Administrer team (grunnleggende): Kontotilgang
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Dekket her:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Visning av en ansatts kontoer
- Vise statistikk over ansattes kontoer
- Fjerne ansattes tilgang til en konto
- Hvem som kan gi ansatte tilgang til en konto
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Se kontoinformasjon
- Vis og last ned kundedokumenter
- Se alle chattetråder for tildelte kontoer og svare på dem.
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- Se alle e-postmeldinger fra firmaet for de tildelte kontoene og svare på dem.
- Se alle firmaets notater for tildelte kontoer og opprett nye notater
- Se firmaets tidsregistreringer for tildelte kontoer og opprette nye tidsregistreringer.
- Se alle firmaets oppgaver for de tildelte kontoene.
- Opprette oppgaver for tildelte kontoer
- Se kontakter som er knyttet til tildelte kontoer
- Add jobs for pipelines that are available for them
For å få et inntrykk av hva en ansatt kan gjøre, kan du besøke en skrivebeskyttet visning av portalen.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Merk: Teammedlemmer kan tilordnes kontoer uten å motta varsler. Her finner du mer informasjon om kontofølgere.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Slik konfigurerer du standard kontotilgang for et teammedlem:
Gå til Innstillinger > Firmainnstillinger i menylinjen til venstre. Finn delen Standard kontotilgang , velg ett eller flere teammedlemmer fra listen, og klikk deretter på LAGRE.
Giving an employee access
Det er flere måter å gi en ansatt tilgang til kontoen på:
- Ved å sette dem opp med standard kontotilgang
- Når du oppretter en ny konto
- Ved å redigere en eksisterende konto når som helst
- Ved å bruke funksjonen for administrering av teamtilgang når som helst
- Assigning team members while importing
- Ved å bruke en pipeline automatisering
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
For å gi en ansatt tilgang til en eksisterende konto:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og klikk deretter på klientens navn i listen. Du kan også finne kunden umiddelbart ved å gå til menyen til venstre på en hvilken som helst side og skrive inn navnet i søkefeltet.
2. Gå til Info-delen og klikk på Rediger-lenken til høyre for Kontodetaljer. Legg til ansatte du vil gi kontotilgang til, i feltet Teammedlemmer. Hver konto må ha minst ett teammedlem tilordnet. Som standard gis kontotilgang til firmaets eier.
3. Klikk på knappen Fortsett og deretter på Lagre.
Managing team access in bulk
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Tilordne ansatte til mange forskjellige kontoer samtidig:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og merk av i avmerkingsboksene ved siden av kontoene du vil tilordne de ansatte. Hvis du vil velge alle kontoer, klikker du på den øverste avmerkingsboksen.
2. Klikk på Administrer team.
3. Du får opp en liste over firmaets teammedlemmer. Velg ett av følgende for hvert teammedlem:
- Ikke gjør noe: Teammedlemmet blir ikke tilordnet kontoene, men hvis teammedlemmet allerede er tilordnet kontoer, vil de fortsette å være tilordnet disse kontoene.
- Tilordne til alle: Teammedlemmet tilordnes til alle valgte kontoer.
- Fjern fra alle: Teammedlemmet vil ikke lenger være tilordnet noen av de valgte kontoene.
4. Klikk på TILDEL.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
For midlertidig ansatte kan du velge å gi begrenset tilgang til kontoer. En midlertidig ansatt kan for eksempel ha behov for å få tilgang til et dokument som er lastet opp til en konto, men bare i en bestemt fase av arbeidsprosessen.
Dette kan enkelt konfigureres og automatiseres i en pipeline. Slik gjør du det:
1. Bestem på hvilket stadium du ønsker at vikaren skal få tilgang til klientkontoer. (Du kan lese mer om automatiseringer).
2. Gå til innstillingene påpipeline , velg den fasen du vil legge til automatiseringen i, klikk på koblingen Legg til automatiseringer og velg deretter Oppdater kontotilgang i rullegardinmenyen. Velg teammedlem(mer) fra kontolisten.
Automatiseringen kan konfigureres på forskjellige måter:
- Erstatt tilordnede til standardbrukere på + Legg til kontotilgang tom:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tilordnede medarbeidere fjernet, og medarbeidere med standard kontotilgang blir tilordnet kontoen i stedet. - Erstatt tilordnede til standardbrukere på + Legg til kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tilordnede ansatte fjernet, og de som er oppført i feltet Legg til kontotilgang , blir tilordnet kontoen i stedet. - Erstatt tildelte til standardbrukere av + feltet Legg til kontotilgang er fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, forblir tildelte ansatte tilordnet kontoen, og de som er oppført i feltet Legg til kontotilgang , blir også tilordnet. - Erstatt tildelte til standardbrukere av + Fjern kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir ansatte som er oppført i feltet Fjern kontotilgang, fjernet. - Legg til kontotilgang fylt ut + Fjern kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir medarbeiderne som er oppført i feltet Legg til kontotilgang, tilordnet kontoen, og medarbeiderne som er oppført i feltet Fjern kontotilgang, blir ikke tilordnet.
