Engangsfakturaer (Basic): Opprett, send og sett opp påminnelser

Send engangsfakturaer til kunder, enten én om gangen eller i store mengder - og gjør prosessen raskere ved å opprette maler og bruke automatiseringer. Med TaxDome kan du opprette fakturaer direkte fra tidsregistreringene dine!

Dekket her:

Webinar - Lær om hvordan du får betalt og faktureringsrutiner! Onsdag kl. 13.00 EST. Registrer deg her

Opprette og sende engangsfakturaer

Engangsfakturaer kan opprettes og sendes av en firmaeier eller et teammedlem som er tildelt kontoen med tilgangsrettigheter til å administrere fakturaer.

Du kan opprette fakturaer alene eller inkludere dem i tilbud eller tilbudsmaler.

Det er tre måter å opprette og sende engangsfakturaer på:

Opprette og sende en engangsfaktura

Følg disse trinnene for å opprette og sende en engangsfaktura:

1. Klikk på knappen NY øverst til venstre, og velg deretter Faktura fra skjermbildet.

2. Angi fakturabeløpet eller velg en mal.

3. Klikk deretter på Opprett for å opprette og sende fakturaen (med mindre du har valgt Planlegg faktura er aktivert - i så fall må du planlegge fakturaen).

I tillegg til beløpet kan det være lurt å ta med andre detaljer. Ta en titt på de nummererte punktene for å se hva du kan legge til:

1. Koble til jobber: Koble fakturaen til en eksisterende jobb for å gjøre den tilgjengelig i workflow. Klikk på Link to jobs og velg deretter jobbene. Når du har koblet til jobber, vises seksjonen Jobber , og du kan se jobbene og pipelines de tilhører.

2. Fakturatype: Velg om du vil opprette en engangsfaktura eller en gjentakende faktura.

3. Kontonavn, ID eller e-post: Velg en konto som fakturaen skal sendes til.

4. Fakturamal: Klikk på og velg en av fakturamalene du har opprettet fra rullegardinmenyen. Fakturamaler er spesielt nyttige for fakturaer du ofte sender til kunder.

5. Fakturanummer: Du kan velge et fakturanummer eller la feltet stå tomt, så genererer TaxDome et fakturanummer for deg.

6. Velg betalingsmåte: Her velger du hvordan du vil at fakturaene dine skal betales (enten med kredittkort, bankdebitering eller begge deler). Vi støtter en rekke betalingsmåter.

7. Dato: Angi datoen for fakturaen. Du kan utstede en faktura for dagens dato (som er satt som standard), samt en hvilken som helst fremtidig dato.

8. Teammedlem: Velg teammedlemmet som skal motta betalingen (som standard mottar den personen som oppretter fakturaen betalingen).

9. Beskrivelse: Legg til en beskrivelse av hva som er inkludert i fakturaen (valgfritt).

10, 13. Legg til kortkode: Inkluder dynamiske data for å individualisere fakturaene dine. Du kan bruke konto shortcodes basert på egendefinerte felt, samt dato shortcodes. Her er mer informasjon om shortcodes.

11. Betal faktura ved hjelp av kundekreditter: Aktiver dette alternativet hvis du vil at fakturaen automatisk skal markeres som betalt. Dette alternativet er kun tilgjengelig når kunden har nok kreditt til å betale fakturaen.

12. Send faktura på e-post til kunden: Aktiver denne hvis du vil at kunden skal motta fakturaen via e-post og betale den uten å logge inn. E-posten vil inneholde en betalingslenke. Du kan også legge til en egendefinert melding i e-posten. Hvis E-postfaktura til kunde ikke er slått på, vil kundene kun motta fakturaen i portalen.

14. Påminnelser: Slå denne på for å sende et e-postvarsel til kunden hvis de ikke har betalt fakturaen innen et spesifisert antall dager(mer informasjon nedenfor).

15. Planlegg faktura: Planlegg når fakturaen skal sendes ut. Les mer om planlegging av fakturaer.

16. Innstillinger for QuickBooks: Velg Sted for fakturaen som skal sendes til QuickBooks. Kundene vil ikke se dette feltet.

