CRM (Grunnleggende): Portaltilgang, varsler, e-postsynkronisering

Enten du utarbeider selvangivelsen for en enkeltperson, en familie eller en bedrift, trenger hver enhet sin egen konto. Ulike personer (f.eks. familiemedlemmer eller forretningspartnere) kan imidlertid ha ulike innstillinger på kontoen. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer påloggingstilgang til klienter, varsler og e-post.

Dekket her:

• Slik legger du til flere e-postadresser
• LOGIN-bryteren, forklart
• Forklaring av EMAIL SYNC-bryteren
• NOTIFY-bryteren, forklart
• Varsler og e-post for kunder som venter på aktivering
• Fjerne brukertilgang fra en konto
• Endre en e-postadresse
• Bytte til en annen konto i kundeportalen

Slik legger du til flere e-postadresser

Fordi en kontakt er en person, er det naturlig at en kontakt kan ha flere e-postadresser (personlig, jobb osv.). Som standard har hver kontakt ett e-postadressefelt, men du kan opprette ekstra manuelt CRM felt eller legg til dem mens du oppretter nye kontakter manuelt eller importerer dem .

En firmaeier, administrator eller en ansatt med tilgangsrettigheter til å administrere kontoer kan legge til flere brukere (e-postadresser) på en konto.

Åpne Info-fanen i kontoprofilen, og gå deretter til Kontakter. Her ser du alle e-postadressene til kontaktene som er knyttet til kontoen. Hvis du vil legge til e-postadresser som ikke er oppført, kan du enten legge til en annen tilknyttet kontakt eller legge til en ny e-postadresse til kontakten som allerede er koblet til.

Følg disse trinnene:

1. Opprett egendefinerte CRM e-postfelt for å lagre de ekstra e-postadressene.
2. Oppdater den eksisterende kontakten for å inkludere en ekstra e-postadresse.
3. Slå på vekslingene LOGIN, NOTIFY og/eller EMAIL SYNC for e-postadressen hvis det er nødvendig (se mer om vekslingene nedenfor).

Merk! Hvis du endrer e-postadressen før den inviterte personen klikker på invitasjonslenken, deaktiveres den av sikkerhetsgrunner. En ny e-post med invitasjon vil bli sendt til den oppdaterte e-postadressen. 

LOGIN-bryteren, forklart

Når du angir en e-postadresse i en kontakt, kan du slå på LOGIN for å gi portaltilgang til personen som denne e-postadressen tilhører.

Hva dette gjør:

• Brukeren får en invitasjon til kundeportalen TaxDome slik at han eller hun får tilgang til kontoen sin.
• Alle kontakter som er knyttet til en konto med LOGIN aktivert ved siden av e-postadressen, kan logge på.

Når du har lagt til portaltilgang til en kontakts e-postadresse, blir du bedt om å sende en e-postinvitasjon til brukeren. Når du klikker på Send, sender TaxDome personen en aktiveringsforespørsel via e-post. For å aktivere kontoen må personen godta forespørselen og opprette et passord. Den nye brukeren kobles deretter automatisk til kontoen. Hver bruker har sin egen påloggingsinformasjon for en konto.

Forklaring av EMAIL SYNC-bryteren

Når du legger til en bruker i en konto, kan du også slå på EMAIL SYNC for brukerens e-postadresse.

Hva dette gjør:

• Du vil se alle e-poster mottatt fra den adressen i Inbox+ -delen og i E-post- fanen i kontoprofilen og kunne svare fra TaxDome .
• All historikk mellom synkroniserte e-poster og kontaktens e-poster vises automatisk på TaxDome.
• Hvis Automatisk lagring av vedlegg er aktivert, vil alle fremtidige e-poster med vedlegg automatisk lagre dokumentene i klientens Dokumenter-seksjon på kontoen.

Tips! Slå på EMAIL SYNC for fremtidige kunder som ennå ikke har tilgang til portalen (deres LOGIN er ikke slått på), slik at du også kan motta e-post fra dem.

