E-post (grunnleggende): Send, svar, skriv ut, legg til bilder

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Du trenger ikke å bruke Gmail eller en tredjepartsapp mens du jobber: TaxDome har sin egen sikre integrerte e-post. Synkroniser e-postkontoen din med TaxDome slik at du kan samle alle dine TaxDome forretninger på ett sted og forbedre kommunikasjonen med kundene.

Dekket her:

• Sende e-post
  • Sende e-post ved hjelp av knappen Ny
  • Masseutsendelse av e-post fra kontolisten
  • Sende e-post til kunder via automatisering
• Hvordan vet jeg at en kunde har sendt en e-post?
• Svar på e-post
• Legge til vedlegg
• Legge til bilder i e-post
• Filtrering/søking i e-post
• Skrive ut e-posttråd

Sende e-post

E-post kan sendes av en firmaeier, en administrator eller et teammedlem med tilgang til kontoen eller tilgangsrettigheter til å se alle konto er.

Det finnes flere måter å sende e-post på:

• Sende e-post ved hjelp av knappen Ny
• Masseutsendelse av e-post fra kontolisten
• Sende e-post til kunder via automatisering

Sende e-post ved hjelp av knappen Ny

Hvis du vil sende e-post fra en hvilken som helst side i portalen, klikker du på Ny øverst til venstre, velger E-post i uttrekksmenyen, velger en konto, kontakt eller e-postadresser som er knyttet til den, og skriver deretter e-posten. Så er du ferdig! Klikk på Send.

Nedenfor finner du mer informasjon om meldingsfunksjonene våre.

Merk! 

• If you email an account (account shortcodes mode), all the linked contacts receive the same copy with cc.
• If you email contacts (contact shortcodes mode), all of them receive individual emails. However, you can choose specific email addresses to receive an email.

Masseutsendelse av e-post fra kontolisten

Noen ganger må du sende den samme e-posten til mange kunder, for eksempel for å informere alle om en kommende frist eller oppdatering.

Hvis du vil sende en masse-e-post, går du til siden Kontoer > Kunder i menyen til venstre, merker av i avmerkingsboksene ved siden av de ønskede kontoene, klikker på @Send e-post og skriver e-posten eller velger en mal. Så er du ferdig! Klikk på Send.

E-posten sendes til alle kontaktene som er knyttet til de valgte kontoene.

Nedenfor finner du informasjon om hva du skal gjøre i hvert nummererte avsnitt:

1. Mal: Klikk på og velg en av e-postmalene du har opprettet fra rullegardinmenyen. E-postmaler er spesielt nyttige for meldinger du ofte sender til kunder.

2. Mode: Select the contacts or accounts mode to be able to add dynamic data to your message, such as the email recipient’s name or the date. For more about shortcodes, go here.

3. Fra: Du kan sende en e-post på vegne av et annet teammedlem ved å velge navnet deres i Fra-feltet .

Merk! Teammedlemmet må ha slått på Tillat andre å sende fra min e-post i kontoinnstillingene på TaxDome .

4. Til: Avhengig av hvilken modus du har valgt, kan du velge kontoer eller enkeltkontakter som mottakere.

5. Emne: Dette fylles ut automatisk når du bruker en mal.

6. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your messages. Depending on the mode you chose, you’ll be able to use different types of shortcodes, including the ones based on custom fields. Shortcodes can be added to the subject line as well as to the body of the email. For more on shortcodes, go here.

7. Melding: Denne fylles ut automatisk når du bruker en mal.

8. Legg ved fil: For mer informasjon om denne funksjonen, se nedenfor.

9. Planlegg e-post: Planlegg når e-posten skal sendes ut. Du finner mer informasjon om dette her.

10. Send forhåndsvisning til meg: Klikk for å se hvordan meldingen vil se ut før du trykker på send.

11. Send: Send e-posten til alle valgte kontoer/kontakter.

Og det er mer enn det:

• Bruk tagger til å filtrere en kontoliste til bestemte mottakere. Det kan for eksempel være at lønnskunder skal motta andre e-poster enn bedriftskunder.
• E-posten sendes fra e-postkontoen du har synkronisert med TaxDome; du ser den også i delen E-post i kategorien Sendt i hver mottakers profil.
• Det kan bare sendes 400 e-poster per dag. Hvis flere mottakere er valgt, deler TaxDome køen og sender 400 om gangen. Du får et varsel om hvor mange dager det vil ta å sende alle e-postene.
• Kundene vil ikke kunne se de andre mottakerne i Til- eller CC-feltene .

Sende e-post til kunder via automatisering

Mer informasjon finner du her.

Hvordan vet jeg at en kunde har sendt en e-post?

