Dokumenter (grunnleggende): Be om e-tilbakemelding (godkjenne/avslå) fra kunder

Forsikre deg om at kundene er fornøyde og at du ikke har oversett noe ved å be om godkjenning av dokumentene du har utarbeidet. På denne måten kan du ikke bare forsikre deg om at kundene er fornøyde med arbeidet ditt, men også kontrollere at du har gjort alt riktig.

Når en kunde ikke er fornøyd, blir han eller hun bedt om å forklare hvorfor, slik at du umiddelbart vet hva du skal ta tak i.

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Dekket her:

• Slik ber du om godkjenninger
• Påminnelse til kundene om ventende godkjenninger
• Slik ser godkjenninger ut fra kundens side
• Vet du når en kunde har godkjent eller ikke godkjent et dokument?
• Administrere godkjenninger
• Finne alle kontoer med dokumenter som venter på godkjenning
• Finne ut hvorfor en kunde har avvist et dokument
• Koble Dokumenter som venter på godkjenning til jobber og bruke Automove

Slik ber du om godkjenninger

Ønsker du å få kundens godkjenning for en tjeneste du har utført? Slå på Be om godkjenning fra kunden når du laster opp dokumenter til en mappe med Kunden kan se tilgang eller mens du redigere et allerede opplastet dokument. Sett deretter opp Påminnelser hvis du vil ha dem også. 

Påminnelse til kundene om ventende godkjenninger

Kundene dine får et e-postvarsel når du sender dem et dokument som må godkjennes. Velg om du også vil at de skal få påminnelser når det tar for lang tid.

Hvis du vil ha en påminnelse om å gå ut, kan du enten...

• ...sende et varsel pånytt manuelt.
• ...sette opp automatiske påminnelser.

Sende en ny påminnelse manuelt 

Følg disse trinnene for å sende en manuell påminnelse til kunden om å godkjenne et dokument:

1. Gå til klientens konto, velg fanen Dokumenter , åpne underfanen Godkjenninger og klikk deretter på Be om godkjenning for ventende.
2. Gå gjennom og rediger meldingen til klienten (valgfritt), og klikk deretter på knappen Send forespørsel .

Dette er hva som skjer:

• En ekstra e-postmelding sendes til klienten.
• Et portalvarsel flyttes til toppen av kundens gjøremål.

Automatiske påminnelser

Slå på Påminnelser når du laster opp dokumenter du vil at kundene skal godkjenne. Du kan også aktivere denne funksjonen når som helst ved å klikke på de tre prikkene helt til høyre for dokumentnavnet og velge Rediger. Når påminnelser er slått på, sendes det ut en ekstra e-post til kunden når de ikke godkjenner dokumentet innen et visst antall dager. Når du har slått på påminnelser, kan du gjøre noen valg.  

• Dager til neste påminnelse: Påminn klienten etter x dager med inaktivitet. Som standard sendes en påminnelse tre dager etter at dokumentet er lastet opp.

• Antall påminnelser: Send opptil x antall påminnelser. Som standard får kunden bare én påminnelse på e-post.

Påminnelser stopper når...

• ...kunden har ikke godkjent dokumentet, men det angitte antallet påminnelser er sendt.
• ...kunden godkjente dokumentet.

Slik ser godkjenninger ut fra kundens side

Når du har sendt dokumenter som må godkjennes, får kunden et varsel på dashbordet og en melding i e-posten.

På kundeportalen vil de se alle dokumenter som venter på godkjenning i popup-vinduet Venter på handling påDokumenter-siden . Nedenfor viser vi hvordan kunden godkjenner arbeidet ditt:

Vil du se TaxDome fra kundens side? Ta en titt på en skrivebeskyttet visning av portalen deres.

Koble Dokumenter som venter på godkjenning til jobber og bruke Automove

Koble dokumenter som venter på godkjenning til jobber, slik at de umiddelbart er tilgjengelige på pipelines. I tillegg kan du slå på Automove-jobber  . Når kunden godkjenner et dokument, går jobben automatisk videre til neste trinn i prosessen. pipeline.