NOTIFY-bryteren, forklart

Når NOTIFY er slått på for en e-postadresse i Kontakter-delen , mottar personen som e-postadressen tilhører, systemmeldinger (enten alle eller utvalgte). Du kan slå på NOTIFY når du legger til portaltilgang eller en ny e-postadresse til en konto - eller når du vil.

Tips! Du kan motta kopier av alle TaxDome e-poster som sendes til kunder. Slik kan du konfigurere mottak av systemvarsler som TaxDome sender til kunder.

Bestem hvilke varslinger brukeren skal få ved å klikke på de tre prikkene lengst til høyre for e-postadressen og deretter velge Varslingsinnstillinger.

Hva bryterne betyr:

Dokumenter: Last opp filer

• Varsler om nye dokumenter som er lastet opp av firmaet

Dokumenter: Forespørsler om underskrift

• Forespørsler om dokumenter i påvente av underskrift
• Påminnelser om dokumenter som venter på underskrift

Dokumenter: Godkjenninger

• Forespørsler om dokumenter i påvente av godkjenning
• Påminnelser om dokumenter som venter på godkjenning

Chatter og kundeoppgaver

• Varsler om nye meldinger, inkludert klientoppgaver
• Varsler om nye svar i chattetråder

Forslag

• Forespørsel om nye forslag
• Påminnelser om verserende forslag

Arrangører

• Forespørsler om nye arrangører
• Påminnelser om ventende arrangører

Fakturaer og betalinger

• Forespørsler om nye fakturaer
• Påminnelse om utestående fakturaer
• Bekreftelser for fakturabetalinger
• Varsler om utstedte refusjoner

Varsler og e-post for kunder som venter på aktivering

Hvis du har slått på LOGIN, NOTIFY og EMAIL SYNC for en kontakt som er knyttet til en konto, men som ennå ikke har aktivert kontoen sin, vil vedkommende likevel motta TaxDome e-post og systemvarsler:

• All vanlig e-post du sender fra TaxDome vil gå ut til mottakeren uavhengig av om kontoen deres er aktivert eller ikke. Du kan også motta Inbox+ -varsler om nye e-poster fra den kontakten som er koblet til kontoen (konfigurer dette i varslingsinnstillingene ).
• Alle systemmeldinger sendes til kontaktpersonens e-postadresse og inneholder banneret Kontoaktivering øverst i e-posten frem til vedkommende har aktivert kontoen.

Du kan alltid sende en invitasjon på nytt.

Fjerne brukertilgang fra en konto

Hvis noen ikke lenger ønsker å ha tilgang til en konto, kan du fjerne vedkommende. Under Info-fanen i kontoprofilen slår du av LOGIN til høyre for brukerens e-postadresse. Kontoen forblir intakt, men brukeren vil ikke lenger ha tilgang til den.

Endre en e-postadresse

Når en kundes e-postadresse endres, legger du til den nye e-postadressen som om det var en ny bruker.

Vær oppmerksom på dette! Pass på at du ikke umiddelbart fjerner den foreldede e-postadressen.

Følg i stedet disse trinnene:

1. Oppdater kundekontakten til å inkludere den nye e-postadressen i stedet for den gamle.

2. Slå på LOGIN-bryteren og vent til brukeren aksepterer invitasjonen som er sendt til den nye e-postadressen, slik at vedkommende ikke mister tilgangen til kontoen sin. 

3. Når klienten har akseptert invitasjonen, sletter du den tidligere e-postadressen fra delen Unlinked Emails ved å slå av LOGIN .

Bytte til en annen konto i kundeportalen

Ved innlogging vil brukere som har tilgang til mer enn én konto, se popup-vinduet for valg av ønsket konto og varselet med kontoen de logget inn med øverst på skjermen. Varselet øverst kan lukkes frem til neste innlogging ved å klikke på X helt til høyre for det.

De kan få tilgang til popup-vinduet når som helst senere ved å klikke på lenken Switch account nederst i det blå sidepanelet eller til høyre for varselet øverst.