💸 Skatteoppgjør: Konfigurer prosesser i TaxDome

Her forteller vi deg hvordan du konfigurerer skatteprosessene dine i TaxDome: hvordan du enkelt kan ta i bruk nye kunder, håndtere utvidelser ved hjelp av automatiseringer, få e-signaturer for 8879-meldinger på et blunk og mye mer.

Dekket her:

• Automatiser og deleger rutineoppgaver
• Gjentatte oppgaver knyttet til kommunikasjon
• Administrative oppgaver
• Onboarding new clients: best practices
• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions
• Håndtere utvidelser
• Konfigurere fakturering og betalinger
• E-signering av 8879 og andre skatteskjemaer
• Administrer dine ferdige selvangivelser

Automatiser og deleger rutineoppgaver

Jo flere oppgaver du automatiserer, desto flere kunder kan du håndtere. Vi har nyttige tips (basert på dine kollegers erfaringer) om hvordan du gjør det:

• Automatiser gjentatte oppgaver knyttet til kommunikasjon(meldinger, forespørsler om dokumenter, utsendelse av fakturaer osv.).
• Delegere administrative oppgaver (f.eks. arbeid med kundekontoer og regelmessige interne revisjoner).

Gjentatte oppgaver knyttet til kommunikasjon

Disse hverdagslige rutineoppgavene kan overføres til TaxDome i tre trinn:

1. Skriv ned hva du allerede gjør
2. Se etter oppgaver som gjentas
3. Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable, so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Tax Return Pipeline (from webinar)
• 1120S - Selvangivelse for S-Corp-selskaper
• 1120 - Selvangivelse for selskapsskatt
• 1065 - Selvangivelse for deltakerlignede selskaper

Administrative oppgaver

Skriv først ned alle de administrative oppgavene dine. Vurder å ansette noen til å ta seg av de administrative oppgavene for å frigjøre verdifull tid.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team's working hours, etc.

Onboarding new clients: best practices

Avhengig av hvilket firma du har, kan du ha ulike prosesser for å ta imot nye kunder. Vi foreslår følgende to alternativer (velg det som passer best for deg):

• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Keep a separate pipeline for leads/prospects

The first option is to have a separate pipeline for your prospects and to move them to your usual pipeline once they become clients.

You can add new clients into your workflow this way:

1. Ta en oppdagelsessamtale, send et tilbud og signer en kontrakt i løpet av leadgenereringsprosessen.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Another way of handling new clients is to add some rules that will be applied only to the new accounts added to the pipelines. This way, you don't need to use two pipelines.

I henhold til våre kunders beste praksis bør du gjøre følgende:

• Opprett et betinget trinn for alle kontoer som er merket med taggen Ny kunde . Hvis en konto er tagget med taggen Ny kunde , flyttes jobben til stadiet Venter på forskuddsbetaling, der fakturaautomatiseringen legges til:

• Opprett betingede automatiseringer og send ulike velkomstmeldinger til nye og eksisterende kunder basert på hvilke tagger som er brukt:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Håndtere utvidelser

Hvis du spør oss - "Hva er den beste måten å håndtere utvidelser på via TaxDome?". -- er svaret: det kommer an på. La oss se nærmere på hvordan du kan håndtere utvidelser.

• Create a separate Extension pipeline.  When a client needs an extension, you can move it to another pipeline. And then you can move it back to the previous pipeline when the client is ready to file.

• Or create a conditional stage in your tax preparation pipeline. If your client needs an extension, you can apply the Ext needed tag to their account. Clients enter this stage only if they are tagged, then they move further down the pipeline. Otherwise, they skip the stage.

Konfigurere fakturering og betalinger

Tips! Koble til betalingsleverandøren din for å kunne motta penger direkte via TaxDome.

Faktureringsprosessen avhenger av hva som fungerer best for deg og dine kunder.

Velg ett av følgende alternativer, eller bruk begge for ulike kunder:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter. Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage, and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Fakturer dine betrodde kunder etter at jobben er gjort. Du kan låse forberedte returer til fakturaer, slik at kundene ser at jobben er gjort, men de får ikke tilgang til eller kan laste ned skjemaene før de betaler for arbeidet.

E-signering av 8879 og andre skatteskjemaer

Nedenfor ser du den raskeste måten å få en signatur fra kunden på:

Bruk våre tips for å gjøre denne prosessen smidig:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• For å håndtere flere underskrivere, for eksempel en familie, kan du koble dem til én konto.
• Koble dokumentet som venter på signering til jobben din: Automove-funksjonen utløses når dokumentet er signert.
• Du kan bruke signaturmalene til raskt å legge til felter i vanlige skjemaer.

Administrer dine ferdige selvangivelser

Når du er ferdig med avkastningen, kan det hende du må laste den opp på TaxDome for gjennomgang av lederen og godkjenning av kunden.

Med TaxDome Desktop App kan du gjøre det direkte fra ditt skatteoppgjørsprogram eller et hvilket som helst program som har en utskriftsfunksjon. Det er bare å bruke TaxDome som skriver og koble det opplastede dokumentet til den aktuelle jobben, slik at lederen din enkelt kan finne det.