Oppgaver (grunnleggende): Opprett oppgaver og gjøremål
Our Tasks feature helps you manage your to-dos to make sure everyone—including you—stays on point, which is crucial to any tax practice. Tasks not only lets you know what’s next on your agenda but also what’s being handled by the rest of your team. Plus, you can automate tasks inside pipelines; this way, they are automatically generated exactly when you need them to be.
Dekket her:
Webinar - Workflow automatisering: Optimaliser dine interne prosesser! Tirsdag kl. 13.00 EST. Registrer her
Opprette oppgaver
On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job. A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features.
Because there are so many moving parts to a tax practice, we’ve designed a system where you can automate tasks within your pipelines. This way, the tasks are automatically generated as a job moves from stage to stage within a pipeline. And if you want to manually create a task, you can also link it to a specific job. There’s lots of flexibility!
Oppgaver kan opprettes av en firmaeier, administrator eller en ansatt som har fått tilgang til kontoen eller tilgangsrettigheter til å se alle kontoer.
Du kan opprette oppgaver på flere måter:
- Lag en frittstående oppgave
- Lag en oppgave for flere klienter
- Legg til detaljer i en oppgave
- Lag en oppgave fra en e-post
- Automate tasks inside pipelines
Lag en frittstående oppgave
Følg disse trinnene for å opprette en enkelt oppgave:
1. Klikk på knappen NY øverst til venstre, og velg deretter Oppgave i skjermbildet.
2. Skriv inn navnet på oppgaven i ønsket felt.
3. Nå er det gjort! Klikk på knappen Opprett oppgave.
Lag en oppgave for flere klienter
Hvis du har behov for å opprette den samme oppgaven for en rekke ulike kunder, kan du bruke bulkfunksjonen vår:
1. Gå til Klienter > Kontoer, merk av i avmerkingsboksene ved siden av klientkontoene, klikk deretter på Flere handlinger og velg Opprett oppgave i rullegardinmenyen.
2. Skriv inn navnet på oppgaven (f.eks. Forbered 1040) i ønsket felt.
3. Nå er det gjort! Klikk på knappen Opprett oppgave.
Legg til detaljer i en oppgave
Legg til flere detaljer i oppgaven ved behov. Du kan...
1. Konto(er). Legg til en klientkonto eller la feltet Klient stå tomt hvis oppgaven ikke er for en bestemt klient.
2. Jobb. Hvis du bare har valgt én konto i forrige trinn, kan du velge en jobb du vil knytte oppgaven til. En oppgave kan bare knyttes til én jobb.
3. Mal. Fyll oppgaven med en av de tidligere lagrede malene dine. Klikk på mal-listen for å velge en mal (les mer om oppgavemaler her).
4. Mottaker(e). Tildel oppgaven til et teammedlem eller flere hvis prosjektet krever flere. Når du tildeler en oppgave, blir den automatisk synlig for de tildelte teammedlemmene. Les mer om tilordnede i artikkelen.
5. Prioritet. Velg prioritetsnivå: LAV, HØY, MIDDELS eller HASTENDE. Standardprioriteten er MIDDELS.
6. Oppgavens navn. Det er obligatorisk å fylle ut dette feltet, og det vil være navnet du ser i oppgavelisten og inne i jobben.
7. Status. Statuser hjelper deg med å holde oversikt over hvor langt en oppgave har kommet. Når oppgaven er fullført, kan du eller det tildelte teammedlemmet endre statusen fra status til FULLFØRT.
8. Beskrivelse. Bruk beskrivelsen til å dokumentere fremdriften eller åpne oppgaver. Når du åpner oppgavelisten, kan du på denne måten se hva slags tilstand oppgavene befinner seg i. Du kan bruke tekstformatering, emoji, kuler, nummererte lister og sette inn lenker. Du kan også nevne teammedlemmene dine for å varsle dem om oppgaven uten å måtte tildele den til dem.
9. Tagger. Disse hjelper deg med å kategorisere og sortere oppgavene dine. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Bruk av konto- og oppgavetagger.
10. Startdato, forfallsdato. Det er valgfritt å angi datoer, men det kan være et nyttig verktøy for tidsstyring. Du får en e-postpåminnelse tre dager før oppgavens forfallsdato. Og du kan se hvilke oppgaver som er forsinket ved hjelp av utropstegn-ikonet ved siden av navnet i oppgavelisten.
11. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here). For example, create a “Don’t forget to pay the electric bill!” task for yourself. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating Tasks Inside Pipelines).
12. Koble til kontonotater. Koble til kontonotater som kan hjelpe lagkameratene dine med å fullføre oppgaven. Når notatet er koblet til, kan du se det under Kontonotater. (detaljer i artikkelen).
