Chatter (grunnleggende): Opprett og bruk maler

Chatmaler er nyttige for kommunikasjon du regelmessig sender til kunder. De brukes også i pipelines som automatiseringer for å sende automatiske varsler til kunder. De gjør at du slipper å skrive de samme meldingene fra bunnen av om og om igjen. På denne måten har du dem lett tilgjengelig når du trenger dem.

Dekket her:

• Opprette chatte-maler
• Bruk av chat-maler
• Redigere chatte-maler
• Slette chatte-maler
• Automatisering av meldinger til kundekontoer

Opprette chatte-maler

En chat-mal kan opprettes av en firmaeier, en administrator eller en hvilken som helst ansatt med tilgangsrettigheter til å administrere maler.

Du oppretter en chat-mal ved å gå til Maler > Fastemaler i menylinjen til venstre, gå til Chatter og deretter klikke på Opprett mal.

Du kan også få tilgang til denne siden ved å legge til automatiseringenSend melding under redigering av en pipelineog deretter klikke på knappen Ny mal .

Nedenfor forklarer vi de nummererte seksjonene i vinduet Create Message Template der du oppretter meldingsmaler:

1. Navn: Skriv inn et navn på malen - det du ser når du velger malen.

2. Fra: Velg teammedlemmet som meldingen skal sendes på vegne av. Dette er navnet mottakeren vil se som avsender, uansett hvem som har flyttet jobben til neste trinn.

Et teammedlem kan velges her hvis:

• Тde er tilordnet kontoen, eller
• Тde har tilgangsrettigheter til å se alle kontoer

3. Emne: Skriv inn en emnelinje som vises som navnet på kommunikasjonen i mottakerens meldingsliste.

4. Legg til kortkode: For å individualisere meldingen kan du bruke shortcodes (dynamiske data) for å inkludere for eksempel mottakerens navn, kontonavnet eller datoen. Shortcodes er tilgjengelige for både meldingens tittel og brødtekst. Her kan du lese mer om hvordan du bruker shortcodes i TaxDome.

5. Brødtekst: Skriv meldingen ved hjelp av formatering, emojis, lenker og annet.

6. Send påminnelser til kunder: Slå på om du vil at det skal sendes en påminnelse til kunden når de ikke svarer innen en viss tid eller ikke har fullført oppgavene sine. Finn ut mer om påminnelser i chatter.

7. Klientoppgaver: Legg til klientoppgaver. Oppgavene vises som en oppgaveliste med avmerkingsbokser. Klikk på Legg til oppgave for å legge til flere gjøremål. Når en oppgave er fullført, kan enten du eller klienten krysse av for den. Her finner du mer informasjon om håndtering av klientoppgaver.

8. Lagre og avslutt, Lagre og Avbryt: Klikk på Lagre og avslutt for å lagre malen og gå tilbake til mallisten, Lagre for å beholde endringene og fortsette å redigere malen eller Avbryt for å avslutte uten å lagre.

Bruk av chat-maler

Når du har laget en chat-mal, kan du bruke den til å opprette nye meldinger raskere. Slik gjør du det:

1. Velg alternativet for å opprette en ny melding:

• Klikk på Ny øverst til venstre, og velg deretter Chat.
• Klikk på Ny chat i delen Kommunikasjon i en kontoprofil.
• Velg én eller flere mottakere i kontolisten, og velg deretter Send melding i rullegardinmenyen.

2. Klikk på feltet Mal, og velg deretter malen fra rullegardinmenyen.

3. Rediger den eksisterende teksten eller skriv noe nytt, og konfigurer deretter meldingsalternativene.

Merk! Endringer du gjør i meldingen, endrer ikke den valgte malen.

Redigere chatte-maler

Følg disse trinnene for å gjøre endringer i en chat-mal:

1. Gå til Maler > Faste maler i menylinjen til venstre, velg Chat, og klikk deretter på navnet på chat-malen.

2. Gjør endringer i chat-malen, og klikk deretter på Lagre og avslutt.

Slette chatte-maler

Hvis du vil fjerne en chat-mal helt, går du til Maler > Faste maler på i venstre menylinje og åpner deretter Chatter. Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for navnet på chat-malen, velg Slett, og bekreft ved å klikke på Slett i popup-vinduet Slett bekreftelse.