Forslag (grunnleggende): Send manuelt eller automatisk
Med funksjonen Proposals & ELs kan du sende forslag og oppdragsbrev til kunder. Dette kan inneholde en liste over tjenestene dine og fakturaer som kan betales når forslaget er signert.
Dekket her:
- Sende forslag
- Påminnelse til kunder om ubehandlede (ikke-signerte) forslag
- Hva kundene dine ser når du sender et tilbud
Sende forslag
Forslag kan sendes til kunder av firmaets eier, administrator eller andre ansatte som har fått tilgangsrettigheter til å administrere forslag.
Når du skal sende et forslag til en kunde, trenger du sannsynligvis en mal. Du finner mer informasjon i artikkelen om hvordan du oppretter og bruker forslagsmaler.
Du kan sende forslag på forskjellige måter:
Sende forslag til kunder manuelt
Følg disse trinnene for å sende forslag til kunder manuelt:
1. (a.) Klikk på knappen Ny øverst til venstre i skjermbildet, velg Forslag, og velg deretter klientkontoer for forslaget. Alternativt,
(b.) Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og merk av i avmerkingsboksene ved siden av klientkontoene forslaget gjelder. Når du har valgt kontoene, klikker du på Flere handlinger i menylinjen og velger Send forslag fra rullegardinmenyen.
Merk! Du kan ikke sende forslag til kontakter som er knyttet til en konto, men som ikke har portaltilgang (deres LOGIN må være slått på). Du finner mer informasjon her.
2. Skriv inn et navn på forslaget, og klikk deretter på rullegardinmenyen Mal for å velge en mal. Du kan legge til shortcodes til navnet for å individualisere det.
3. Du kan redigere trinn i malen ved behov, legge til flere sider eller slå dem av. Du finner mer informasjon om hvert trinn i artikkelen om utfylling av forslagsmaler.
4. Hvis du vil sikre at alle teammedlemmene har tilgang til forslaget i pipelinekobler du forslaget til en jobb ved å klikke på + Legg til jobb nederst i trinnet Generelt.
Når du er ferdig, sender du forslaget.
Alle brukere som er knyttet til en konto og som har signatarmyndighet aktivert, vil da motta en automatisk e-post om at et forslag er sendt til gjennomgang og signering. Forslaget anses som signert når alle brukere med signaturrett har signert det.
Et signaturfelt blir automatisk lagt til i forslaget. Når et forslag er signert, legges datoen automatisk til.
Sende forslag via automatisering
Du finner mer informasjon i artikkelen om automatisering av Send forslag.
Påminnelse til kunder om ubehandlede (ikke-signerte) forslag
Kundene får et e-postvarsel når du sender dem et forslag.
Hvis mottakerne bruker for lang tid på å utføre handlingselementet, eller hvis de glemmer å gjøre det, kan du enten..:
- manuelt sende en ny melding om det ventende forslaget ELLER
- sette opp automatiske påminnelser
Manuelle påminnelser (resending)
Du kan sende et varsel om det ventende forslaget på nytt. Det gjør du ved å klikke på de tre prikkene til høyre for elementet i listen og deretter velge Send på nytt.
Dette er hva som skjer:
- En ekstra e-postmelding sendes til alle brukere som er knyttet til kontoen (med signaturrett aktivert);
- Et portalvarsel for dette elementet flyttes til toppen av kundens gjøremål.
Automatiske påminnelser
Du kan når som helst slå på eller av automatiske påminnelser ved å åpne det ventende forslaget. Og du kan også slå på automatiske påminnelser når du sender et forslag manuelt eller via pipeline automatisering.
Når du har slått på automatiske påminnelser, kan du konfigurere dem:
- Terskel for inaktivitet, dager: Som standard sendes det ut en påminnelse tre dager etter at forslaget ble sendt til kunden, men du kan endre dette til det du foretrekker.
- Begrens til: Som standard får kunden bare én påminnelse på e-post, men du kan også endre dette til noe du foretrekker.
Påminnelser stopper når...
- ...kunden ikke har signert forslaget og det fastsatte antallet påminnelser er sendt.
- ...alle påkrevde underskrivere har signert forslaget.
Hva kundene dine ser når du sender et tilbud
Alle brukere som har signatarmyndigheten aktivert, mottar et varsel om et nytt forslag som er sendt til dem. De kan gå gjennom og e-signere forslaget ved å klikke på lenken i e-postvarselet, ved å klikke på varselet på dashbordet eller ved å gå til delen Forslag og EL-er i portalen.
Hvis du vil se TaxDome fra klientportalsiden, må du åpne en skrivebeskyttet visning.
