introduksjon og begreper

Disse to trinnene er like, så vi tar dem under ett. 

Introduksjonssiden er stedet der du kan presentere deg selv. Forklar kundene hvem du er, hvilke tjenester du tilbyr, hvilken verdi du tilfører og annen informasjon du ønsker å dele. Ta med bilder og videoer for å få selvpresentasjonen din til å skinne. 

På siden Vilkår kan du legge ved oppdragsbrevet eller kontrakten som beskriver vilkårene for forholdet mellom firmaet ditt og kunden. 

Finn ut alle de nummererte innstillingene (de er like for begge trinnene):

1. Tittel: Gi denne delen et nytt navn som passer bedre til merkevaren din eller det spesifikke innholdet du inkluderer (kundene vil se det).
2. Tekstdel: Her kan du redigere introduksjonen, legge til en logo, laste opp bilder fra datamaskinen og eventuelt legge inn video.
3. Add Shortcode: to individualize the text, apply shortcodes to include dynamic data, such as account name or date.

Tjenester og fakturaer

Du kan sende en engangsfaktura eller en løpende faktura sammen med forslaget, be kunden om et depositum ved aksept eller sende forslaget med en liste over tjenester. Du kan også utstede en faktura på et senere tidspunkt.

Her er alle tilgjengelige innstillinger:

1. Fakturer eller send kun en prisliste: 

• Legg til faktura eller be om depositum: Send en faktura sammen med tilbudet eller be kunden om et depositum ved aksept, eller velg 
• Send liste over tjenester uten faktura: Send kunden en liste over tjenestene dine uten å utstede en faktura.

2. Fakturatype: Velg om du vil at det skal opprettes en engangsfaktura eller en gjentakende faktura for dette forslaget.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Utsted faktura: Velg når fakturaen skal utstedes, enten ved aksept av forslaget eller på en bestemt dato. Hvis du velger en spesifikk dato, må du velge den.

5. Beskrivelse: Legg til en beskrivelse av hva som er inkludert i fakturaen (valgfritt).

6. Postene: Spesifiser de utførte tjenestene og eventuelle rabatter.

• Varelinje: Klikk på Varelinje, og velg enten en eksisterende tjeneste eller opprett en ny. Fyll ut feltet Pris, angi antall tjenester og avgift (mer om avgiftssatser på fakturaer), og skriv inn Beskrivelse (valgfritt).
• Rabatt: Hvis du vil vise den reduserte prisen på fakturaen, klikker du på Rabatt og fyller deretter ut feltet Pris. Beløpet trekkes fra totalsummen.

7. Sammendrag:

• Delsum: Dette er summen av beløpene for de leverte tjenestene, før skatt.
• Avgiftssats: Når merverdiavgiften er lagt til, gjenspeiles den i totalsummen (mer om merverdiavgift).

8. Legg til én faktura til: Klikk for å opprette flere fakturaer. 

Betaling

Hvis du har valgt å sende fakturaer sammen med tilbudet, må du også ta stilling til hvordan du ønsker å bli betalt. 

Finn ut alle de nummererte innstillingene:

1. Betalingsmåte: Dette er hvordan du vil at fakturaene skal betales (enten med kredittkort, bankdebitering eller begge deler). Vi støtter en rekke betalingsmåter.

2. Betalingsgodkjenning: Velg om du vil at betalingene skal godkjennes og deretter gjennomføres automatisk eller ikke.

• Automatisk betaling: Kunden godtar vilkårene, autoriserer betalingen én gang og påfølgende betalinger skjer automatisk. Tilgjengelig for Stripe kun.

• Manuell fakturabetaling: Kunden må betale hver faktura manuelt. Tilgjengelig for Stripe og CPACharge.

3. Lagre mal: Klikk for å lagre malen og gå tilbake til mallisten.

Legge til forslagsmaler fra Marketplace

Du kan laste ned ferdige forslagsmaler med de beste fremgangsmåtene. Slik legger du til en forslagsmal fra Marketplace:

1. Gå til Maler > Marketplace i menylinjen til venstre og åpne fanen Proposals & ELs.

2. Klikk på Get free på malen du vil legge til, eller klikk på prisen og fortsett med betalingen hvis det er en betalt mal.

3. Gå til Maler > Firmaets maler, åpne fanen Proposals & ELs og klikk på navnet på forslagsmalen for å begynne å redigere. Sørg for å legge inn informasjon om firmaet ditt på alle steder der det er nødvendig.

Bruk av forslagsmaler

Når du har opprettet en mal, kan du bruke den til å lage nye forslag raskere. Slik gjør du det:

1. Opprett et nytt forslag enten ved å klikke på Ny øverst til venstre og velge Forslag eller ved å velge en eller flere mottakere i kontolisten og deretter klikke på Send forslag.

2. Klikk i feltet Mal, og velg deretter et forslag fra rullegardinmenyen.

3. Gå gjennom forslagstrinnene og gjør eventuelle endringer, og send deretter forslaget.

Merk: Endringer du gjør i forslaget, endrer ikke den valgte malen.

Redigering av forslagsmaler

Følg disse trinnene for å gjøre endringer i en forslagsmal:

1. Gå til Maler > Firmamaler i menylinjen til venstre, åpne fanen Proposals & ELs og klikk deretter på forslagsmalens navn.

2. Gå gjennom forslagstrinnene og gjør eventuelle endringer, og lagre deretter.

Merk: Endringene du gjør i en forslagsmal, gjenspeiles ikke i forslagene som allerede er opprettet med denne malen.

Duplisering av forslagsmaler

Opprett nye forslagsmaler basert på eksisterende maler: Klikk på de tre prikkene helt til høyre for forslagsmalens navn, og velg deretter Kopier. Kopien av malen lagres med riktig suffiks (f.eks. Forslag (2)).

Slette forslagsmaler

Hvis du vil fjerne en forslagsmal helt, går du til Maler >Firmamaler i menylinjen til venstre og åpner deretter fanen Forslag og EL-er . Klikk på de tre prikkene helt til høyre for forslagsmalens navn, klikk på Slett, og bekreft deretter ved å klikke på Slett i popup-vinduet Slett bekreftelse .