Hver gang en kunde sender en ny e-post til firmaet ditt eller svarer på en eksisterende chattetråd, vil teammedlemmer som har tilgang til kontoen deres, motta et varsel i deres Inbox+ . Når de svarer på en tråd eller det kommer en ny e-post i en tråd, oppdateres varslene, og alt nytt flyttes til toppen. Hvis tråden er arkivert, flyttes den fra gjøremålene. Hvis du vil se den nyeste e-posten og svare på den, klikker du på Gå til........

Merk: Endre varslingsinnstillingene eller slå av lyden i e-posttråder når du trenger det.

Du får tilgang til en klientspesifikk innboks ved å gå til Kontoer > Klienter i menyen til venstre, klikke på navnet på klientkontoen og deretter navigere til kategorien E-post . Hvis det finnes uleste e-poster fra klienten, vises et varsel i kategorien E-post .

Alle sendte e-poster lagres i kategorien Sendt .

E-poster blir automatisk trådet for å unngå rot. Hvis du vil se en samtale, klikker du på e-postens emnelinje for å se alle svarene.

Svar på e-post

For å svare på en e-post:

1. Klikk på e-posten for å utvide den, og klikk deretter på det grågrønne samtaleikonet til høyre.
2. Klikk i Til-feltet for å legge til flere mottakere.
3. Skriv e-posten. Du kan bruke tekstformatering, emoji, punktlister, nummererte lister og mye mer.
4. Klikk på SEND.

Legge til vedlegg

Merk: Hvis du har valgt mer enn én konto som mottaker, kan du ikke legge til filer fra TaxDome, siden dokumentlagringen er kontospesifikk.

Det finnes to alternativer for å legge ved filer i e-poster som sendes fra TaxDome:

• Hvis du vil legge til filer fra datamaskinen, klikker du på Legg ved fil, velger Fra min datamaskin og finner filen du vil laste opp. Finn ut hvilke filtyper som godtas.
• Slik legger du til filer fra TaxDome, klikk på Legg ved fil, velg Fra TaxDome, klikk på mappen, og velg deretter filene. Legg til filer som allerede er lastet opp til TaxDome fra mapper på øverste nivå med Kunden kan se og og Kunden kan se og redigere tilgang.

Merk: Hvis du sender en melding som inneholder en fil fra TaxDome til en mottaker som ikke er bruker av TaxDome , trenger vedkommende ikke å logge inn for å få tilgang til filen. For å holde filen sikker kan du gi koblingen en utløpsdato. Finn ut mer om sikkerhet for e-postvedlegg.

Legge til bilder i e-poster

Du kan sende bilder i e-poster enten fra enheten din eller et hvilket som helst nettsted. Bruk et av de tilgjengelige alternativene når du oppretter en ny e-post:

• Last opp et bilde fra enheten din ved hjelp av knappen 📎 Legg til eller legg til bilde.
• Lim inn et bilde fra utklippstavlen i nettleseren direkte i tekstfeltet i e-posten.
• Lim inn et hvilket som helst bilde fra nettet i tekstfeltet for e-post.

Måter å legge til bilder på som ikke støttes:

• Dra og slipp et bilde i e-posttekstfeltet
• Lim inn en fil med bildet i tekstfeltet for e-post fra enheten.

Filtrering/søking i e-post

For at du ikke skal gå deg vill i e-postbunken, kan du velge hvilke e-posttråder som skal vises:

• Alle: Hvis du velger dette alternativet, vises tråder mellom alle teammedlemmer med synkronisert e-post og klienten.
• Min: Hvis du velger dette alternativet, vises bare tråder mellom deg og klienten (sendt til e-posten din som du har synkronisert med TD-kontoen din).

Du kan også søke etter en bestemt melding. Dette gjør du ved å skrive inn et søkeord i søkefeltet og deretter klikke påEnter på tastaturet. Du kan søke etter en e-post ved å bruke kundens navn eller et nøkkelord fra e-postens emnelinje eller brødtekst.

Klikk på x for å tømme søkefeltet.

Merk! Hvis du ikke finner visse e-posttråder, kan det være at de er dempet. Finn ut mer om dempede tråder.

Skrive ut e-posttråd

Hvis du vil skrive ut en bestemt tråd, klikker du på de tre prikkene lengst til høyre for e-posttråden og velger deretter Skriv ut. Nettleseren din vil tilby deg å skrive ut e-posttråden.

Lagre vedlegg direkte i klientdokumenter

Hvis du vil vite mer om hvordan du lagrer i en standard klientmappe, kan du gå hit.

Tip: Check out TaxDome Academy for fun, comprehensive courses to become a TaxDome superstar!