Automove (grunnleggende): Opprette oppgaver og koble til jobber

You can have your tasks created and assigned automatically to save time spent on task distribution and delegation processes. Though TaxDome automates most of your routine and repeated processes, your team still has to perform the manual aspects of the job, such as assignments to prepare or forms to review. As your employees do their part of the job and mark tasks as completed, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline.

Dekket her:

• Konfigurer oppgavefordelingstrinnet og aktiver automatisk flytting
• Koble oppgaven til en jobb manuelt
• Automatisk opprettelse av oppgaver når kunden fullfører sin del av oppdraget
• Bruke oppgaver til å fordele arbeidet mellom teammedlemmene

Konfigurer oppgavefordelingstrinnet og aktiver automatisk flytting

Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

1. Du trenger en oppgavemal med oppgaver du vil delegere automatisk. Hvis du ikke har en slik mal, kan du opprette den ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen. Malen kan inneholde underoppgaver for å liste opp alt manuelt arbeid som behandles i teamet ditt for hver kunde (f.eks. be om e-signatur, be om godkjenning, låse et dokument til en faktura, osv.)
2. Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.
3. Forsikre deg om at du har Automove-jobber for stadiet er slått på. På denne måten flyttes jobben automatisk til neste trinn når alle oppgavene er utført. 

Koble oppgaven til en jobb manuelt

I noen tilfeller kan det også være lurt å koble oppgaver til jobber manuelt. Det kan f.eks. være lurt å koble oppgaven Be kunden om ytterligere inntektsinformasjon til en selvangivelsesjobb. Når oppgaven er koblet manuelt, fungerer funksjonen for automatisk flytting av jobber på samme måte som for oppgaver som sendes og kobles automatisk: Når den er fullført eller kansellert, flyttes jobben til neste trinn.

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines.

Merk! Hvis oppgaven ikke er fullført eller avbrutt og du manuelt flytter jobben til et annet trinn, blir du bedt om å bestemme hva du skal gjøre med den ventende oppgaven (les mer om håndtering av uferdige elementer når du flytter jobber).

Automatisk oppretting av oppgaver når kunden fullfører sin del av oppgaven

Performing services for your clients is like passing the ball back and forth. But how do your team members find out that the ball is in their court? This is when automated tasks come in handy. When you have task automations added to the pipeline, they are created and automatically assigned only when the client has completed their part of the job.  

Below you will find the example of a payroll pipeline where the task for the team is created only when the client is done and has uploaded the forms that you expect from them.

So, this pipeline has two main stages:

• Stadiet "Skjemaer sendt" -- Ballen ligger hos klienten: Det opprettes automatisk en mappemal for klienten med et skjema som skal behandles, og det sendes en melding der klienten blir bedt om å fylle ut skjemaet. Meldingen inneholder en klientoppgave som utløser automove.
• "In prep"-fasen - Ballen er på firmaets banehalvdel: Når kunden fyller ut skjemaet og markerer oppgaven som fullført i en chattetråd, opprettes det automatisk en oppgave for det aktuelle teammedlemmet. De kan nå gå videre med lønnsprosessen.

Med disse automatiseringene kan du minimere mengden arbeid og overvåking du må gjøre.

Bruke oppgaver til å fordele arbeidet mellom teammedlemmene 

Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job. 

Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Denne delen av prosessen består altså av to hovedfaser:

• "Under forberedelse"-stadiet - Teammedlem 1 får den automatisk opprettede oppgaven for å forberede returen. Når de har lastet den opp og koblet dokumentet til en jobb, markerer de oppgaven som fullført. Det utløser automove. 
• "I gjennomgang"-stadiet - Oppgaven for teammedlem 2 er opprettet, de får et varsel og kan nå gå gjennom den opplastede returen.

Med disse automatiseringene kan du kutte ut unødvendig kommunikasjon og fokusere på selve arbeidet.