CRM (Avansert): Egendefinerte felt
TaxDome inneholder en rekke egendefinerte felt, men det kan også være lurt å opprette noen egne. Med egendefinerte felt kan du legge til detaljer om kontoer og kontakter. Eksempler på egendefinerte felter for kontoer kan være Adresse, By og Type; , mens eksempler på egendefinerte felter for kontakter kan være Bursdag og Beste tidspunkt å ringe.
Et egendefinert felt kan opprettes av en firmaeier, en administrator eller et teammedlem som har tilgangsrettigheter til å administrere egendefinerte felt.
Dekket her:
Egendefinerte felttyper
For å opprette et egendefinert felt i TaxDome må du først velge type. Ved å velge type (for eksempel tekst, tall, URL) unngår du å legge inn feil data i feltet (for eksempel må et e-postfelt være i formatet example@email.com).
TaxDome egendefinerte felt støtter følgende typer:
- Tekst: Denne typen egendefinerte felt kan brukes til all tilleggsinformasjon du trenger om kundene dine. Det kan for eksempel være lurt å legge til et egendefinert felt for stillingstittel eller pronomen. Den støtter alle symboler.
- Dato: Denne typen brukes til å angi datoer. Den støtter datoformatene MMM-DD-YYYYY, MMM/DD/YYYYY, MM-DD-YYYY og MM/DD/YYYYY for amerikanske firmaer. For ikke-amerikanske firmaer brukes formatene DD-MM-YYYYY og DD/MM/YYYYY. Datoen kan velges fra kalenderen eller skrives inn manuelt. Finn ut mer om hvordan du endrer datoformater.
- Nedtrekksmeny: Denne typen brukes til å velge ett eller flere av de tilgjengelige alternativene. Du kan legge til så mange alternativer du ønsker. Disse egendefinerte feltene støtter alle symboler. Det finnes to undertyper av rullegardinmenyer:
- Med rullegardinmenyer med enkeltvalg kan du bare velge ett alternativ fra listen.
- Med rullegardinmenyer med flere valg kan du velge et hvilket som helst antall alternativer fra listen. For å aktivere rullegardinmenyer med flere valg slår du på Tillat flervalg.
- E-post: Denne typen brukes til å legge til e-postadresser for kontakten din - for eksempel en sekundær e-postadresse som jobb- eller personlig e-postadresse. Portaltilgang, varslinger og innstillinger for e-postsynkronisering kan slås av og på for hver av kontaktens e-postadresser. Den støtter store og små bokstaver i det latinske alfabetet, samt sifre og tegn som kan skrives ut (f.eks. skilletegn). E-postadressen skal være i formatet email@example.com. Denne typen er kun tilgjengelig for egendefinerte kontaktfelt.
- Nummer: Denne typen brukes til å legge til telefonnumre, personnummer, EIN-nummer osv. Den støtter sifre og tegnene pluss, minus, komma og punktum (dvs. "+", "-", "," og ".").
- URL: Denne typen brukes til å legge til URL-adresser - lenker til sosiale nettverk, nettsteder osv. Lenken skal skrives inn i ett av følgende formater: eksempel.com, www.example.com eller https://www.example.com.
- Bruker: Denne typen brukes til å velge et teammedlem. Den kan for eksempel brukes til å velge en bokholder, leder eller korrekturleser for en klientkonto. Denne typen er kun tilgjengelig for egendefinerte kontofelt.
Merk! Teammedlemmer som er valgt i brukertypen for egendefinerte felt, må ha kontotilgang.
Egendefinerte kontofelt
- Legge til egendefinerte kontofelt under import
- Legge til egendefinerte kontofelt fra maler
- Legge til egendefinerte felt fra en kundeprofil
- Legge til egendefinerte felt for eksisterende kontoer
Du kan inkludere spesifikke detaljer om en konto ved å fylle ut egendefinerte felt. Gå til Info-fanen i en klientkonto, og klikk deretter på Rediger-lenken. Under Kontoinformasjon fyller du ut de egendefinerte feltene du vil legge til på siden Kontodetaljer , klikker på Fortsett og deretter Lagre.
Legge til egendefinerte kontofelt under import
Opprett nye egendefinerte felter for kontoer når du importerer kundedata til TaxDome:
1. Når du har kommet til Kartlegg kontoer-stadiet i importen, ser du kanskje at det ikke finnes noe egendefinert felt som kan kobles til et kolonneoverskriftsnavn du har brukt i regnearket. Ingen grunn til bekymring! Opprett et nytt egendefinert felt ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen.
2. Under Feltnavn skriver du inn hva du vil kalle feltet, for eksempel By, Telefon eller Nettsted.
3. Velg felttype og klikk på Lagre.
Når importen er fullført, vil det nye egendefinerte feltet være tilgjengelig for alle kontoene dine.
Legge til egendefinerte kontofelt fra maler
Du kan også legge til egendefinerte kontofelt når du vil i innstillingene:
1.Gå til Maler > Egendefinerte felt imenylinjen til venstre, og klikk deretter på + Legg til felt.
2. Skriv inn et navn på feltet (for eksempel EIN, SSN eller Beste tidspunkt å ringe).
3. Velg felttype, og klikk deretter på Lagre.
Fyll ut det nye egendefinerte feltet ved å gå til Opprett klientkonto eller til kontoens Info-fane .
