Signaturer (grunnleggende): Be om e-signaturer fra kunder

E-signering av dokumenter er like juridisk bindende som å signere dem for hånd. Når et dokument er signert, anses det som endelig og kan ikke endres. Med TaxDome kan du angi hvor du vil ha e-signaturer, legge inn felter for skatteyter og ektefelle, legge til kunnskapsbasert autentisering (KBA) eller QES/AdES, aktivere påminnelser - og mye mer!

Dekket her:

Hvis du vil ha flere nyttige instruksjonsvideoer, kan du besøke TaxDome Academy, vår gratis online hub for
der du kan se og lære alt du trenger å vite om TaxDome.

Før du begynner

For å fortsette med signaturforespørselen:

  • Kontroller at dokumentet er en PDF-fil .
  • Forsikre deg om at dokumentet er lagret i en mappe med Kunden kan se tilgang . Hvis den ligger i en mappe med andre tilgangsrettigheter, Flytt den til en med Kunden kan se tilgang. 
  • Kundene kan ikke e-signere hvis de ikke har tilgang til portalen, så sørg for at pålogging er slått på for e-postadressen deres.

Be om e-signaturer fra kundene dine

Følg disse trinnene for å be om en e-signatur fra en kunde:

1. Gå til underfanen Dokumenter på en klientkonto, klikk på de tre prikkene helt til høyre for PDF-filen, og velg deretter Be om signatur.

2. Velg underskriver i rullegardinmenyen Velg underskriver eller bruk en signaturmal.

3. Dra og slipp e-signaturfeltet.

4. Klikk påSend. Du finner mer informasjon om menyen for signaturforespørsler i underavsnittet nedenfor.

Menyen for signaturforespørsler

Du har ulike alternativer når du ber om en e-signatur, som vi beskriver nærmere nedenfor:

1. Krev KBA /QES /AdES: legg til KBA-godkjenningsmetode (kun for amerikanske kunder) eller QES/ AdES signatur (kun for EU-kunder). Hvis QES/AdES er valgt, er følgende flyt annerledes enn beskrevet i den detaljerte artikkelen. 

2. Mal: Hvis du har opprettet signaturmaler for å spare tid med skjemaer som brukes ofte, kan du velge en her.

3. Velg underskriver: Velg en underskriver som du vil legge til signaturfelt for.

  • Klikk på kontobrukerens kontaktnavn, og dra og slipp deretter signaturfeltene nedenfor.
  • Klikk på X til høyre for å slette en underskriver.
  • Hvis du vil legge til et felt for en firmarepresentant, velger du alternativet Meg (se nedenfor).
  • Endre standard signeringsrekkefølge.

4. Legg til underskriver: Velg flere kontokontakter som skal signere dokumentet, for eksempel en ektefelle (les mer i artikkelen om e-signering av fellesoppgaver).

5. Underskriftsfelt:

  • Signatur: Bruk dette for e-signatur fra en kunde eller en representant for firmaet. Hvert signaturfelt inneholder signatur, dato og tidspunkt for signering.
  • Initialer: Bruk denne når du vil at kunden eller firmaets representant skal legge til sine initialer.
  • Signeringsdato: Dette feltet fylles ut når klienten signerer dokumentet. I feltene for firmarepresentanter vises datoer når dokumenter sendes til klienter. Datoer kan ikke redigeres.
  • Tekst: be om eller legge til ekstra informasjon:
    • Hvis du vil be om tilleggsopplysninger, plasserer du feltet der du vil ha det, og klikker deretter på det for å redigere.
    • Hvis du vil legge til informasjon, plasserer du det forhåndsutfylte feltet der du vil ha det, og klikker deretter på det for å redigere.

6. Datoformat: velg datoformat for e-signaturer. Hvis dette ikke angis manuelt, brukes standard datoformat.

7. Påminnelser: Slå dette på hvis du vil at det automatisk skal sendes et e-postvarsel til kunden hvis de ikke signerer i tide (se nedenfor). Påminnelser vil inneholde tekst fra neste felt - Melding til kunden. 

8. Melding til kunden: Legg til en personlig melding som skal følge med signaturforespørselen. Denne meldingen vil bli inkludert i e-posten sammen med den nye signaturforespørselen. Hvis du velger å ikke fylle ut dette feltet, vil kunden motta en standardmelding.

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Send: Klikk her når dokumentet er klart til å signeres.

11. Lagre: Lagre endringene uten å sende dokumentet: Alle feltene som er lagt til, lagres, og dokumentet er synlig under fanen Dokumenter i delen Signaturer. Du kan fortsatt gå gjennom dokumentet og legge til eller slette felter. Dokumentet er ikke synlig for klienten før du trykker på Send.