13. Legg ved dokumenter. Oppgaven kan inneholde dokumenter som du eller andre teammedlemmer må jobbe med (se nedenfor).
14. Deloppgaver. Oppgaven din kan inneholde mindre gjøremål (se nedenfor).
15. Kommentarer. Skriv nyttige påminnelser om oppgaven. Når det ikke lenger er relevant, sletter du det.
Lag en oppgave fra en e-post
Det kan hende du ønsker å opprette en oppgave fra en e-post du har mottatt fra en kunde. Dette gjøres enkelt fra Inbox+ varslingssenteret. Slik gjør du det:
1. Fra siden Inbox+ siden klikker du på e-postvarslingslinjen for å utvide den, og deretter klikker du på koblingen Opprett oppgave. Hvis e-postadressen er knyttet til flere kontoer, kan du velge den du ønsker.
2. Siden Opprett oppgave åpnes. Feltene er allerede fylt ut fra kundens e-post:
- Klient: klienten som har sendt e-posten.
- Oppgavenavn: e-postens emnelinje.
- Beskrivelse: E-postens brødtekst.
3. Klikk på knappen Opprett oppgave for å lagre oppgaven. Når oppgaven er opprettet, flyttes varselet automatisk til fanen Arkivert i Inbox+.
Automatiser oppgaver i en pipeline
To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.
Opprette underoppgaver
En oppgave kan ha underoppgaver. Disse ser ut som sjekklister. Underoppgavene må utføres for at den overordnede oppgaven skal kunne fullføres. Du legger til underoppgaver når du oppretter eller redigerer en oppgave.
1. Når du slår på vekslingsknappen Deloppgaver , vises en avmerkingsboks med et felt for en gjøremålsoppgave. Fyll inn navnet på deloppgaven eller gjøremålet.
2. Klikk på Legg til underoppgave for å opprette flere elementer på sjekklisten.
3. Klikk på CREATE TASK eller SAVE for å beholde endringene.
Når en deloppgave er fullført, kan du krysse av i boksen ved siden av den.
I kolonnenUNDEROPPGAVER i oppgavelisten vises antall fullførte deloppgaver og totalt antall gjenstående deloppgaver.
Legge til filer i oppgaver
Du trenger en mappe med tilgangsnivået privat for å legge ved filer til en oppgave for en bestemt klient (du kan ikke gjøre det for mer enn én klient om gangen).
- Hvis du vil legge ved filer fra skrivebordet, klikker du på VEDLEGG DOKUMENTER, velger Fra min datamaskin og finner filene du vil laste opp. Du kan laste opp PDF-filer, Word-filer, Excel-filer eller bilder. Du finner mer informasjon her. Filene som legges ved oppgaver, lagres i den valgte mappen under fanen Dokumenter i underfanen Privat .
- Hvis du vil legge ved filer fra TaxDome, klikker du på ATTACH DOCUMENTS, velger From TaxDome, klikker deretter på mappen og velger filene. Du kan legge til filer som allerede er lastet opp til TaxDome.
Opprette gjentagende oppgaver
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Gjentagende oppgaver er oppgaver som du utfører regelmessig: Du kan for eksempel ta en telefon til en kunde en gang i uken, sjekke posten hver tredje dag eller utarbeide visse skatteskjemaer hvert år.
Når du oppretter en gjentagende oppgave, kopieres følgende attributter fra den første oppgaven:
- Navnet på klienten
- Navnet på oppgaven
- Beskrivelse av oppgaven
- Oppgavens tagger
- Oppgavens historie
- Oppgavens oppdragsgivere
- Underoppgavene (med alle avmerkingsboksene fjernet)
- Gjentakelsesplanen (antall valgte repetisjoner minus én)
Merk! Status , kommentarer og vedlegg kopieres ikke fra den første oppgaven.
For å sette opp en gjentakende oppgave følger du de samme trinnene som for å opprette en oppgave, men slår på Gjenta-knappen. Deretter kan du opprette en oppgaveplan.
1. Velg hvor ofte du vil at oppgaven skal gjentas. Som standard gjentas en oppgave én gang i uken. Den kan gjentas hvert x antall dager, uker, måneder eller år.
2. Bestem når du vil at oppgaven skal utløpe. Du kan velge en bestemt dato eller antall ganger du vil at den skal gjentas.
Når du har konfigurert en gjentakende oppgave, kan du se start- og forfallsdatoer og hvor mange som står i kø.
Du kan også se hvilke oppgaver som kommer igjen ved hjelp av klokkeikonet ved siden av navnet i oppgavelisten.
Merk! Starttidspunktene for gjentagende oppgaver påvirkes av tidssoneinnstillingen.