Jobs (Basic): Create & apply job templates

Creating job templates will ultimately save you loads of time and is a must for working efficiently. You’ll need them for all your frequently used procedures as well as for adding jobs to pipelines. 

Covered here: 

• Opprette jobbmaler
• Customizing job names and descriptions with shortcodes
• Bruk av jobbmaler
• Standard jobbmal
• Redigere jobbmaler
• Duplisering av jobbmaler
• Slette jobbmaler

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Opprette jobbmaler

En jobbmal opprettes av en firmaeier, en administrator eller et annet teammedlem som har tilgangsrettigheter til å administrere maler.

Du oppretter en jobbmal ved å gå til Maler >Firmamaler i menylinjen til venstre, åpne kategorien Jobber og deretter klikke på Opprett mal.

Nedenfor finner du mer informasjon om de enkelte nummererte feltene i vinduet Opprett jobbmal:

1. Malnavn: Gi jobbmalen et navn; det du ser når du velger den. For eksempel: 1040 Return.

2. Job name: This is the name that is displayed on the job cards in a pipeline. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to make jobs easily identifiable (see section below).

3. Oppdragstakere: Velg teammedlemmet som skal utføre jobben. Du finner mer informasjon om tildeling av jobber her.

4. Prioritet: Velg prioritetsnivå for jobben: LAV, HØY, MIDDELS eller HAST.

5. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to automatically add more specific information to job description (see section below).

6. Start Date. This is the date when the assigned team member should start working on a job. It's not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates. 

7. Due date: This is the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your Calendar view to see all your due dates inside the Calendar. This also influences the color of the counters on the job card.

Start- og forfallsdatoer regnes enten som relative eller absolutte (omtrentlige eller faste):

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the job is due (e.g., start one day after the job was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the job creation date. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absolutt: Slå på Absolutte datoer for å angi start- og forfallsdatoer fra kalenderen i stedet (for eksempel 15. april).

8. Legg til enkommentar: Her kan du legge inn nyttige merknader, for eksempel noe som teammedlemmene kan trenge å vite for å kunne utføre jobben.

9. Legg til en wiki-side: Hvis du har interne instruksjoner for denne typen jobb, kan du koble dem til malen for teammedlemmene. Du finner mer informasjon her.

10. Lagre og avslutt, Lagre og Avbryt: Klikk på Lagre og avslutt for å lagre malen og gå tilbake til mallisten, Lagre for å beholde endringene og fortsette å redigere malen eller Avbryt for å avslutte uten å lagre.

Customizing job names and descriptions with shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in the job name or description. This way, you can: 

• Easily tell jobs apart by the specific details in their names once they are inside a pipeline and displayed on job cards
• Automatically add more specific information to job description

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name or description:

• Account name: the account the job is for
• Account custom field: any custom account field
• Date shortcodes: any date, such as a due date set in the job template
• Pipeline periodicity: the job’s schedule settings in the selected pipeline
• Priority: the priority set in the job template

Here, find some examples of job names or descriptions with shortcodes and how they would appear in a pipeline:

Bruk av jobbmaler

Når du har noen jobbmaler, kan du gjøre prosessen med å opprette jobber raskere. Jobbmaler brukes enten manuelt eller automatisk ved å velge en standard (se nedenfor).

Slik bruker du en jobbmal manuelt:

1. Opprett en ny jobb, som beskrevet her.

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Klikk på mal-listen for å utvide den, og velg deretter malen du ønsker. Kontroller malopplysningene, og rediger dem om nødvendig.

4. Fortsett å opprette jobben ved å klikke på Legg til nederst til venstre.

Standard jobbmal

The default job template is the one that is automatically applied to all jobs that are created inside a pipeline. To set the default job template, click on the pipeline name inside the Pipelines page either from Templates or Workflow sections. 

Når standard jobbmal er valgt, brukes den automatisk...

• ...when a job is manually added to the pipeline.
• ...when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here.
• ...when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here.
  

Redigere jobbmaler

Slik endrer du en jobbmal:

1. Gå til Maler > Firmamaler i menylinjen til venstre, velg Jobber, og klikk deretter enten på navnet på jobbmalen i listen eller velg Rediger i rullegardinmenyen.

2. Gjør endringer i jobbmalen, og klikk deretter på knappen Lagre og avslutt.

Duplisering av jobbmaler

Opprett nye jobbmaler fra eksisterende maler: Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for jobbmalen, og velg deretter Kopier fra nedtrekksmenyen. Kopien av jobbmalen lagres med riktig suffiks (f.eks. skjema 940 (2)).

Slette jobbmaler

Hvis du vil fjerne en jobbmal helt, går du til Maler > Firmamaler i menylinjen til venstre, velger Jobber, klikker på de tre prikkene lengst til høyre for jobbmalen, velger Slett i rullegardinmenyen og klikker deretter på Slett-knappen for å bekrefte.