Eksempler på automatisering (grunnleggende): Automatisk opplasting av dokumenter
Let your pipelines do the work for you: automate uploading documents to client accounts during specific stages of your work process. For example, for the clients who are expected to fill out the forms, you can have documents auto-uploaded once the job is added to the pipeline.
Dekket her:
- Trinn 1. Last opp dokumenter til mappemalen
- Trinn 2. Legg til "Apply Folder Template"-automatiseringen i pipeline
Trinn 1. Last opp dokumenter til mappemalen
Hvis du vil laste opp dokumenter automatisk til klientmapper, må du først ha en mappemal som inneholder disse dokumentene. Hvis du ikke har en slik mal, kan du opprette en ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen i mappen pipeline.
Slik legger du til dokumenter i en mappemal når du oppretter eller redigerer en eksisterende mal:
1. Dra dokumentene fra skrivebordet og slipp dem i en mappe, eller klikk på Last opp dokumenter, velg filer som skal lastes opp, og velg deretter en mappe.
2. Sørg for å lagre endringene ved å klikke på Lagre.
Trinn 2. Legg til "Apply Folder Template"-automatiseringen i pipeline
Hvis du vil legge til dokumenter i klientkontoene dine automatisk, må du sørge for at du har lagt til en automatisk mappemal i din pipeline. Slik gjør du det:
- Åpne pipeline innstillinger, legg deretter til Bruk mappemalautomatisering på scenen, og velg mappemalen du har opprettet. Du vil sannsynligvis ønske å velge det første trinnet i din pipeline eller det trinnet der du forventer at klienten utfører handlinger (f.eks. Innsamling av dokumenter).
- Når jobben går inn i dette stadiet, blir mappemalen, sammen med dokumentene som er lagt til, lagt til kontoen. Alle kontakter som er knyttet til kontoen og som har Varsle aktivert, vil motta et varsel om at dokumenter er lastet opp og trenger deres oppmerksomhet. Du kan også bruke automatiserte meldinger til å informere kundene om hva som skjer og hva du forventer av dem.
Merk! Når det gjelder automatisering av Apply-mappemalen, spiller det ingen rolle om autoflytting av jobber er slått på for fasen. Automatiseringen utløses automatisk og krever ingen handling, verken fra kundens eller firmaets side. Det er heller ingen elementer knyttet til jobben når automatiseringen utløses.