Eksempler på automatisering (grunnleggende): Bruk av mappemaler
Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client.
Dekket her:
- Trinn 1. Slik oppretter du en mappemal
- Step 2. Add the "Apply Folder Template" automation to the pipeline
Trinn 1. Slik oppretter du en mappemal
If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation.
While each firm customizes their folder structure depending on their workflow, we can share our best practices for inspiration:
- Mappestruktur for skatteoppgjørskunder
- Mappestruktur for bokføringskunder
- Mappestruktur for lønnsklienter
For å si det enkelt er den mest populære måten å bygge mappestruktur på å opprette separate mapper for år og tjenester.
Step 2. Add the "Apply folder template" automation to the pipeline
To add folder structure to your client accounts automatically, you need to ensure that you have added a folder template automation to your pipeline. To do so:
- Open pipeline settings, then add the Apply folder template automation to the stage and select the folder template you have created. You will likely want to select the first stage of your pipeline or the stage where you are expecting actions performed by your client (e.g., Collecting Documents).
- Når jobben går inn i dette stadiet, brukes mappemalen på kontoen. Du kan bruke automatiserte meldinger på dette stadiet for å informere kundene om hva som skjer og for å formidle forventningene dine.
Merk! Det spiller ingen rolle for automatiseringen av Apply-mappemalen om Automove-jobber er slått på for fasen. Automatiseringen utløses automatisk og krever ingen handling, verken fra kundens eller firmaets side. Det er heller ingen elementer knyttet til jobben når automatiseringen utløses.