17. Poster: Spesifiser de utførte tjenestene og eventuelle rabatter.

Linjepost: Klikk på Varelinje, og velg enten en eksisterende tjeneste eller opprett en ny. Fyll ut feltet Pris, angi antall tjenester og avgift (her kan du lese mer om avgiftssatser på fakturaer), og skriv inn Beskrivelse (valgfritt). Velg Klasse som skal sendes til QuickBooks (kundene vil ikke se dette feltet).
Rabatt: Hvis du vil legge til en varelinje, klikker du på Rabatt og fyller deretter ut feltet Sats .

Du kan også redigere de samme varelinjefeltene fra siden Rediger vare ved å klikke på de tre prikkene til høyre for varelinjen, velge Rediger og deretter klikke på Lagre når du er ferdig.

18. Sammendrag:

Delsum: Dette er summen av beløpene for de leverte tjenestene, før skatt.
Momssats: Når merverdiavgiften er lagt til, gjenspeiles den i totalsummen (her kan du lese mer om merverdiavgift).

19. Opprett: Klikk for å sende fakturaen.

Send en engangsfaktura til flere kunder

Hvis du vil sende samme faktura til flere kunder, går du til Konto > Kunder i menylinjen til venstre, merker av i avmerkingsboksene ved siden av kundene du vil sende fakturaen til, og klikker deretter på Opprett faktura.

Du kan sende fakturaer til kunder hvis kontoer enten er aktive eller frakoblet. Det kan for eksempel være lurt å sende en faktura til frakoblede kunder hvis de betaler offline, men du ønsker å lagre denne informasjonen i portalen.

Her har du de samme alternativene som ovenfor.

Konfigurere fakturapåminnelser

Når du oppretter en engangsfaktura eller legger til en Automatisk oppretting av faktura, kan du slå på Påminnelser. Når du gjør det, får kunden en påminnelse om fakturaen hvis den ikke er betalt innen en viss tid; standard antall dager er tre, men du kan endre dette:

Dager til neste påminnelse: Dette er antall dager før kunden får en påminnelse. Som standard sendes en påminnelse tre dager etter at en faktura er utstedt, men du kan endre dette til det du foretrekker.
Antall påminnelser: Dette er antall påminnelser som skal sendes til kunden. Som standard får klienten bare én påminnelse, men du kan også endre dette til det du foretrekker.

Påminnelser stopper når...

...kunden har ikke betalt fakturaen, men det fastsatte antallet påminnelser er sendt.
...kunden betalte fakturaen.

Hvordan fakturanumre genereres

Hvis du ikke oppgir et fakturanummer, men lar feltet stå tomt når du oppretter en faktura, genereres et nummer for deg.

Når TaxDome og QuickBooks er synkronisert, samsvarer fakturanumrene i QuickBooks.
Når de er synkronisert, oppdateres de redigerte fakturanumrene automatisk i QuickBooks.
Hver faktura i firmaet ditt har et unikt nummer.
Når fakturanumre genereres automatisk, er de fortløpende.
Av nødvendighet er det ikke to fakturanumre som er like.

Velge det første fakturanummeret

Du kan velge det første fakturanummeret på TaxDome hvis du er firmaeier eller administrator. Dette er nyttig hvis firmaet ditt f.eks. allerede har 1500 fakturaer, og du ikke ønsker å starte på nr. 1 fordi det vil forstyrre synkroniseringen med QuickBooks.

Dette gjør du ved å gå tilInnstillinger > Faktura i menylinjen til venstre. Fyll inn nummeret i delen Fakturanummerrekkefølge, og klikk deretter på Lagre. Nå vil TaxDome begynne å nummerere fakturaene fra det angitte nummeret.

Tips! For å unngå feil med dupliserte numre kan du slå av funksjonen Synkroniser fakturanumre med QuickBooks Online på.

Hva kundene ser når du oppretter engangsfakturaer

Kunden kan se og betale engangsfakturaer på ulike måter:

Ved å klikke på varselet på dashbordet
Ved å klikke på lenken på Fakturaer-siden fra portalen.
Ved å klikke på lenken i e-postvarslingen (du trenger ikke å logge inn i kundeportalen).

Hvis du vil se hvordan TaxDome ser ut fra en kundes synspunkt, kan du få tilgang til en skrivebeskyttet visning av portalen.