Eksempler på automatisering (grunnleggende): Oppdatering av jobbtildelere

Når bedriften har mange ansatte, vil de ulike personene utføre jobben på forskjellige pipeline forskjellige stadier. Det er veldig lett å gjøre feil når du tildeler jobber manuelt. I stedet kan du legge til og fjerne jobbmottakere automatisk på bestemte stadier i workflow.

Dekket her:

• Trinn 1. Definer jobbtildelere for spesifikke pipeline etapper
• Trinn 2. Konfigurer automatiseringen "Oppdater jobbtildelt".
• Trinn 3. Legg merke til rekkefølgen på automatiseringene
• Endre jobbtildelere når du flytter eller legger til jobber

Trinn 1. Definere jobbmottakere

Når du har jobbansvarlige, kan du se hvem som er ansvarlig for en bestemt jobb, og du kan også filtrere etter hver enkelt jobbansvarlig. Du kan sette opp så mange ansvarlige du vil for hver jobb, og alle kan vises på jobbkortene dine så lenge du har aktivert dette alternativet i innstillingene. pipeline's innstillinger.

Før du legger til automatiseringen, må du bestemme hvilket teammedlem som skal tildeles en jobb, og når de trenger den. Det avhenger av teammedlemmenes rolle eller ansvarsområder, siden salgssjefen/skatteforberederen/revisoren/etc. kan være ansvarlig for en jobb bare i en bestemt fase workflow . Du kan for eksempel tildele en jobb til en kundeansvarlig i den første fasen, deretter til den som utarbeider skatteoppgjøret i den neste fasen, så til revisoren osv.

Trinn 2. Konfigurer automatiseringen "Oppdater jobbtildelt".

Følg disse trinnene for å sikre at alle medarbeiderne er tilordnet jobben mens de utfører sin del av den:

1. Gå til innstillingene påpipeline , velg det stadiet du vil legge til automatiseringen i, klikk på koblingen Legg til automatiser inger, og velg deretter Oppdater jobbmottakere i rullegardinmenyen. Velg teammedlem(mer) fra kontolisten.

2. Når du oppretter automatiseringen, velger du ansatte du vil legge til eller fjerne som jobbtilknyttede automatisk.

Automatiseringen kan konfigureres på forskjellige måter:

• Fjern eksisterende tildelte medarbeidere på + Legg til tildelte medarbeidere tom:
  Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tilordnede medarbeidere fjernet, og jobben blir ikke lenger tilordnet.
• Fjern eksisterende tilordnede på + Legg til tilordnede fylt:
  Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tildelte ansatte fjernet, og de som er oppført i feltet Legg til tilordnede, blir tilordnet jobben i stedet.
• Fjern eksisterende tilordnede + Legg til tilordnede fylt ut:
  Når en jobb går inn i dette stadiet, forblir tildelte ansatte tilordnet jobben, og de som er oppført i feltet Legg til tilordnede, blir også tilordnet.
• Fjern eksisterende tildelte fra + Fjern tildelte fylt ut:
  Når en jobb går inn i dette stadiet, blir medarbeiderne som er oppført i feltet Fjern tilordnede fjernet.
• Legg til fullførte medarbeidere + Fjern fullførte medarbeidere:
  Når en jobb går inn i dette stadiet, blir medarbeiderne som er oppført i feltet Legg til tildelte tildelt jobben, og medarbeiderne som er oppført i feltet Fjern tildelte fjernet.

Når en jobb kommer inn på scenen, oppdateres jobbtildeleren automatisk.

Merk! For automatiseringen Oppdater jobbtildeltspiller det ingen rolle om vekslingsknappen for automatisk flytt ing av jobber for fasen er slått på. Automatiseringen utløses automatisk og krever ingen handlinger verken fra kundens eller firmaets side for å bli fullført. Det er heller ingen elementer knyttet til jobben når automatiseringen utløses.

Trinn 3. Legg merke til rekkefølgen på automatiseringene

Når du bygger komplekse pipelines ved hjelp av Update job assignees-automatisering og betingede trinn og automatiseringer, må du være oppmerksom på rekkefølgen på automatiseringene. Vær oppmerksom på at automatiseringene utløses én etter én, fra først til sist. 

Sammenlign de to bildene nedenfor for å få en bedre forståelse. 

• I eksemplet til venstre opprettes en oppgave for et teammedlem som er tildelt jobben i et tidligere trinn, og deretter tildeles jobben til et annet teammedlem.
• I eksemplet til høyre blir jobben først tildelt et nytt teammedlem, og deretter opprettes oppgaven for dette teammedlemmet.

Hvis du vil endre rekkefølgen på automatiseringene, klikker du på en automatisering i scenen, holder musepekeren over Flytt-ikonet og drar og slipper den. 

Tips! Hvis du under opprettelsen av oppgavemalen er usikker på hvem som skal tilordnes oppgaven, kan du la det stå tomt og deretter aktivere alternativet Tilordne oppgave til jobbmottaker i automatiseringen av Opprett oppgave i forbindelse med funksjonen Oppdater jobbmottakere automatiseringen. På denne måten tildeles oppgaven til et teammedlem som er tildelt en jobb etter at automatiseringen er utløst. Les mer om hvordan du matcher oppgavemottaker med jobbmottaker.

Endre jobbtildelere når du flytter eller legger til jobber

Alternativene du velger i pipeline innstillingene er standardinnstillingene. Du kan imidlertid alltid bestemme hvilke teammedlemmer som skal tildeles eller fjernes når du flytter jobbene manuelt eller legger dem til i pipeline.

Hvis det er opprettet en Update job assignee automation i et valgt stadium du flytter jobber til, vises den i et popup-vindu. Du har følgende alternativer:

• Hvis du vil at automatiseringen skal utløses med standardinnstillingene, lar du den være som den er.
• Hvis du ikke vil at automatiseringen skal utløses, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
• Hvis du vil endre innstillingene for mottakerne, legger du til eller fjerner de du trenger
• Hvis du vil fjerne alle eksisterende oppdragstakere for jobben, slår du på Fjern eksisterende oppdragstakere.

Du kan også se tildelte teammedlemmer i kanbanvisningen og legge til eller fjerne tildelte personer ved å redigere et jobbkort på stedet.