Manuelle og automatiske påminnelser
Påminnelser varsler kundene når de ikke har fullført en handling innen en bestemt dato. Enten du automatiserer påminnelsene eller sender dem manuelt, holder de kundene i gang uten at du trenger å gi dem en personlig dytt.
Dekket her:
- Påminnelser
- Setting up reminders via pipeline automation
- Reminding clients about pending organizers
- Reminding clients about pending proposals
- Reminding clients about pending invoices
- Reminding clients about actions inside a chat thread
- Reminding clients about pending signatures
- Reminding clients about pending approvals
Påminnelser
Når du sender noe med et handlingselement til en klient, blir vedkommende varslet. Alle brukere som er knyttet til kontoen - med NOTIFY aktivert - mottar et e-postvarsel. Sjekk hvilke brukere som er varslet ved å gå til fanen Info om klientkontoen og se på NOTIFY-valgene i Kontakter-delen.
Når mottakerne bruker for lang tid på å fullføre en handling - eller glemmer det - har du to alternativer:
- Send en påminnelse manuelt om den ventende arrangøren, forslaget, fakturaen eller dokumentet.
- Sett opp automatiske påminnelser.
Manuelle påminnelser
Hvis du vil sende en påminnelse på nytt manuelt, klikker du på de tre prikkene lengst til høyre for det elementet kunden trenger en påminnelse om, og trykker deretter påSend på nytt. Du kan til og med gjøre dette når automatiske påminnelser er slått på.
Hvis du vil sende en betalt eller ubetalt faktura på nytt manuelt, klikker du på øyeikonet lengst til høyre for fakturaen i listen Fakturaer eller i kontoens kundeprofil, slik at den vises i et popup-vindu. Klikk på de tre prikkene helt til høyre for fakturanummeret, og velg deretter Send faktura via e-post i rullegardinmenyen.
Hvis du vil sende et varsel om et dokument som venter på godkjenning manuelt, åpner du underfanen Godkjenninger, blar til slutten av de ventende dokumentene og klikker på Be om godkjenning for ventende nederst til høyre.
Dette er hva som skjer:
- En ekstra e-postpåminnelse sendes til kunden.
- Et portalvarsel for handlingselementet flyttes til toppen av kundens gjøremål.
- Informasjon om den nye sendingen legges til i revisjonssporet.
Automatiske påminnelser
Hvis du vil slå på eller av automatiske påminnelser, åpner du først den ventende arrangøren, forslaget, chatten, fakturaen, dokumentet som venter på underskrift eller dokumentet som venter på godkjenning. Slå på påminnelser mens du sender disse manuelt eller via automatisering. pipeline automatisering.
Velg hvordan du vil at de automatiske påminnelsene skal konfigureres:
- Dager til neste påminnelse: Som standard sendes det ut en påminnelse tre dager etter at varselet for handlingselementet ble sendt til klienten, men du kan endre dette til hva du vil.
- Antall påminnelser: Som standard får kunden bare én påminnelse på e-post, men du kan også endre dette til det du foretrekker.
Sette opp påminnelser via Pipeline Automatiseringer
Du må gjøre endringer i pipeline for å konfigurere påminnelser for arrangører, forslag, fakturaer og automatiserte meldinger.
I automatiseringene Opprett faktura, Opprett arrangør, Send forslag og Send melding ligger påminnelser under feltet Velg mal. Slå på Påminnelser , og velg deretter hvordan du vil konfigurere de automatiske påminnelsene:
- Dager til neste påminnelse: Som standard sendes det ut en påminnelse tre dager etter at varselet for handlingselementet ble sendt til klienten, men du kan endre dette til hva du vil.
- Antall påminnelser: Som standard får kunden bare én påminnelse på e-post, men du kan også endre dette til det du foretrekker.
Påminn kundene om ventende arrangører
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Slik sender du en påminnelse manuelt om en ventende arrangør: Gå til fanen Arrangører i kontoen, klikk på de tre prikkene enten helt til høyre for arrangøren i listen eller inne i selve arrangøren, og velg deretter Send på nytt.
Slik setter du opp påminnelser om arrangører: Slå på Påminnelser når du sender en arrangør manuelt eller via automatisering. pipeline automatisering. Hvis du vil sende påminnelser om arrangører som sendes ut via automatisering pipeline automatisering, slår du på påminnelser i pipeline innstillingene for automatiseringen Opprett arrangør.