Legge til en e-signatur fra en representant for firmaet

De fleste dokumenter må signeres av en eller flere skatteklargjørere. Hvis flere representanter for selskapet skal signere, kan du legge til felter for dem og redigere dem med navnene til de ulike teammedlemmene.

Når du ber om en e-signatur fra et teammedlem, velger du alternativet Meg i rullegardinmenyen Velg underskriver. De tilgjengelige feltene er:

  • Signatur: Navnet ditt vises som standard, men du kan endre det. Hvis du trenger flere signaturfelt for firmarepresentanter, kan du legge til flere og deretter redigere navnene.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Dato: Dette feltet fylles ut automatisk når dokumentet sendes til kunden.
  • Tekst: Legg til firmaets navn, adresse eller andre nødvendige opplysninger.

Tips:

  • Hvis du trenger å endre navn eller initialer, klikker du på og redigerer feltet.
  • Hvis et signaturfelt er lagt til for en firmarepresentant, og dokumentet ikke er sendt til kunden, kan feltet redigeres eller slettes av ethvert teammedlem med tilgang til kundens kontodokumenter.
  • Når du sender dokumentet til kunden, anses dokumentet som signert av firmaet ditt, og kunden kan se dette (med unntak av QES/ AdES signaturer).
  • Hvis signaturfeltene for firmarepresentanter er lagt til, og dokumentet ikke er signert av kunden ennå, har du fortsatt tid til å kansellere e-signaturforespørselen ved behov.
  • Dokumentets revisjonsspor viser hvem som har opprettet signaturfeltet for hver enkelt representant i dokumentet.

Påminn kundene om å e-signere dokumenter

Når du sender et dokument til e-signering, sendes det ut et varsel. Brukere som er koblet til kontoen og harVarsling aktivert, mottar varselet. Du kan sjekke hvilke brukere som har Varsling aktivert ved å gå til Info-fanen for en konto og se Kontakter .

Hvis mottakerne bruker for lang tid på å svare, eller hvis de glemmer å svare, kan du gjøre det:

Manuelle påminnelser (videresending)

Hvis du vil sende et varsel om e-signatur på nytt, klikker du på de tre prikkene til høyre for dokumentet i signaturlisten og velger Send på nytt.

Hva skjer?

  • En ekstra e-postmelding sendes til klienten
  • Et varsel om at dokumentet venter på e-signering flyttes til toppen av klientens liste Venter på handling.

Automatiske påminnelser

Kundene mottar et e-postvarsel når du sender dem et dokument til e-signering.

Hvis du slår påPåminnelser når du ber om e-signatur, sendes det flere e-poster til klienten hvis de ikke e-signerer dokumentet innen en spesifisert tidsramme. Påminnelser kan slås av og på når som helst ved å åpne dokumentet som venter på signering (selv om det er e-signert av en av underskriverne). Husk å klikke på Lagre når du endrer innstillingene for Påminnelser.

Når du har slått på Påminnelser, gjør du valgene dine:

  • Dager til neste påminnelse: Angi at påminnelsen skal sendes ut etter et spesifisert antall dager hvis dokumentet ikke er e-signert av alle underskriverne. Som standard sendes en påminnelse tre dager etter at e-signaturen er bedt om.
  • Antall påminnelser: Angi antall påminnelser som skal sendes ut til kunden. Som standard mottar kunden bare én påminnelse på e-post.

Påminnelser stopper når:

  • Det innstilte antall påminnelser er sendt ut
  • Dokumentet er signert av alle underskriverne

Hva kunden din ser når du ber om en e-signatur

Kunden kan se og e-signere et dokument ved å klikke på det i kategorien Dokumenter i delen Venter på handling på Hjem- eller Dokumenter-sidene i kundeportalen, eller ved å klikke på lenken i e-postvarselet.

Når du ber om e-signatur fra mer enn én bruker for en konto (f.eks. ektefeller), ser brukeren som signerer, bare sitt eget e-signaturfelt. Dokumentet forblir Venter på e-signatur i underfanen Signaturer til begge parter har e-signert det.

Når kunden mottar signaturforespørselen for første gang, blir de bedt om å lese informasjonen om elektroniske signatur er og samtykke til å bruke e-signaturer:

Hvis du vil se TaxDome fra klientsiden, kan du åpne en skrivebeskyttet visning.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingene Det oppstod et problem da du sendte inn tilbakemeldingen din. Vennligst prøv igjen senere.

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss

Relaterte artikler