Windows-app: Last opp dokumenter

Med Windows-applikasjonen TaxDome kan du raskt og enkelt laste opp dokumenter og mapper. Her er de ulike handlingene du kan utføre:

• Opplasting av dokumenter
• Opplasting av mapper
• Opplasting i bulk
  • Forberede mappestrukturen for masseopplasting
  • Opprette kontomapper i bulk fra kundelisten
• Vise opplastingshistorikken

Opplasting av dokumenter

Slik laster du opp filer ved hjelp av Windows-applikasjonen TaxDome :

1. Klikk på + NY øverst til venstre på -siden, velg Filopplasting og velg deretter filene du vil laste opp.

2. Velg klientkontoen du ønsker å laste opp filene til.

3. Klikk på LAST OPP FILER

Nedenfor kan du se hvordan du håndterer hvert nummererte avsnitt:

1. Konto: Velg hvilken konto dokumentene gjelder for. 

2. Velg filens destinasjon: Velg mappen på øverste nivå som du vil laste opp dokumentene til. Her finner du mer informasjon om synlighet og tilgangsnivåer.

3. Mappe: Som standard lagres dokumenter i en mappe på øverste nivå. Hvis du vil velge en undermappe, klikker du på Endre. Hvis du vil opprette en ny mappe, klikker du på mappeikonet, skriver inn navnet på den nye mappen, klikker på den grønne haken til høyre og klikker deretter på VELG.

4. Filnavn: Rediger navnet på filen ved behov.

5. Koble til jobb: Slå denne på, og velg deretter en jobb for kontoen som dokumentet skal kobles til. Les mer om hvordan du kobler elementer til jobber.

 6. Lås dokumentet til en ubetalt faktura: Slå denne på hvis du vil at dokumentet skal være synlig for kunden, men først kan lastes ned når kunden har betalt for tjenesten. Dokumentet låses opp så snart betalingen er gjennomført. Velg fakturaen du ønsker å låse dokumentet til fra listen, eller klikk på OPPRETTE NY FAKTURA for å opprette en ny faktura, og klikk deretter på VELG. (Her er mer informasjon om låse dokumenter til fakturaer.)

Merk: Dette alternativet er kun tilgjengelig for opplastinger til mapper på øverste nivå med Kunden kan se tilgang. Du kan lese mer om Synlighetsinnstillinger.

7. Be om godkjenning frakunden: Slå på denne funksjonen for å finne ut om kundene er fornøyde med arbeidet ditt eller om det er behov for endringer. Her finner du mer informasjon om hvordan du ber om tilbakemeldinger fra kundene.

8. Be om kundesignatur: Hvis du vil at kundene skal e-signere dokumenter, slår du denne på. Her kan du lese mer om hvordan du legger til signaturfelt.

9. Beskrivelse: Rediger beskrivelsen av dokumentet ved behov (opptil 150 tegn).

10. Informer klienter om opplasting: Informer klienter om at en fil er lastet opp. Som standard er denne funksjonen slått på, slik at de får et automatisk e-postvarsel. Slå den av hvis du ikke vil at kundene skal motta varsler.

Merk: Dette alternativet er kun tilgjengelig for opplastinger til mapper på øverste nivå med Kunden kan se tilgang. Her er mer informasjon om Synlighetsinnstillinger.

11. LAST OPP FILER: Klikk for å starte opplastingsprosessen; du vil se fremdriften. Når filene er lastet opp, vil de være tilgjengelige i fanen Dokumenter i klientkontoprofilen.

Opplasting av mapper

Med Windows-applikasjonen TaxDome kan du laste opp hele mapper som inneholder flere klientkontodokumenter. For å legge til en mappe klikker du på + NY, velger Opplasting av mappe og velger deretter mappen. Fortsett som beskrevet ovenfor. Det går mye raskere enn å laste opp dokumentene ett og ett.

Husk følgende når du laster opp mapper:

1. TaxDome behandler alle filene i den valgte mappen og dens undermapper.

2. Av hensyn til datasikkerheten gjenkjenner TaxDome ikke alle filtyper (mer om filtyper som ikke gjenkjennes).

3. Du kan oppgi detaljer for hvert dokument i mapper og undermapper: velg klient, målmappe osv.

4. Den opprinnelige mappestrukturen kopieres ikke i TaxDome; du må opprette nye mapper for å organisere filene dine. Eller du kan masseopplaste for å beholde den opprinnelige strukturen. Vær oppmerksom på at nye mapper opprettes med tilgangsnivået Klienten kan vise og redigere.

5. Du kan ikke velge flere mapper samtidig. Hvis du må laste opp dokumenter fra flere forskjellige mapper, bruker du knappen LAST OPP MAPP for hver enkelt mappe.