Gi en ansatt tilgang til alle kontoer
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Gå til Innstillinger >Team og planer i menylinjen til venstre, naviger til Aktive teammedlemmer og klikk deretter på den ansattes navn.
2. Klikk på blyantikonet Rediger tilgangsrettigheter , og slå deretter på Vis alle kontoer.
3. Klikk på Lagre. Nå kan den ansatte se alle firmaets kontoer i stedet for bare de kontoene de har fått tildelt.
Visning av en ansatts kontoer
Filtrer kontolisten for å se hvilke kundekontoer som er tildelt bestemte ansatte:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og klikk deretter på Filter.
2. Velg teammedlemmene i Team-delen .
Vise statistikk over ansattes kontoer
Bedriftseiere og administratorer kan se alle ansattes statistikk for tildelte kontoer. Denne statistikken finner du i widgeten Ventende klientaktivitet på siden Innsikt.
Denne widgeten viser fakturaer, organisatorer, signaturer, forslag og godkjenninger som venter på handling fra kunden for en bestemt medarbeider.
Hvis du vil spore klientaktivitet for to eller flere teammedlemmer, kan du legge til så mange widgeter for ventende klientaktivitet som du trenger. Her finner du mer informasjon om widgetenVenter på klientaktivitet.
En annen måte å se kontostatistikk på er på siden Ansattes nåværende kunder. Du finner den ved å gå til Innstillinger > Team og planer fra venstre menylinje. Klikk på den ansattes navn, og gå deretter til fanen Klienter . Statistikken er tilgjengelig for den ansattes nåværende og tidligere kontoer.
Du vil se denne informasjonen:
- ID: kontoens unike ID
- Navn: Kundens for- og etternavn.
- Tildelt: datoen den ansatte ble tildelt en konto.
- Bokførte fakturaer: antall bokførte fakturaer.
- Inntekter: det totale beløpet for betalte fakturaer.
- Dokumenter lastet opp: antall dokumenter som er lastet opp.
- Godkjent: antall godkjente dokumenter
Fjerne ansattes tilgang til en konto
La oss si at du har en personlig konto i firmaet ditt og ikke vil at andre teammedlemmer skal se den. Eller du har gjort endringer i rollene og oppgavene til de ansatte og vil ikke at alle skal ha tilgang til alle kontoer.
Du kan fjerne ansatte fra en hvilken som helst klientkonto. (Eller du kan gjøre det omvendt: fjerne kontoer fra en ansatts liste over tildelte kunder). Ta en titt på alternativene nedenfor.
Advarsel! Hvis du har ansatte med tilgangsrettigheten Vis alle kontoer aktivert, må du først slå av denne rettigheten. Dette fungerer imidlertid ikke for administratorer, da de alltid har tilgang til alle kontoer.
Slik fjerner du ansatte fra en klientkonto:
- Gå til Info-delen av kundens profil og klikk på Rediger-lenken til høyre for Kontodetaljer. Alle ansatte med kontotilgang vises i feltet Teammedlemmer.
- Klikk på × til høyre for et teammedlem for å fjerne vedkommendes tilgang til en klientkonto.
- Klikk på knappen Fortsett og deretter på Lagre.
Merk! En konto kan ikke oppheves. Hvis du fjerner alle ansatte, blir kontoen automatisk tildelt alle med standard kontotilgang.
Du kan også fjerne en konto fra en ansatts liste over tildelte kunder:
- Gå til Innstillinger > Team og planer fra venstre menylinje, klikk deretter på teammedlemmets navn og gå til fanen Klienter .
- Klikk på det røde slettesymbolet helt til høyre for kontonavnet.
- Klikk på Slett i popup-vinduet Slett bekreftelse . Den valgte kontoen flyttes deretter til den ansattes fane " Tidligere ".
Hvem som kan gi ansatte tilgang til kontoer
Bedriftseiere og administratorer kan alltid gi ansatte tilgangsrettigheter til kontoer. De kan også gi ansatte muligheten til å tildele klienter til teammedlemmer. Hvis du er firmaeier eller administrator og ønsker at noen andre i teamet skal kunne tildele kontoer, følger du disse trinnene:
1. Gå til Innstillinger > Team og planer i menylinjen til venstre, naviger til Aktive teammedlemmer og klikk deretter på medarbeiderens navn.
2. Klikk på blyantikonet Rediger tilgangsrettigheter, og slå deretter på Tildel lagkamerater.
3. Klikk på Lagre.
