Eksempler på automatisering (grunnleggende): Sende e-post

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Du kan få e-postene dine opprettet og sendt automatisk. Hver e-post vil være personlig tilpasset og inneholde alle nødvendige opplysninger, selv om de er forskjellige for hver enkelt kunde. For å få automatiseringen til å skje, setter du opp Send e-post -automatiseringen for hvert trinn når du trenger å sende e-postene.

Dekket her:

• Konfigurer automatiseringer for sending av e-post
• Koble e-postvedlegg til en jobb
• Tilpass automatiserte e-poster

Konfigurer automatiseringer for sending av e-post

Når vi snakker om automatiserte e-poster, går prosessen vanligvis som følger:

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generelt sett er det ikke sikkert at du ønsker å ha et eget trinn i din pipeline for sending av e-post. I stedet kan du legge til Send e-post-automatiseringen i de ulike trinnene:

• Kommuniser hva du forventer av kundene dine på hvert trinn i prosessen, for eksempel når du ber dem laste opp dokumenter, markerer kundeoppgavene som fullført og fyller ut organisatoren.
• Informer kundene dine om hva som skjer, for eksempel når du har mottatt dokumentene deres, eller når returen er klar.

Når jobben går inn i denne fasen, sendes e-posten automatisk til alle kontaktene som er knyttet til klientkontoen.

Merk! For Send e-post-automatiseringen, , spiller det ingen rolle om Automove jobs er slått på for fasen. Automatiseringen utløses automatisk og krever ingen handling fra verken kunden eller firmaet for å bli fullført. Det er heller ingen elementer knyttet til jobben når automatiseringen utløses.

Koble e-postvedlegg til en jobb

Du kan ikke koble e-post til jobber, men du kan koble klienters e-postvedlegg. Følg disse trinnene:

1. Åpne e-posten med den vedlagte filen, og klikk på koblingen Lagre til TaxDome til høyre.
2. Rediger filnavnet og beskrivelsen (valgfritt) og klikk på Last opp. Filen lagres i mappen Klientens opplastede dokumenter.
3. Åpne jobbkortet enten fra kanban-visningen, kalenderen eller jobblisten .
4. Koble dokumentet til det: Klikk på +Link øverst, velg Documents, klikk på mappen Client uploaded documents og velg filene du vil ha, og klikk deretter på Link.

Nå kan teammedlemmene enkelt få tilgang til dokumentene de trenger direkte i jobbkortet.

Tips! Slå på funksjonen Lagre vedlegg automatisk for å hoppe over de to første trinnene og få dokumentene lagret automatisk.

Tilpass automatiserte e-poster

Du kan bruke egendefinerte data til å tilpasse automatiserte e-poster og gi dem et personlig preg. Slik gjør du det:

1. Sørg for at kundekontoer og kontakter har all nødvendig informasjon i de egendefinerte feltene. Det kan være enda mer nyttig å legge til alt du trenger når du importerer kontoer.
2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.