Slik fungerer det:

1. Åpne pipeline innstillingene, legg til stadiet for dokumentet som venter på godkjenning, og slå deretter påAutomove Jobs. Du trenger ikke å legge til automatiseringer.

2. Gå til pipelineKontroller at jobben er i riktig fase, og koble deretter dokumentet som venter på godkjenning til den: Klikk på jobbboksen, klikk på + Link øverst, velg Documents, klikk på mappen og velg filen(e), og klikk deretter på Link.

Det var det! Når kunden har godkjent dokumentet, går jobben automatisk videre til neste trinn i prosessen. pipeline. Og hvis du flytter jobben manuelt, kan du bestemme hva du vil gjøre med det tilknyttede dokumentet.

Vet du når en kunde har godkjent eller ikke godkjent et dokument?

Når en kunde har godkjent eller avvist et dokument, flyttes det til toppen av listen Recent på Documents-siden . 

Hvis du har krysset av for Godkjenninger i Innstillinger under Varslingsinnstillinger, vil du også motta en e-post og et varsel i din Inbox+. 

Klikk på dokumentets navn eller Gå til... for å se det.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Dokumentets revisjonsspor viser om kunden har godkjent eller ikke godkjent et dokument.

Administrere godkjenninger

1. Det finnes flere måter å finne dokumenter som venter på godkjenning på. Velg den som passer best for deg:

• Gå til Dokumenter for å se alle dokumenter som det er jobbet aktivt med (lastet opp, redigert, sendt, låst til en faktura osv.) de siste 30 dagene, 
• Gå til Dokumenter, deretter Dokumenter, og velg deretter klienten for å se dokumenter for én klient.
• Gå til Dokumenter-fanen fra klientens konto. 

2. Vil du begrense listen over dokumenter som venter på godkjenning? Klikk påFilter øverst til høyre og velg ett eller flere filtre i delen Godkjenninger for å begrense søkeresultatene. 

• Alle: alle dokumenter som venter på godkjenning
• Venter på betaling: alle dokumenter som er låst til fakturaer og venter på betaling.
• Venter på godkjenning: alle dokumenter som venter på godkjenning fra kunden.
• Godkjent: alle dokumenter som er godkjent av kunden
• Avvist: alle dokumenter som er avvist av kunden

3. Klikk på Bruk for å filtrere listen.

Hvis du vil se alle dokumenter som venter på godkjenning for en klient, går du til kontoen, åpner Dokumenter og deretter underfanen Godkjenninger .

Du vil se følgende informasjon:

• Dokumentnavn: dokumentets navn sammen med et ikon som viser filtypen.
• Forespørselsdato: datoen da kunden ble bedt om godkjenning.
• Lastet opp av: navnet på teammedlemmet som lastet opp dokumentet.
• Beskrivelse: en beskrivelse av dokumentet hvis en slik ble lagt til da dokumentet ble lastet opp (valgfritt).
• Status: den status av dokumentet. Les mer om dokumentstatus her.
• Avvist: datoen da dokumentet ble avvist dersom det var

Finne alle kontoer med dokumenter som venter på godkjenning

Du kan enkelt filtrere listen over kundekontoer for å se hvilke som har dokumenter som venter på godkjenning.

1. Gå til Klienter, og klikk deretter på Filter.
2. Velg Godkjenninger i rullegardinmenyen, og kryss av for Venter på godkjenning.

Du kan også legge til filteret på Dokumenter-siden i kategorien Nylig .

Finne ut hvorfor en kunde har avvist et dokument

Hvis en kunde ikke er helt fornøyd med et dokument du har utarbeidet, ber TaxDome kunden om å forklare hvorfor. Hvis du vil se kundens tilbakemelding, åpner du dokumentet, klikker på de tre prikkene øverst til høyre og velger Vis mer info (knappen er ikke tilgjengelig hvis dokumentet ble godkjent). Til høyre for dokumentet finner du listen over grunner til avslag med kundens kommentarer.

Klikk på Tilbake for å gå tilbake til dokumentlisten.