CRM (Grunnleggende): Legg til kundekontoer
Legg til kundene dine på TaxDome én om gangen eller i grupper. Kunder kan også registrere seg på egen hånd ved å gå til portalen TaxDome .
Dekket her:
- Opprette kundekontoer
- Koble kontakter mens du legger til kontoer
- Legge til portaltilgang til kontoer
- Slik slår du av påmeldingslenken til portalen din
- Vise ventende aktiveringer og sende invitasjoner på nytt
- Hvordan vet jeg når nye kunder har registrert seg på TaxDome?
Webinar - TaxDome 101: Kom i gang med TaxDome ! Mandag kl. 13.00 EST. Registrer her
Opprette kundekontoer
Kundekontoer kan opprettes på to måter:
Opprette kundekonto i TaxDome portal
En firmaeier, administrator eller en ansatt med tilgangsrettigheter til å administrere kontoer kan opprette en ny kundekonto.
Følg disse trinnene:
1. Klikk på knappen Ny øverst til venstre, og velg deretter Konto i uttrekksmenyen. Du kan også klikke på Ny på siden Kontoer.
2. Velg kontotype, privatperson eller selskap, og klikk deretter på Fortsett.
3. I fanen Kontakter kan du enten koble til en eksisterende kontakt eller opprette en ny: Skriv inn for- og etternavn på personen som er tilknyttet en konto, og legg deretter til e-postadressen.
4. Klikk på Opprett. Og det var det!
Vær oppmerksom på dette! For for- og etternavn må du unngå å bruke spesialtegn som ikke kan brukes i katalognavn i Windows. Unngå for eksempel å bruke skilletegn eller spesialtegn som kolon (:), dobbelt anførselstegn ("), skråstrek (/), backslash (\), loddrett strek eller pipe(| ), spørsmålstegn eller stjerne (*). Hvis du gjør det, får du ikke tilgang til filene dine via stasjonen TaxDome .
Nedenfor finner du mer informasjon om de nummererte elementene i vinduet Ny konto:
Trinn 1. Kontoinformasjon
Konto er en enhet du samhandler med. Velg type og noen innstillinger for den nye kontoen.
1. Type kunde: Hvis kunden er et firma, velger du Firma. Hvis det er en person eller en familie, velger du Individuell.
2. Kontonavn: Dette navnet vises på siden Kunder. Hvis du lar feltet stå tomt, genereres det fra kontaktens fornavn og etternavn (eller fra firmanavnet hvis du oppretter en firmakonto).
3. Firmanavn: Dette feltet vises bare når du velger Firmatype . Dette vil bli brukt som kontonavn som standard.
4.Tagger: Tildel tagger for å kategorisere kontoer. Her finner du mer informasjon om tagger.
5. Teammedlemmer: Gi ett eller flere teammedlemmer tilgang til en konto ved å velge dem fra nedtrekkslisten Teammedlemmer. De vil da motta et varsel. Som standard gis tilgang til en konto til brukeren som oppretter kontoen, og til alle ansatte med standard kontotilgang.
6. Mappemal: Bruk en mappemal som inneholder egendefinerte mapper og undermapper. Hvis du lar dette feltet stå tomt, opprettes en forhåndsdefinert mappestruktur med mappen Klientens opplastede dokumenter på øverste nivå. Les mer om mappemaler.
7. Egendefinerte felt: Hvis du har opprettet egendefinerte felt for kontoene dine, vises de her. Her kan du lære om hvordan du legger til dine egne egendefinerte felt på CRM .
Trinn 2. Kontakter
De faktiske personene (også kalt kunder) som har kontoer på TaxDome , identifiseres alltid ved hjelp av kontakter, dvs. for- og etternavn og e-postadresse. Du må legge til minst én kontakt i kontoen din - enten ved å opprette en ny eller koble til en eksisterende.
1. Koble eksisterende kontakt: Hvis du vil koble en konto til en kontakt som allerede er lagt til, klikker du på denne lenken, begynner å skrive inn kontaktnavnet og klikker deretter på Legg til. Ellers fyller du ut feltene nedenfor for å legge til en ny kontakt.
