Automove (Basic): Sende meldinger og lenke til jobber

Du kan få meldingene dine sendt automatisk. Jobbene dine kan også automatisk gå videre til neste trinn i chatten. pipeline når kunden har krysset av for alle oppgavene i chatten. I denne artikkelen finner du ut hvordan du kan bruke automatiserte meldinger, enten med eller uten automove-alternativet.

Dekket her:

• Bruk automatiserte meldinger for å varsle kundene om fremdriften i arbeidet.
• Aktiver automove for å be om bekreftelse fra kunden ved "Ferdig opplasting"/utfylling av skjemaene.
• Koble chattetråden til jobben manuelt

Bruk automatiserte meldinger for å varsle kundene om fremdriften i arbeidet.

Firmaer som bruker meldingsautomatisering, pleier å sende flere meldinger for hver jobb, slik at kundene blir varslet om oppdateringer etter hvert som jobben går gjennom firmaet workflow. Kundene dine kan motta meldinger som f.eks: "Hei, Lisa! Du må fylle ut dette skjemaet" eller "Hei, Bart! Returen din blir nå gjennomgått!" 

Prosessen går vanligvis slik:

1. Hvis du vil at meldingene dine skal sendes automatisk, må du alltid ha en mal først. Hvis du ikke har det, kan du opprette en ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen.

2. Legg til Send melding -automatiseringen for hvert trinn der du vil informere kunden om hva som skjer. Når jobben går inn i dette stadiet, sendes det automatisk en melding til kunden. Samtidig knyttes den automatisk til jobben. 

3. Bestem om meldingen skal sendes til den eksisterende chattetråden eller til en ny. Som regel vil du velge alternativet Opprett ny tråd for den første fasen (når den nye arbeidssyklusen har startet), og alternativet Svar til den nyeste tråden for de andre fasene (når du allerede har opprettet en chattetråd for denne jobben). 

Merk! Hvis chat-malen din ikke inneholder klientoppgaver, krever ikke den automatiserte meldingen noen handling fra brukeren. Automove Jobs-funksjonen tar derfor ikke hensyn til denne automatiseringen. Det spiller altså ingen rolle om Automove Jobs er av eller på. (Her kan du lese mer om hvordan du håndterer uferdige elementer når du flytter jobber). 

Aktiver automove for å be om bekreftelse fra kunden ved "Ferdig opplasting"/utfylling av skjemaene.

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

TaxDome Chatter kan inneholde gjøremålslister for kundene dine. Denne funksjonen brukes ofte til å lage en sjekkliste over dokumenter som er nødvendige for skatteoppgjøret, til å be om en bekreftelse på at de nødvendige handlingene fra kunden er fullført osv. 

Og hvis de automatiserte meldingene dine inneholder slike gjøremål, kan du bruke den sammen med Automove Jobs-funksjonen, slik at en jobb automatisk flyttes til neste trinn når kunden har krysset av for alle oppgavene. 

Tips! Her har vi et eksempel på bruk av klientoppgaver for å be om bekreftelse på at dokumentene som trengs for skatteoppgjøret er "ferdig opplastet". Du kan imidlertid også bruke det til å få en bekreftelse fra kundene når de er ferdige med å fylle ut lønnsskjemaer osv. Se videoen på slutten av avsnittet.

La oss se hvordan vi kan sette opp dette:

1. Du må alltid ha en mal med gjøremål for alle automatiserte meldinger. Hvis du ikke har en slik mal, kan du opprette den ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen. Malen kan se slik ut:

2. Avhengig av prosessene dine, kan du legge til et egetbekreftelsesstadium med "Dokumenter lastet opp". pipeline for å bekrefte at kunden har sendt all nødvendig informasjon før jobben går over til In Prep-stadiet.

3. Legg til Send melding -automatiseringen for dette trinnet, og bestem deretter om meldingen skal sendes til den eksisterende chattetråden eller til en ny. 

Som regel bør du velge alternativet Svar på den nyeste tråden i dette tilfellet, fordi du kanskje allerede har opprettet en automatisk chattetråd for denne jobben. Hvis du legger til nye oppgaver i den samme chattetråden, oppdateres den tidligere opprettede oppgavelisten som vises i chattetråden (hvis en slik finnes).

Når jobben går inn i dette stadiet, sendes meldingen automatisk til klienten. Samtidig knyttes den automatisk til jobben. 

4. Sørg for at bryteren for automatisk flytting av jobber for fasen er slått på. På denne måten flyttes jobben automatisk til neste trinn når klienten sjekker av gjøremålene i en chattetråd.

Her kan du se et annet eksempel på hvordan denne funksjonen kan brukes til å automatisere utfyllingen av lønnsskjemaene:

Koble chattetråden til jobben manuelt

Chat-tråder kan knyttes til jobber av en firmaeier, administrator eller en hvilken som helst ansatt med tilgangsrettigheter til å se alle kontoer eller som er tildelt en kundekonto. 

Når chattetråden er koblet manuelt, fungerer funksjonen forautomatisk flytting avjobber på samme måte som for meldinger som sendes og kobles automatisk: 

• Hvis det finnes klientoppgaver i en chat, flyttes jobben til neste trinn når klienten krysser av for alle oppgavene.
• Hvis det ikke finnes noen klientoppgaver i en chat, fungerer ikke funksjonen for automatisk flytting av jobber for den koblede chatten.

Hvis du vil koble en chattetråd manuelt, går du til pipeline, kontroller at jobben er på riktig stadium, klikk på jobbboksen, klikk på + Link øverst til høyre, velg Chats og velg deretter chattetrådene. Du kan også koble en jobb når du oppretter en ny chat.

• Du kan koble alle chattetråder som inneholder meldinger som tidligere er sendt til brukere av kontoen.
• Som standard vises bare aktive tråder. Hvis du vil se alle eller bare arkiverte tråder, klikker du på knappen Filter , velger enten Alle eller Arkivert og klikker deretter på Bruk.
• En jobb kan ha så mange koblede tråder som nødvendig.

Merk! Hvis klientoppgavene i en chattetråd ikke er merket av og du manuelt flytter jobben til et annet trinn, blir du bedt om å bestemme hva du skal gjøre med den ventende chattetråden (her finner du mer informasjon om håndtering av uferdige elementer når du flytter jobber).