Signaturer (grunnleggende): Slik viser og avbryter du forespørsler om e-signaturer

Hvordan sjekker du om kundene dine har e-signert dokumentene du har sendt dem? Trenger du å avbryte en forespørsel om e-signatur? Finn ut alt du trenger å vite om hvordan du får dokumentene dine e-signert!

Dekket her:

Håndtering av e-signaturer
Se hvem som har e-signert et dokument eller nektet å gjøre det
Vise kontoer med dokumenter som venter på e-signering
Annullering av e-signaturer
Avbestilling av forespørsler om e-signatur

Håndtering av e-signaturer

1. For raskt å finne ett eller alle dokumenter som venter på e-signatur:

Gå til Dokumenter-siden for å søke etter dokumenter som har gjennomgått en eller annen form for handling (opplasting, redigering, kobling til en regning osv.) i løpet av de siste 30 dagene.
Gå til Dokumenter, deretter til Dokumenter, og velg deretter klienten for å søke i alle dokumentene.
Eller gå til en bestemt kontos Dokumenter-fane for å søke i alle dokumenter .

2. Klikk på Filter øverst til høyre, og begrens listen over dokumenter du leter etter, ved å velge ett eller flere filtre i delen Signatures .

Alle viser dokumenter med forespurte e-signaturer.
Signerte viser dokumenter som er e-signert av alle brukere av kontoen.
Delvis signert viser dokumenter som minst én kontobruker har e-signert.
Venter på signatur viser dokumenter som venter på e-signatur fra alle kontobrukere.
Klar for sig nering viser dokumenter som venter på e-signering, men som ennå ikke er sendt ut.
Opted Out viser dokumenter som brukerne har takket nei til å e-signere.
Ventende KBA viser dokumenter med KBA-forespørsler som venter på å bli e-signert av minst én kontobruker.
KBA Failed viser dokumenter der alle kontobrukere ikke klarte KBA og/eller brukere som nektet å e-signere.
Annullert viser dokumenter som er signert offline og annullert av en firmaeier eller et teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter.
Kind Electronic shows documents signed using the Simple electronic signature.
Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures (QES/AdES).

3. Klikk på Bruk for å se den innsnevrede listen.

Hvis du vil se en liste over alle dokumenter med krav om e-signatur eller dokumenter som er klargjort for e-signatur, går du til Dokumenter i klientkontoen og deretter til Signaturer.

Følgende informasjon er tilgjengelig her:

NAVN: Klikk på dokumentets navn for å se og laste det ned.
STATUS : Stage the document is in, marked KBA or QES/AdES for specific signature type.
- Signert: Dokumentet er e-signert av alle kontobrukere.
- Ventende signatur x/y: Dokumentet ble sendt til klienten og x -nummer har enten signert eller nektet å logge ut av y antall brukere. Hold musen over status for å se detaljene og finne ut hvilke signaturer som fortsatt venter.
- Avvist signatur: Kunden nektet å e-signere dokumentet.
- Annullert: Dokumentet ble signert offline og annullert av firmaets eier eller et teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter.
- Delvis signert x/y: Dokumentet ble e-signert av x antall av y antall brukere.
- KBA mislyktes: Ingen kontobrukere har signert dokumentet - og minst én har ikke bestått KBA.
DATE UPLOADED viser når dokumentet ble lastet opp til TaxDome.
DATE REQUESTED viser når dokumentet ble sendt til klienten for e-signering.
DATO SIGNERT viser når dokumentet ble e-signert av kunden.

Du kan sortere dokumenter etter navn, dato for opplasting, dato for forespørsel eller dato for e-signering. Klikk på opp-ned-pilen ved siden av overskriften til kolonnen du vil sortere.

Se hvem som har e-signert et dokument eller nektet å gjøre det

Når en klient e-signerer eller nekter å e-signere et dokument, eller mislykkes i KBA, flyttes dokumentet til toppen av Nylig- listen på Dokumenter- siden. Du mottar også en e-post om det og får et varsel i Inbox+ . Klikk på dokumentet eller Gå til... . for å gjennomgå e-signaturen status .

Hvis du har bedt om e-signatur fra et ektepar, ser du hvem som har signert. Hvis en av brukerne ikke klarer KBA, eller nekter å e-signere, kan du laste opp det forberedte dokumentet og be om e-signatur på nytt.

Tips! Du kan når som helst endre varslingsinnstillingene dine.

Hvis du vil sjekke e-signaturen til et dokument statusgår du til Dokumenter-siden og merker av i kolonnen Status kolonnen. Hvis du vil vite mer om dokumentstatus, kan du gå hit.

Dokumentets revisjonsspor viser om en klient har levert en e-signatur og bestått eller ikke bestått KBA.

Vise kontoer med dokumenter som venter på e-signatur

Du kan finne ut hvilke dokumenter som fortsatt må e-signeres ved å gå til kontolisten din.

Slik filtrerer du kontolisten for å se de dokumentene som fortsatt mangler e-signaturer:

1. Gå til Klienter, og klikk deretter på FILTER.

2. Velg Ventende signatur i delen Signaturer , og klikk deretter på APPLY.

Du vil da se en liste over disse kontoene.

Dette kan også gjøres fra Nyeste-fanen på Dokumenter-siden .

Annullering av e-signaturer

Du kan komme i en situasjon der du må avbryte en forespørsel om e-signatur. Du har for eksempel bedt om e-signaturer fra et par, og en av ektefellene kommer innom kontoret for å signere. Følg disse trinnene for å annullere en e-signaturforespørsel:

Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for dokumentets navn, og velg deretter Void fra nedtrekksmenyen. Du blir bedt om å angi årsaken til annulleringen. Slå av Varsle klient hvis du ikke ønsker å sende et varsel. Klikk deretter på Annullere.

For å se alle dokumenter med annullerte e-signaturforespørsler: Mens du viser dokumenter, klikker du på Filter, velger Voided og deretter Apply.

Hvis du vil se hvorfor en signaturforespørsel ble annullert, åpner du dokumentet, klikker på de tre prikkene øverst til høyre og velger Vis mer info (knappen er ikke tilgjengelig hvis ingen signatur ble annullert).

Avbestilling av forespørsler om e-signatur

Hvis du ved en feiltakelse sendte en forespørsel om e-signatur, kan du kansellere den – men gjør det raskt! Det fungerer bare hvis det fortsatt er i Forespurt status og ingen har e-signert ennå. Hvis dokumentet er e-signert av en av klientene, bruk Void i stedet.

Klikk på de tre prikkene helt til høyre for dokumentets navn, og klikk deretter på Avbryt signaturforespørsel i rullegardinmenyen.

Når en klient har e-signert, kan du ikke kansellere en forespørsel; funksjonen Avbryt signaturforespørsel er kun tilgjengelig for dokumenter som har 0 i status disk.

For å se alle dokumenter som venter på e-signering:

Mens du viser dokumenter, klikker du på Filter, velger Pending Signature og klikker deretter på Apply.