Forslag og tilbakevendende fakturaer: administrere hvilke(n) kontaktperson(er) som har signaturrett

Noen av kontoene dine kan ha flere kontakter knyttet til seg. Når du diskuterer forslag eller gjentatte fakturaer, er det viktig å ha dette i bakhodet fordi du må vite hvilke brukere av kontoen som må signere. Her forklarer vi dette i detalj, sammen med en guide til hvordan du kan se om et forslag er signert.

Dekket her:

• Signatarmyndighet, forklart
• Deaktivering av signaturrett
• Hvordan vet jeg at kundene har signert et tilbud?
• Visning av hvilke kundekontoer som har ventende og/eller delvis signerte forslag.

Signatarmyndighet, forklart

Innstillingen Signatory authority i kontoprofilen konfigureres for hver enkelt kontakt. Betrakt denne innstillingen som en slags "tilgangsrettigheter" for kundene dine. 

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Legg merke til at det står Signatory authority under kontaktpersonens e-postadresse.

Når dette er aktivert, kan kontakter:

• Signer forslag og legg inn betalingsinformasjon for fakturaene i dem.
• Du kan signere gjentatte fakturaer og legge inn betalingsinformasjon for dem. 

Det er imidlertid forskjell på hvordan de to funksjonene fungerer: 

• For forslag må alle brukere med signaturrett aktivert signere (den siste som signerer, må legge inn betalingsinformasjon hvis forslaget inneholder en faktura). Forslaget anses som signert når alle brukere har signert. 
• For gjentagende fakturaer må minst én bruker med signaturrett angi betalingsopplysningene og signere. Når én bruker har signert, blir en gjentakende faktura aktiv, og de andre kontaktene på kontoen trenger ikke gjøre noe mer.

Vær oppmerksom på følgende om innstillingen Signatory authority :

• ❌ Hvis signeringsretten er deaktivert for alle kontaktene som er knyttet til en konto, vil det ikke være noen å sende et forslag/en gjentakende faktura til. Inbox+ varsel med en liste over kontoer som ikke kan signere. Disse kontaktene vil ikke motta noen varsler.
• Når et forslag er sendt, kan du ikke legge til underskrivere. Hvis du vil gjøre endringer, sletter du forslaget, velger de ønskede innstillingene for hver kontakt og sender et nytt.
• Hvis én kontakt signerer et forslag og andre ikke gjør det, men deretter fjernes, anses forslaget som fullstendig signert. Du vil motta et varsel om dette i din Inbox+.

Deaktivering av signaturrett

Som standard har alle kontakter med påloggingstilgang innstillingen Signatory authority aktivert. Du kan deaktivere den ved å gå til Info-fanen i klientprofilen og klikke på de tre prikkene til høyre for kontaktens navn. 

Det er da det kan være lurt å deaktivere brukernes signaturrett: 

• En av familiekontoens kontakter er en ektefelle. Hvis du deaktiverer signeringsfullmakten for dem, vil det gå raskere å signere forslaget fordi bare hovedkontobrukeren trenger å signere.
• Du har lagt til ulike bedriftsmedlemmer på bedriftskontoen. Hvis du deaktiverer signeringsfullmakten for dem som ikke er beslutningstakere, kan du sikre at de ikke signerer den gjentatte fakturaen ved et uhell. 

Hvordan vet jeg at kundene har signert et tilbud?

Når brukeren av en konto har signert et forslag, vil du motta et varsel i e-posten din og Inbox+. Klikk på navnet på dokumentet eller på lenken Gå til. .. for å se gjennom signaturen. status.

Hvis flere kontakter som er knyttet til kontoen, har signatarmyndighet aktivert, ser du hvilke som har eller ikke har signert dokumentet.

Merk! Du kan når som helst endre varslingsinnstillingene dine.

Visning av hvilke kundekontoer som har ventende og/eller delvis signerte forslag.

Du kan se hvilke forslag som er delvis signert ved å gå til Fakturering > Forslag og EL fra menylinjen til venstre eller til fanen Forslag og EL i profilen til en kundekonto. Det første tallet i SIGNERT-kolonnen viser antall kontakter som er knyttet til kontoen, og som har signert forslaget, mens det andre tallet viser det totale antallet underskrivere som kreves.

Det er også mulig å filtrere kundelisten for å se hvilke kunder som har delvis signerte tilbud:

1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og klikk deretter på rullegardinmenyen + Filter .

2. From   Proposals & ELs select Partially Signed.