Tidsregistreringer (Basic): Fakturering av tid

Denne artikkelen viser deg alle måtene du kan få betalt for den registrerte tiden på: Lær hvordan du utsteder fakturaer for alle ferdige tidsregistreringer.

Dekket her:

• Før du begynner
  • Opprett faktura på forhånd
  • Spor tiden først, og opprett deretter en faktura
• Opprette fakturaer fra listen over tidsposter
• Opprette fakturaer for fakturerbar tid fra siden WIP
• Merking av tidsposter som fakturert

Før du begynner

Før du går i gang med å opprette fakturaer på grunnlag av registrert tid, er det viktig å forstå de ulike metodene du kan bruke for tidsregistrering i TaxDome. Her er to hovedmetoder:

• Opprett faktura på forhånd
• Spor tiden først, og opprett deretter en faktura

Opprett faktura på forhånd

Det første alternativet du har, er å sette i gang prosessen ved å opprette en faktura på forhånd eller be kunden om å foreta en forskuddsbetaling. Deretter kan du følge denne prosessen:

1. Når du eller teammedlemmene dine jobber med jobber og oppgaver, må du følge nøye med på tiden som brukes på hver av dem ved hjelp av tidsregistrering. 

2. Gå jevnlig gjennom den sporede tiden opp mot den opprinnelige fakturaen for å sikre at den dekker all tiden som er brukt. Du kan alltid se teamets ufakturerte tid for hver klient i fanene Fakturaer eller Betaling i profilen deres.

3. Avhengig av situasjonen kan du velge å gjøre følgende:

• Opprett en faktura til hvis det brukes mer tid.
• Utsted en refusjon eller la det stå på kundens saldo hvis den opprinnelige fakturaen/forskuddsbetalingen overstiger den faktiske tidsbruken.

4. Når du er fornøyd, merker du fakturaen som fakturert for å sikre at regnskapet er korrekt.

Registrer tiden først, og opprett deretter en faktura

1. Når du har fullført de sporede oppgavene eller prosjektene, kan du opprette en faktura direkte fra den akkumulerte fakturerte tiden.
2. Gå gjennom fakturadetaljene for å sikre at de er korrekte før du ferdigstiller og sender dem til kunden.

Opprette fakturaer fra listen over tidsposter

Teammedlemmer med tilgangsrettigheten Administrer fakturaer kan fakturere sporet tid ved å opprette en faktura direkte fra tidsregistreringer. Slik fungerer prosessen:

1. Gå til Fakturaer > Tidsregistreringer eller til underfanen Tidsregistreringer i fanen Fakturaer på en klientkonto. 

Tips! Du kan bruke filtre for å gjøre det enklere å finne de riktige fakturaene. Klikk på Filter øverst til høyre i listen over tidsregistreringer, og velg klient, fakturerbar type og ikke-fakturert faktura status. 

2. Velg én eller flere tidsoppføringer for en enkelt klient. 

3. Klikk på knappen Opprett faktura øverst til venstre. Du får opp siden Opprett faktura med tidsposter lagt til som varelinjer. Du kan redigere varelinjene ved behov.

4. Fyll ut siden Opprett faktura og klikk på Opprett.

Vær oppmerksom på dette:

• Du kan opprette en faktura for flere tidsregistreringer samtidig, men bare for én enkelt kundekonto.
• Det er bare mulig å opprette en faktura for tidsregistreringer som er fakturerbare og som har merket Ufakturert status
• Når du oppretter en faktura, endres tidspostens status endres fra Ufakturert til Fakturert
• Tjenesten og beskrivelsen for tidsregistreringen konverteres til tjenesten og beskrivelsen for varelinjen.
• Hvis du oppretter en faktura for flere timeregistreringer med samme tjeneste, pris og beskrivelse, vil de bli slått sammen til én linje.
• Redigering av en fakturalinje påvirker ikke timeregistreringen (f.eks. endrer ikke satsen i fakturalinjen satsen som er oppført i timeregistreringen).
• På samme måte påvirker ikke redigering av en tidspostering etter at en faktura er opprettet, fakturaen.
• Hvis du bruker en mal mens du oppretter en faktura, vil varelinjer fra malen bli lagt til de varelinjene som allerede er inkludert i fakturaen. Hvis det ikke finnes noen varelinjer i malen, slettes ikke varelinjer som er inkludert i fakturaen.

Opprette fakturaer for fakturerbar tid fra siden WIP

Vær oppmerksom på dette:

• Når du oppretter en faktura, endres tidspostene fra status endres fra Ufakturert til Fakturert, og disse tidsoppføringene fjernes fra WIP siden
• Tjenesten og beskrivelsen for tidsregistreringen konverteres til tjenesten og beskrivelsen for varelinjen.
• Hvis du oppretter en faktura for flere tidsposter med samme tjeneste, pris og beskrivelse, vil de bli slått sammen til én linje.
• Redigering av en fakturalinje påvirker ikke timeregistreringen (f.eks. endrer ikke satsen i fakturalinjen satsen som er oppført i timeregistreringen).
• På samme måte påvirker ikke redigering av en tidspostering etter at en faktura er opprettet, fakturaen.
• Hvis du bruker en mal mens du oppretter en faktura, vil varelinjer fra malen bli lagt til de varelinjene som allerede er inkludert i fakturaen. Hvis det ikke finnes noen varelinjer i malen, slettes ikke varelinjer som er inkludert i fakturaen.

Merking av tidsposter som fakturert