Egendefinerte felt (avansert): Rediger, søk, bruksmåter

Lær alt du trenger å vite om hvordan du administrerer egendefinerte felt: hvordan du redigerer og søker i dem, bruker egendefinerte felt i ulike portalseksjoner og sletter dem.

Dekket her:

• Redigere og slette egendefinerte felt
• Endre egendefinert felttype
• Søke etter innhold i egendefinerte felt
• Bruke egendefinerte felt som shortcodes
• Bruke egendefinerte kontofelt i PDF-fakturaer
• Bruke egendefinerte kontaktfelt når du ber om IRS transkripsjoner

Redigere og slette egendefinerte felt

Du kan alltid administrere de egendefinerte feltene du har opprettet. Gå til Maler > Egendefinerte felt i menylinjen til venstre, og velg deretter Kontakter eller Kontoer.

• For å redigere: Klikk på blyantikonet helt til høyre for feltet du vil redigere, gjør endringene og klikk deretter på Lagre.
  • Når du redigerer et egendefinert felt av typen rullegardinmeny, kan du endre rekkefølgen på alternativene ved å klikke og holde inne ikonet med seks prikker til venstre for alternativnavnet; for å legge til flere alternativer klikker du på Legg til alternativ, for å slette noen - klikker du på søppelikonet helt til høyre for alternativnavnet.
• Slik endrer du rekkefølgen: Klikk og hold inne ikonet med seks prikker helt til venstre for feltet, dra og slipp det, og klikk deretter på Lagre.
• Slik sletter du: Klikk på søppelbøtteikonet helt til høyre for feltet du vil fjerne, og bekreft. Når et felt er slettet, vil det ikke lenger være tilgjengelig i kontaktene eller kontoene dine. Dette påvirker også alle maler der det egendefinerte feltet ble brukt som kortkode.

Merk! Du kan ikke redigere felttypen etter at den er opprettet. Hvis du vil redigere felttypen, sletter du det egendefinerte feltet og oppretter et nytt med en annen felttype.

Endre egendefinert felttype

Hvis du vil endre den egendefinerte felttypen for alle eksisterende kontoer, følger du disse trinnene:

1. Først eksporterer du alle kontoene dine. Dette gjør du ved å gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, klikke på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og velge Eksporter kontoer. Du vil motta en e-post med en vedlagt zip-CSV-fil med alle kontoene dine.

2. Last opp regnearket tilbake til TaxDome ved å klikke på Import-knappen på Klienter-siden .

3. Tilordne kontofeltene. Opprett tilsvarende egendefinerte felt i TaxDome ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen og velge den nye felttypen. Mer om hvordan du legger til egendefinerte kontofelt under import.

4. Hopp over trinn 3 (Innstillinger) og kartlegg kontaktfeltene. Opprett tilsvarende egendefinerte felt i TaxDome ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen og velge den nyefelttypen. Mer om hvordan du legger til kontaktfelt under import.

5. Klikk på Fortsett og deretter på Start import i det siste trinnet. Det opprettes ingen nye kontoer. I stedet blir de nye egendefinerte feltene lagt til i eksisterende kontoer.

6. På siden Kontoer > Kontakter klikker du på Slå sammen duplikater for å legge til de nye dataene i de eksisterende kontaktene.

Søke etter innhold i egendefinerte felt

Du kan søke etter spesifikt innhold i det egendefinerte kontakt- eller kontofeltet ved å bruke et søkeord i søkefeltet til venstre:

• Skriv inn i søkefeltet på sidene Klienter > Kontakter eller Klienter > Kontoer . Trykk på Enter på tastaturet for å se søkeresultatene. Klikk på x-en i -feltet for å tømme det.
• Klikk på søkeknappen øverst til venstre på en hvilken som helst side, skriv inn i søkefeltet, og gå deretter gjennom resultatene i fanene Kontoer og Kontakter .

Merk! Du kan ikke søke etter egendefinerte felt av typene Bruker og Dato. Les mer om egendefinerte felttyper.

Bruke egendefinerte felt som shortcodes

Egendefinerte felt brukes også som shortcodeseller dynamiske data, for å legge til mottakerspesifikk tekst, for eksempel en persons fødselsdag eller telefonnummer. I tabellen nedenfor finner du ut hvor du kan bruke egendefinerte felt for konto og kontakt som shortcodes:

Tips! For dine individuelle kunder anbefaler vi at du legger til fornavn, etternavn og adresse for hver enkelt kunde som kontotilpassede felt under importen. Dette vil gjøre det mulig å bruke denne informasjonen som shortcodes i meldings- og tilbudsmaler der kontaktfelt ikke støttes.

Hvis du for eksempel bruker det egendefinerte feltet Estimert skattebetaling i en e-postmal, vil mottakeren motta en e-post med den estimerte skattebetalingen (hvis det egendefinerte feltet er fylt ut i kontaktinformasjonen).

Bruke egendefinerte kontofelt i PDF-fakturaer

Du kan ha egendefinerte kontofelt i PDF-fakturaer. 

Gå til Innstillinger > Faktura i menylinjen til venstre. I delen Fakturatilpasning aktiverer du de egendefinerte kontofeltene du vil inkludere i PDF-fakturaene dine, og klikker deretter på Lagre. Klikk på Vis mer for å se alle tilgjengelige kontotilpassede felter.

Merk! Som standard er alle nye egendefinerte felt deaktivert for PDF-fakturaer.

Bruke egendefinerte kontaktfelt når du ber om IRS transkripsjoner

Du kan bruke egendefinerte kontaktfelt for å gjøre det enklere å be om utskrifter fra IRS . Når du har lagt til og fylt ut egendefinerte felt for kontakter, kan denne informasjonen automatisk overføres til de tilsvarende feltene når du ber om transkripsjoner.