💰 Lønn: Konfigurer prosesser i TaxDome

Here we will tell you how to set up your payroll workflow in TaxDome: how to deal with recurring tasks, automate routines, set up schedules for recurring jobs, onboard new clients with ease and work with clients who have different pay schedules.

Tips: Last ned denne enkle sjekklisten for å spore fremdriften i oppsettet av TaxDome for Payroll og spare tid!

Dekket her:

• Automatiser rutineoppgaver
• Use pipelines to automate recurring workflow
• Set up a payroll pipeline
• Konfigurer tidsplaner for gjentatte jobber
• Håndtere kunder med ulike lønnsplaner
• Onboarding av nye lønnskunder

Automatiser rutineoppgaver

We strongly recommend you use pipelines as the most productive feature to automate recurring workflow. However, for payroll processing, you can also confine yourself to using recurring tasks.

TaxDome tilbyr tre alternativer for gjentagende oppgaver. Velg det som passer best for deg:

• Opprett blanke gjentagende oppgaver - det tildelte teammedlemmet må legge til gjøremål for hver nye oppgave.
• Opprett gjentagende oppgaver med alle mulige trinn for ferdigstillelse - det tildelte teammedlemmet kan fjerne unødvendige trinn når de begynner å jobbe med oppgaven.
• Create recurring tasks based on a template — similar to the second option but more convenient for the firm owner, since task templates could also be used in pipelines (watch this video to learn more).

Du kan også se noen oppgavemaler i biblioteket vårt:

• Ukentlig behandling av lønninger
• Lønnsutbetaling annenhver uke
• Kvartalsvise lønnsinnberetninger
• Lønnsutbetaling ved årets slutt

Use pipelines to automate recurring workflow

A pipeline is the most productive feature for recurring payroll processes. Here's how to use it for your payroll practice:

• Set up a payroll pipeline
• Konfigurer tidsplaner for gjentatte jobber
• Arbeide med kunder som har ulike lønnsplaner eller spesifikke oppgaver.

Set up a payroll pipeline

Explore our basic Weekly Payroll (Extended) pipeline template from the library.

Or, set up a template using the following features to automate your workflow:

•  Bruk automatiseringer for oppretting og sending:
• Arrangører med forespørsler om data og dokumenter
• Messages and emails to your clients on their payroll status
• Automatisk tildelte oppgaver for teammedlemmene dine
• Fakturaer til kundene dine
• Og mer til
• Koble data til jobber (f.eks. fakturaer, timelister, instruksjoner til de ansatte eller andre dokumenter, slik at teamet ditt alltid har alt på ett sted).
  
• Use separate tasks outside pipelines for specific processes, such as internal audits or regular to-do items for the client that aren’t a part of their regular workflow.
• View tasks inside the pipeline to see the whole workflow, manage and optimize it to your needs.
• Vis oppgaver i kalenderen.

Want to see how you can convert your payroll processes into pipelines? Here we go:

Konfigurer tidsplaner for gjentatte jobber

If you decided to use pipelines for your payroll processes, you can set up schedules for recurring jobs for each client individually or for a group of clients at once. As the start date comes, the pipeline will automatically create jobs for everyone you added to the recurrence list.

Følg disse trinnene for å konfigurere tidsplaner:

1. Create a job template. Add shortcodes into the job name to automatically input specific information (i.e. payroll type and job creation date) and link guidelines for your team. 
2. Legg til klientkontoer i gjentakelsesplanen.

Her viser vi deg hvordan du setter opp en tidsplan for gjentatte lønnsjobber:

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Arbeide med kunder som har ulike lønnsplaner eller spesifikke oppgaver.

You may have payroll clients with different pay schedules (weekly, biweekly, semi-monthly or monthly). If you need to make one-off changes for some of them, use a flexible setup for all your clients in one pipeline. Here's how:

• Bruk ulike gjentakelsesinnstillinger for ulike kundegrupper (ukentlig, kvartalsvis osv.).
• Bruk forskjellige gjentakelsesinnstillinger for en enkelt kunde (kunden betaler på fredag, ikke på onsdag).
• Endre innstillingene for gjentakelse midlertidig (ukentlige kunder som sender inn timer tidligere på grunn av ferien).

Se hvordan du kan håndtere lønnskunder med ulike lønnsplaner:

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

• Tilpasse prosessene dine til eksepsjonelle kundetyper:
• Opprette oppgavemaler for en bestemt kundegruppe (eller kopiere maler fra biblioteket).
• Legg til betingede automatiseringer i forberedelsesfasen og konfigurer dem til å opprette ulike oppgaver for bestemte kunder.

Denne videoen gir deg en bedre forståelse av hvordan du oppretter ulike oppgaver for kunder med ulike lønnsplaner:

Onboarding new payroll clients

No matter what payroll processes you have, all new clients are onboarded similarly. Perfectly automated onboarding facilitates your payroll workflow.

You need to collect some general information about their company, prepare a proposal based on their needs, get the first payment, and then add them to your main payroll pipeline. 

All these steps are implemented in the  New Payroll Client Onboarding template pipeline in our library.

Se denne videoen for å se hvordan TaxDome kan hjelpe.

Tip: Check out the TaxDome Academy comprehensive course on using TaxDome for Payroll.