Administrer team (grunnleggende): Tilgang og tildelte personer

Det kan fort bli uoversiktlig å administrere mange oppgaver blant mange teammedlemmer. Ved å tilordne kunder, oppgaver, jobber og fakturaer til bestemte teammedlemmer kan bedriftseiere og administratorer holde oversikt over hvem som gjør hva - og hvem de kan henvende seg til når det dukker opp spørsmål. Finn ut mer om hvordan du tildeler oppgaver til teammedlemmer.

Dekket her:

• Gi tilgang til kontoen
• Følgende kontoer
• Å gi pipeline tilgang
• Utvelgelse av jobbsøkere
• Utvelgelse av oppgavegivere
• Valg av fakturamottakere

Webinar - Effektiv teamledelse og kommunikasjon! Fredag kl. 13.00 EST. Registrer her

Gi tilgang til kontoen

Teammedlemmene er begrenset på TaxDome inntil de faktisk er tildelt en konto. Når de er det, kan de se og redigere kundeinformasjon, laste opp dokumenter, opprette fakturaer, sende meldinger, opprette notater, se tilknyttede kontakter - og mye mer. Du finner mer informasjon her.

Bare firmaets eier eller administrator kan gi teammedlemmer tilgang til kontoer. Det finnes flere måter å gjøre det på:

• Gi teammedlemmer standardtilgang (dvs. tilgang til alle kontoer).
• Tilordne teammedlemmer til bestemte kontoer.
• Tildel teammedlemmer når du oppretter eller importerer kontoer.
• Tildel teammedlemmer til eksisterende kontoer.
• Bruk pipeline automatiseringer for å gi teammedlemmer midlertidig tilgang til kontoer.

Du finner mer informasjon her.

Følgende kontoer

Når teammedlemmer følger en konto, mottar de varsler om kontoens aktivitet (enten de er tilordnet kontoen eller ikke). Du finner mer informasjon her.

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article.

Å gi pipeline tilgang

Team members are given access to pipelines in the Edit pipeline window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

Følgende skjer når et teammedlem legges til i feltet Tilgjengelig for i vinduetRediger pipeline vinduet i feltet Tilgjengelig for:

• They see the pipeline on their Workflow > Pipelines page.
• De kan legge til, redigere og flytte jobber fra trinn til trinn for sine tildelte kontoer.
• They have access to the Workflow section, where they can see and access all pipelines and jobs for their assigned accounts.

Tips: For å kunne se kontoens jobber i en pipelinemå et teammedlem ha tilgang til både kontoen pipeline og til kontoen. Det er en rask måte å gi dem tilgang på: Bare @nevn dem i en jobbkommentar. De får et varsel på Inbox+, enten de har tilgang eller ikke, og kan be om tilgang. Når de har fått tilgang, vil de ha tilgang både til kontoen og til pipeline.

Utvelgelse av jobbsøkere

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Med jobbtildelere kan du se hvem som er ansvarlig for en bestemt jobb. Du kan også filtrere etter mottaker. Du kan opprette så mange mottakere du vil for hver jobb.

Her er noen eksempler på hvordan du kan dra nytte av å legge til mottakere i jobber:

• Job tracker: if you have staff responsible for keeping track of job progress, you can have all jobs assigned to them. Then this person will be able to see all jobs from all pipelines on one page.
• Et dedikert team: Siden jobben kan ha flere mottakere, kan det være lurt å tildele den til alle som skal jobbe med den.
• Uavhengig teamarbeid: Hvis ulike personer utfører en del av en jobb på ulike stadier i prosessen, kan du bytte ut de ulike personene etter behov. Du kan for eksempel tildele en jobb til kundeansvarlig i første fase, deretter til klargjøreren i neste fase, så til korrekturleseren og så videre. Teammedlemmene kan legge igjen kommentarer til hverandre på jobbkortet. De kan også koble sammen dokumenter, notater osv. slik at personen som jobber med neste trinn i jobben, har et fullstendig bilde.

Teammedlemmer kan tildeles jobber på fem ulike måter:

• Ved å bruke en pipeline automatisering
• Inne i et jobbkort i feltet Oppdragstakere
• Inne i en jobbmal i feltet Oppdragstakere

• På siden Workflow > Jobs. Klikk på navnet i kolonnen JOBBTILDELER og velg én eller flere tildelere. Hvis flere enn én er valgt, ser du antall ekstra oppdragstakere til høyre. Hold musepekeren over dem for å se navnene deres.

• Gå til siden Workflow > Job recurrences. Klikk på feltet Oppdragstaker i kolonnen Oppdragstakere, og velg én eller flere oppdragstakere. Hvis flere enn én er valgt, ser du antall ekstra oppdragstakere til høyre. Hold musepekeren over for å se navnene deres.

Du kan til og med velge om du vil se mottakeren på jobbkortet. Les mer om hvordan du tilpasser jobbkort.

Filtrer jobblisten etter mottaker ved hjelp av Team-filteret på Jobs-siden .

Du kan også spore alle jobber innenfor en pipeline ved hjelp av filteret Jobbtildelt:

Note: Remember, jobs go into pipelines. Team members assigned to jobs also need to have access to the pipelines that contain those jobs.

Utvelgelse av oppgavegivere

Du kan tilordne så mange teammedlemmer til en oppgave som du ønsker i feltet Tilordnede i oppgavevinduet (nedenfor).

Hvis en oppgave er knyttet til en jobb, kan du når som helst enkelt endre mottaker inne i jobben. Du finner mer informasjon her.

Slå på Tilordne oppgave til jobbmottaker i automatiseringen av Opprett oppgave i pipeline innstillingene slik at jobb- og oppgavemottaker er samme person.

Team members can see their tasks on one page by navigating to  Workflow > Tasks from the left menu bar. They don’t need access to the accounts or pipelines the tasks are for to view and edit them.

Tips: Klikk på Oppdater kontotilgang pipeline kan du opprette oppgaver for bestemte teammedlemmer og gi dem midlertidig tilgang til kontoer. For eksempel kan et trinn i en pipeline kan for eksempel inneholde en Gjennomgå dokumenter oppgave for et bestemt teammedlem. Du finner mer informasjon her.

Valg av fakturamottakere

Teammedlemmet som er tilordnet en faktura, får kreditering for å ha utført tjenestene den omfatter. Som standard tilordnes fakturaen til den personen som oppretter den. Du finner mer informasjon her. 

En firmaeier, administrator eller et teammedlem med tilgang til Administrer fakturaer og Tildel teammedlemmer kan endre mottaker.