Legge til egendefinerte felt fra en kundeprofil
Gå til Info-fanen i en klientkonto, klikk på Rediger, klikk deretter på de tre prikkene til høyre for Kontoinfo og velg Legg til egendefinert kontofelt. Fyll inn navnet på det nye egendefinerte feltet, velg type og klikk deretter på Lagre.
Du kan også legge til egendefinerte felt når du oppretter en ny konto.
Legge til egendefinerte felt for eksisterende kontoer
Hvis du vil legge til egendefinerte felt i alle eksisterende kontoer, følger du disse trinnene:
1. Først eksporterer du alle kontoene dine. Dette gjør du ved å gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, klikke på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og velge Eksporter kontoer. Du vil motta en e-post med en vedlagt zip-fil med alle kontoene dine.
2. Åpne CSV-filen og slett alle kolonnene i regnearket bortsett fra kolonnen for kontonavn. Legg til kolonner for de egendefinerte feltene du vil legge til, og fyll inn dataene.
Tips! For å unngå å miste data må du kontrollere at formatet på verdiene i cellene samsvarer med de tillatte format ene for hver type egendefinert felt.
3. Lagre regnearket som en CSV-fil.
4. Last opp regnearket til TaxDome ved å klikke på Import-knappen på siden Clients > Accounts .
5. Tilordne kontofeltene. Opprett tilsvarende egendefinerte felt i TaxDome ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen. Mer om hvordan du legger til egendefinerte kontofelt under import.
6. Hopp over de andre trinnene og klikk på det siste trinnet, Start import. Det opprettes ingen nye kontoer. I stedet blir de nye egendefinerte feltene lagt til i eksisterende kontoer.
Egendefinerte kontaktfelt
- Legge til egendefinerte kontaktfelt under import
- Legge til egendefinerte kontaktfelt fra maler
- Legge til egendefinerte felt for eksisterende kontakter
Med egendefinerte kontaktfelt kan du legge til detaljer om kontaktene dine. Du kan inkludere spesifikke detaljer om en konto ved å fylle ut egendefinerte felt. Klikk på kontaktens navn på siden Kunder > Kontakter. Under Kontaktinfo fyller du ut de egendefinerte feltene du vil legge til, og klikker på Lagre.
Du kan også redigere kontaktopplysningene ved å klikke på kontaktnavnet på Info-siden for klientkontoen.
Tips! E-postadresser som er lagt inn i egendefinerte felt, vises i kontaktsøket.
Legge til kontaktfelt under import
Du kan legge til egendefinerte felt i kontaktene dine når du importerer kundedata til TaxDome:
1. Når du har kommet til Kartlegg kontakter-stadiet i importen, vil du kanskje legge merke til at det ikke finnes noe navn på en kontaktegenskap som kan kobles til et kolonneoverskriftsnavn du har brukt i regnearket. Ingen grunn til bekymring! Opprett et nytt navn på kontaktegenskapen eller et egendefinert felt ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen.
2. Under Field Name, enter what you would like to call it; for example, Phone, Date of birth or Email.
3. Select the field type and click Save.
Når importen er fullført, vil det nye egendefinerte feltet være tilgjengelig for alle kontaktene dine.
Legge til egendefinerte kontaktfelt fra maler
Legg til nye egendefinerte felt i kontaktene dine når du vil:
1.Gå til Maler > Egendefinerte felt imenylinjen til venstre, åpne deretter fanen Kontakter og klikk på + Legg til felt.
2. Skriv inn et navn på det nye egendefinerte feltet under Feltnavn - for eksempel Bursdag, EIN, SSN eller Beste tidspunkt for å ringe.
3. Velg felttype og klikk på Lagre.
Når du har opprettet det nye egendefinerte feltet, vil det være tilgjengelig for alle kontaktene dine.
Legge til egendefinerte felt for eksisterende kontakter
1. Først eksporterer du alle kontaktene dine: Gå til Klienter > Kontakter i menylinjen til venstre og klikk på Eksporter kontakter. Du vil da motta en e-post med en vedlagt zip-fil med kontaktene dine.
2. Åpne CSV-filen og slett alle kolonnene i regnearket bortsett fra kolonnen for kontaktnavn. Legg til kolonner for de egendefinerte feltene du vil opprette, og fyll deretter inn dataene.
Tips! For å unngå å miste data må du kontrollere at formatet på verdiene i cellene samsvarer med de tillatte format ene for hver type egendefinert felt.
3. Lagre regnearket som en CSV-fil.
4. Hvis du vil laste opp regnearket til TaxDome, går du til Kunder > Kontakter i venstre menylinje og klikker deretter på Importer.
5. Hopp over trinnene for å tilordne kontaktfelt. Opprett tilsvarende egendefinerte felt i TaxDome ved å velge Nytt felt fra rullegardinmenyen. Mer om hvordan du legger til kontaktfelt under import.
6. Klikk på Fortsett og deretter på Start import i det siste trinnet.
7. Klikk på Slå sammen duplikater for å legge til de nye dataene i de eksisterende kontaktene.
Redigere/slette egendefinerte felt
Denne delen ble flyttet hit.
Søke etter innhold i egendefinerte felt
Denne delen ble flyttet hit.
Bruke egendefinerte felt som shortcodes
Denne delen ble flyttet hit.
Bruke egendefinerte kontofelt i PDF-fakturaer
Denne delen ble flyttet hit.
Bruke egendefinerte kontaktfelt når du ber om IRS transkripsjoner
Denne delen ble flyttet hit.