Gjentagelser av jobber (Avansert): Opprett, Rediger, Slett

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Dekket her:

• Legge til tilbakevendende jobber
• Innstillinger for gjentakelse
• Setting up default recurrence
• Redigere gjentakelser
• Slette gjentakelser av jobber fra en tidsplan
• Hvordan vet jeg når en planlagt jobb er opprettet?
• Tilgangsrettigheter for å administrere jobbgjentakelser

Legge til tilbakevendende jobber

There are three simple ways to add job recurrences:

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Slik legger du til jobbgjentakelsen fra listen Jobbgjentakelser:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

For å gjøre det enklere å søke i kontoer kan du:

• Sorter listen etter kontonavn eller antall jobbgjentakelser for en konto. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filtrer kontolisten ved å klikke på Filter-knappen lengst til høyre i menylinjen (her kan du lese mer om hvordan du bruker filtre til å begrense kontolisten).

3. Velg pipeline hvor den nye gjentakelsen skal legges til. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Nå, hver gang en startdato oppstår, blir jobben for den valgte kontoen automatisk lagt til pipeline .

Tips! Du kan legge til så mange jobbgjentakelser som du trenger for samme konto. Hvis du for eksempel har behov for å utarbeide ulike skjemaer for samme kunde, kan du ha dem i separate jobber og tilpasse hver jobb slik du ønsker, med en gjentakelse for hver jobb.

Etter at jobbgjentakelsene er lagt til i timeplanen, vil de bli tilgjengelige i listen Jobgjentakelser . Du vil se antall kontoer med tilbakevendende jobber under navnet på pipeline også.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Innstillinger for gjentakelse

Innstillinger for gjentakelse i detalj:

• Tilbakefall:
• Hvert år
• Hver 3. måned
• Hver måned
• Hver uke
• Hver dag
• Gjentakelsesperiode : Start- og sluttdatoene (valgfritt) for gjentakelse. Dette er de første og siste dagene jobben vises i pipeline .
• Gjentas hver: Velg tilpasset periodisitet og gjentakelsesdatoer/ukedager fra rullegardinmenyen.
• Jobbparametere: Velg en jobbmal og ansvarlige for jobben.

Vær oppmerksom på dette:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Redigere gjentakelser

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Ved gjentakelse kan du endre: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Jobbmalen
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

For å endre innstillinger fra pipeline eller fra klientprofilen, klikk Administrer gjentakelse , velg en eller flere gjentakelser og klikk på koblingen Gjentakelsesinnstillinger .

Vær oppmerksom på dette:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Når du redigerer gjentakelsesinnstillinger i bulk, vil bare de som er like blant kontoene du velger, bli fylt ut. (Hvis for eksempel flere gjentakelser har samme dato, men ulike mottakere, fylles datofeltet ut, mens mottakerfeltet forblir tomt).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Deaktivering av et teammedlem med tildelte gjentagende jobber tilordner disse gjentagende jobbene til firmaets eier.

Du kan finne de nærmeste tilbakevendende datoene når du administrerer gjentakelser: 

Merk: Hvis du forsøker å gå ut av Innstillinger for gjentakelse siden uten å klikke på Lagrefår du en advarsel. Klikk på Fortsett å redigere i popup-varselet hvis du vil fortsette å gjøre endringer, eller på Forkast endringer hvis du vil forkaste endringene du har gjort. Unngå å krysse av for Forhindre at denne siden oppretter flere dialoger hvis du foretrekker å se dette nyttige popup-varselet.

Slette gjentakelser av jobber fra en tidsplan

Hvis du vil slette gjentakelser som ikke lenger er nødvendige, markerer du dem i listen Jobbgjentakelser, klikker på Fjern og deretter på Bekreft.

Dette kan også gjøres fra seksjonen Administrer gjentakelse i pipeline .

Hvordan vet jeg når en planlagt jobb er opprettet?

Når en ny jobb opprettes inne i en pipeline , vil du motta et varsel i Inbox+ om det. Du får også en lenke til den. Hvis noe hindrer en jobb i å opprettes, vil du også få et varsel om det som forklarer hvorfor. Her er mer om systemvarsler om jobbautomatiseringsproblemer .

Tilgangsrettigheter for å administrere jobbgjentakelser

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Hvis du ønsker at en ansatt også skal ha tilgang, må du gi vedkommende tilgangsrettigheter:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Klikk på blyantikonet i delen Rediger tilgangsrettigheter og slå på ønskede innstillinger (begge eller bare én): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Klikk på Lagre.