Du kan når som helst slå på eller av påminnelser ved å åpne den ventende organisatoren. Husk å klikke på Lagre når du gjør endringer i innstillingene for Påminnelser.
Organizer-påminnelser stopper når...
- ...kunden har ikke sendt inn arrangøren, men det angitte antallet påminnelser er sendt.
- ...kunden har sendt inn arrangøren.
Påminn kundene om ventende forslag
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Slik sender du en påminnelse manuelt om et ventende forslag: Gå til Proposals & ELs fra venstre sidefelt eller fanen med samme navn i kundens konto, klikk på de tre prikkene lengst til høyre for forslaget, og velg deretter Send på nytt.
Slik setter du opp automatiske påminnelser om forslag: Slå på Påminnelser nederst i trinnet Generelt når du oppretter et forslag eller en forslagsmal.
Du kan også slå dem på når du konfigurerer Send forslag-automatiseringen.
Du kan når som helst slå på eller av påminnelser ved å åpne det ventende forslaget.
Forslagspåminnelser stopper når...
- ...kunden ikke har signert forslaget, men det fastsatte antallet påminnelser er sendt.
- ...kunden har signert forslaget.
Påminn kundene om utestående fakturaer
For å sende påminnelser om ventende fakturaer: Slå på Påminnelser når du sender en faktura manuelt eller via automatisering. pipeline automatisering. Hvis du vil sende påminnelser om fakturaer som er sendt via pipeline automatisering, slår du på Påminnelser i pipeline innstillingene for automatiseringen Opprett faktura. Du kan når som helst slå på eller av påminnelser ved å redigere den ubetalte fakturaen.
En annen måte å sette opp automatiske påminnelser for ventende fakturaer på, er å sette dem opp i fakturamalen. Dette gjør du ved å slå på Send påminnelser til kunder, angi antall dager til neste påminnelse og antall påminnelser, og klikke på Lagre eller Lagre og avslutt.
Fakturapåminnelser stopper når...
- ...kunden har ikke betalt fakturaen, men det angitte antallet påminnelser er sendt.
- ...kunden har betalt fakturaen.
Merk: Du kan også sende fakturaer til kunder manuelt! Du finner mer informasjon her.
Reminding clients about actions inside a chat thread
To set up automatic reminders about pending actions inside a chat thread: Toggle on Reminders when you send a chat message either manually or via pipeline automation.
To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on Reminders in the pipeline settings for the Send Message automation, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.
Another way to set up automatic reminders for unread messages is to set them up within the chat template.
For details on how the reminders work for chats, go to the article about chat reminders.
Påminn kundene om ventende signaturer
Slik sender du manuelt en påminnelse om et dokument som venter på underskrift: Gå til fanen Dokumenter i klientkontoen, klikk på de tre prikkene enten helt til høyre for dokumentet i listen eller inne i selve dokumentet, og velg deretter Send signatur på nytt.
Slik konfigurerer du automatiske påminnelser om dokumenter som skal signeres: Slå på Påminnelser når du ber om en signatur for et dokument. Du kan når som helst slå på eller av påminnelser ved å åpne dokumentet som venter på signering - selv om det allerede er signert. Husk å klikke på Lagre når du endrer innstillingene for påminnelser.
Signaturpåminnelser stopper når...
- ...kunden har ikke signert dokumentet, men det fastsatte antallet påminnelser er sendt.
- ...kunden har signert dokumentet.
Påminnelse til kundene om ventende godkjenninger
Slik sender du en påminnelse manuelt om et dokument som venter på godkjenning: Gå til Dokumenter-fanen i klientkontoprofilen, klikk på de tre prikkene enten helt til høyre for dokumentet i listen eller inne i selve dokumentet, og velg deretter Send godkjenning på nytt .
Slik sender du en påminnelse manuelt om alle dokumenter som venter på godkjenning: Gå til Dokumenter i menyen til venstre, åpne fanen Godkjenninger , klikk på Be om godkjenning for ventende, gå gjennom og rediger meldingen til kunden (valgfritt), og klikk deretter på Send forespørsel.
Slik setter du opp påminnelser om dokumenter som venter på godkjenning: Slå på påminnelser når du ber om godkjenning av et dokument.
Godkjenningspåminnelser stopper når...
- ...kunden har ikke godkjent dokumentet, men det angitte antallet påminnelser er sendt.
- ...kunden har godkjent dokumentet.