2. Kontaktinformasjon: Ved å legge inn kundenes personlige opplysninger sikrer du at du har informasjonen deres tilgjengelig, for eksempel telefonnummer eller gateadresse. For enkeltpersoner vil for- og etternavnet som angis her, bli brukt som kontonavn i standardformatet.
3. Egendefinerte felt: Hvis du har opprettet egendefinerte felt for kontaktene dine, vises de her. Finn ut hvordan du legger til egendefinerte felt på CRM .
4. E-post: Kundene får ikke tilgang til portalen med mindre kontaktinformasjonen inneholder e-postadressen deres.
5. Kontroller tilgangen til kontoen for hver kontakt ved hjelp av bryterne:
- PÅLOGGING: Når denne funksjonen er slått på, får kontakten tilgang til klientportalen TaxDome for å komme inn på kontoen. Du kan slå LOGIN på, men velge å invitere klientene senere (se avsnittet om å legge til portaltilgang nedenfor).
- NOTIFY: Når NOTIFY er slått på, mottar kontakten alle systemvarsler (f.eks. meldinger, fakturaer, arrangører osv.), alle e-poster og masse-e-poster som sendes til kontoen fra TaxDome, og alle e-poster som sendes til kontoen via pipeline automation.
- EMAIL SYNC: Når denne funksjonen er slått på, vises alle e-poster som mottas fra kontakten, både i din Inbox+ samt i e-postfanen på kontoen, og du kan svare kontakten fra TaxDome. All historikk mellom dine synkroniserte e-postadresser og kontaktens e-postadresse fylles automatisk ut på TaxDome og er tilgjengelig i e-postfanen på kontoen.
6. Tagger: Tildel tagger for å kategorisere kontakter. Her finner du mer informasjon om tagger.
7. Telefonnummer: Du kan legge til alle telefonnumre i denne blokken. Med alternativknappen ved siden av hvert telefonnummer kan du velge det primære telefonnummeret som skal brukes til SMS.
8. Adresse: Legg til kontaktens fullstendige adresse for å sikre at den er organisert og lett å finne.
9. Legg til ny kontakt: Opprett flere kontakter for denne kontoen.
10. Opprett: Klikk på knappen for å opprette en konto på TaxDome.
Legge til portaltilgang til kontoer
Hvis du slo på LOGIN for kontaktens e-postadresse da du opprettet kontoen, , vil du bli bedt om å invitere dem via klientportalen.
Hvis du vil legge til en egendefinert melding i invitasjonen, skriver du i feltet Personlig melding og klikker deretter på Send.
You can also turn on portal access but choose not to send an invitation right away by clicking Skip; this way, you can work on the account—upload documents, add pipelines, create tasks and so on—before the contact visits the portal.
Hvis du ikke la til portaltilgang til kontoer da du opprettet dem, kan du gjøre det når som helst:
1. Gå til fanen Info i kundeprofilen (tilgjengelig når du har opprettet en konto).
2. Hvis du allerede har knyttet kontoen til en eller flere kontakter, ser du dem under Kontakter . Slå på LOGIN-bryteren ved siden av hver kontakt du vil gi portaltilgang til.
3. Hvis du vil legge til en egendefinert melding i invitasjonen, skriver du i feltet Personlig melding i popup-vinduet og klikker deretter på Send.
Merk! Hvis en kontakt er knyttet til flere kontoer, må du gi portaltilgang til hver av disse kontoene. De vil da kunne bytte mellom konto ene når de logger inn.
Når en kunde mottar en e-postinvitasjon til portalen TaxDome , må vedkommende aktivere kontoen. Kunden klikker på lenken i e-posten og oppretter deretter et passord. Du kan se hvilke kunder som ennå ikke har aktivert kontoene sine og invitere dem på nytt ved å navigere til Kunder > Konto er fra venstre menylinje og deretter velge fanen Venter på aktivering.
Slik slår du av påmeldingslenken til portalen din
Gå hit.
Hvordan vet jeg når nye kunder har registrert seg på TaxDome?
Når en kunde oppretter en konto på TaxDome , mottar alle tildelte teammedlemmer et varsel i sine Inbox+ og en e-post. Klikk på lenken Gå til... for å se den nye klientprofilen.