Opplasting i bulk

Funksjonen for masseopplasting er nyttig når du har mange gamle kundedokumenter i mapper på skrivebordet eller i nettskyen. Med masseopplasting kan du raskt flytte disse dokumentene til TaxDome.

Når du masseopplaster:

• Filer som ikke er i mapper, lastes opp til en privat mappe på øverste nivå. På denne måten kan du sortere dem når du er klar. Hvis du ikke allerede har en mappe på øverste nivå som heter Privat, opprettes den automatisk for deg.
• Mapper på skrivebordet matches automatisk med kontonavnene i TaxDome, slik at du ikke trenger å velge hver enkelt mappe manuelt.
• Hvis en skrivebordsmappe ikke har en matchende klientkonto, kan du raskt opprette en.
• Filene lastes opp i bakgrunnen, slik at du kan bruke appen mens opplastingen pågår.

Slik laster du opp store mengder:

1. Plasser hvert dokument du skal laste opp i riktig klientmappe. Opprett så mange undermapper du trenger i en klientmappe. Maksimal filstørrelse for opplasting er 300 Mb.

2. Klikk på +NEW, og velg deretter Bulk Upload. Du kan også høyreklikke på ikonet TaxDome i Windows-skuffen og velge Bulk Upload.

3. Locate the parent folder you’ve created. If the name of the folder is the account name or ID, the TaxDome Windows application will match the client names automatically. You also have the option of adding new accounts or selecting existing accounts.

Sjekk ut tipsene våre om mappeforberedelser nedenfor:

• Forberede mappestrukturen for masseopplasting
• Opprette kontomapper i bulk 

4. Finn opplastingsdestinasjonen i rullegardinmenyen Destination ved å velge en mappe, eller klikk på knappen CREATE FOLDER for å laste opp filer til en ny mappe.

5. Klikk på LAST OPP FILER for å legge til dokumentene dine på TaxDome.

Du kan følge med på opplastingen eller minimere den, slik at den fortsetter å kjøre i bakgrunnen. Når filene er ferdig opplastet, kan du laste ned en rapport. Vellykket opplastede filer vil være tilgjengelige i Dokumenter-delen av hver klientprofil med mappestrukturen på plass.

Filer som ikke er matchet med en konto, kan vises under fanen Unmatched. 

Hvis det har oppstått feil under opplastingsprosessen, vises disse under fanen Feil.

Forberede mappestrukturen for masseopplasting

To make sure your folders are automatically paired with the proper client accounts, each folder name needs to match its corresponding TaxDome client account name or account ID.

To find a client ID and account name, go to the Clients section. They are listed in the ID and NAME columns. Client account names are either the name of the organization or the first and last name of the client.

A client ID is a unique combination of two letters and one number, such as JB1 or AR2.

Opprette kontomapper i bulk 

Når du bruker Bulk Upload-funksjonen (mer informasjon her) eller kopierer filer fra TD Drive til lokale mapper eller omvendt, må du ha opprettet kontomapper på datamaskinen. Her viser vi deg hvordan du gjør det raskt, selv om du har mange klienter.

For å gjøre dette må du lage et skript for oppretting av mapper. Slik gjør du det:

1. Klargjør CSV-filen du brukte til å importere kontakter til TaxDome. Du kan også bruke funksjonen Eksporter kontoer på siden Klienter . Her finner du mer informasjon om eksport av kontaktlister.
2. Opprett en mappe på skrivebordet og plasser CSV-filen i mappen.
3. Åpne CSV-filen. Finn kolonnen med kontonavn; det er den eneste du trenger. Slett alle de andre kolonnene.



4. Kopier formelen:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34) ) i cellen til høyre for cellen med kontonavnet, og bruk den deretter på hele kolonnen (du kan bruke autofyll-funksjonene i Google Sheets eller Excel). Hvis CONCATENATE-formelen ikke er tilgjengelig i programvaren din, kan du prøve å bruke CONCATE i stedet.

5. 

6. Velg alle cellene med formelen (kolonne B) og kopier dem.
7. Opprett en notisblokkfil i samme mappe og lim inn verdien i den. Lagre filen, gi den navnet Script.bat og velg filtypen Alle filer. Lukk deretter filen.
8. Åpne Script.bat for å kjøre skriptet. Det vil raskt opprette flere mapper.

Nå er du klar til å bruke Bulk Upload-funksjonen til raskt å flytte alle mappene til TaxDome. Her er mer informasjon.

Vise opplastingshistorikken

Not sure that you’ve uploaded all the necessary documents? View your upload history to find out. Click the UPLOAD HISTORY link to see the date, file name, client info and uploading status. Click CLEAR HISTORY to delete this info (this will not delete your files).