💸 Skatteoppgjør: Kundekommunikasjon

Som en av kundene våre uttrykte det: "Riktig tidsstyring og god kommunikasjon med kundene gjør at en erfaren skattekonsulent kan håndtere hver selvangivelse bare én gang." Her finner du en jukseliste med de mest nyttige tipsene om hvordan du kan oppnå dette.

Dekket her:

• Send personlige e-poster
• Planlegg e-post
• La kundene bestille time direkte fra kundeportalen.
• Innsamling av dokumenter
• Automatisert innsamling ved hjelp av organizere
• Ferdigstillelse av dokumentene
• Bruk innebygde PDF-verktøy til å utarbeide og gjennomgå selvangivelser.

Send personlige e-poster

Regelmessig og personlig kommunikasjon gir både deg og kunden trygghet. Du vet at de er informert, og de føler at du tar jevnlig kontakt med dem.

Følgende funksjoner på TaxDome hjelper deg med å effektivisere samhandlingen:

• E-postmaler. Forbered en e-postmal for hver gang du skal kommunisere med kunder. Bruk malbiblioteket vårt for en enkel start.
• Use shortcodes for personalization - you don't have to compose every email manually.
• Send personlige e-poster i store mengder (f.eks. når du skal informere en gruppe kunder om noe).
• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Planlegg e-post

Du kan også planlegge å sende e-poster automatisk hvis du vet nøyaktig når de skal sendes. Skriv e-postene dine på forhånd og angi dato og klokkeslett for utsendelsen. Her kan du lese mer om forhåndsplanlegging.

Basert på erfaringene fra andre firmaer som bruker systemet vårt, anbefaler vi at du bruker denne funksjonen til å informere kundene om oppstart av skattesesongen:

• Endringer i praksisen/tjenestene dine i år
• Kontortiden din
• Hvordan kundene dine kan nå deg
• Informasjon om depositumet du trenger for å starte arbeidet ditt
• Hvordan du sørger for at dokumentene deres er sikre
• Hvordan kundene får tilgang til kundeportalen

La kundene bestille time direkte fra kundeportalen.

Du kan spare tiden du vanligvis bruker på å planlegge en samtale. Gå til Innstillinger-siden, velg fanen Integrations og klikk deretter på underfanen Scheduler. Her kan du konfigurere TaxDome -integrasjonen med Acuity, Calendly, YouCanBook.Me og Schedulista. Du finner mer informasjon her.

Selv om kundene dine kan bestille time ved hjelp av knappen øverst til høyre i portalen, anbefaler vi at du oppretter en egen e-post med instruksjoner om hvordan du bestiller time.

Innsamling av dokumenter

Å samle inn dokumenter er en rutine du gjentar med hver eneste kunde. Det kan også være en kilde til overraskelser - som å oppdage at det mangler dokumenter midt i arbeidet med selvangivelsen. Med TaxDome kan du sette opp en prosess for dokumentinnsamling og sørge for at kundene dine følger den. Se rådene våre nedenfor:

• Automatisert innsamling ved hjelp av organizere
• Ferdigstillelse av dokumentene

Automatisert innsamling ved hjelp av organizere

Den vanligste måten å samle inn informasjon og dokumenter fra kundene på er via PDF. Dette er imidlertid også utdatert og ineffektivt. TaxDome tilbyr organisatorer som enkelt kan automatiseres og konfigureres etter dine behov.

Ved å bruke organizers kan du spare mye tid og problemer - utforsk følgende funksjoner for å se:

• Conditional logic: set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Ytterligere seksjoner: La kundene kopiere de seksjonene som gjentas (f.eks. adressen til begge ektefellene).

• Forklaringer til spørsmål: Legg til en beskrivelse av spørsmålene dine, slik at kundene dine vet nøyaktig hva som kreves av dem.

• Tekstblokker: Legg til tekstblokker for å beskrive hvert avsnitt i detalj eller for å formidle viktig informasjon.

Ferdigstillelse av dokumentene

Følg alltid denne regelen: Begynn ikke å utarbeide selvangivelsen før du har mottatt alle dokumentene fra.

Vi kom med et par anbefalinger her:

• Åpne klientens organizer eller dokumenter først etter at du har fått et varsel om at alle dokumentene er lastet opp til TaxDome. Klientene dine har avmerkingsboksenVarsle firmaet hvis du er ferdig med å laste opp.
• Slå av varslinger i organizers ved opplasting av dokumenter, slik at du ikke blir distrahert for tidlig.

• Be kundene dine om å sende deg en e-post når de er ferdige med opplastingen, eller ta det et skritt videre ved å bruke automatiseringer og kundeoppgaver i chatten.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Opprett en chat-mal for å be kundene dine om å bekrefte at de er ferdige med å laste opp dokumenter - og legg til en kundeoppgave der.

• Krev et gebyr for ubesvarte arrangører eller arrangører som sendes inn etter fristen.

Bruk innebygde PDF-verktøy til å utarbeide og gjennomgå selvangivelser.

TaxDome gir deg innebygde PDF-verktøy som egner seg til visning, redigering, markering, samarbeid og mye mer. Du kan bruke disse hackene for å ha dokumentene lett tilgjengelig:

• Slå sammen dokumenter direkte i TaxDome hvis kunden har skannet dem som enkeltfiler.

• Bruk stempler ved gjennomgang av PDF-filer, slik at teamet vet hvilke dokumenter som er sjekket.