Dokumenter (avansert): Be om dokumenter fra kunder eller tredjeparter

TaxDome tilbyr mange enkle og sikre måter å hente dokumenter fra kunder og tredjeparter på. I tillegg kan de til og med slippe å logge inn på portalen ved behov. Les videre for å finne ut hvordan kunder og ikke-kunder kan laste opp dokumenter. 

Merknad

Webinar - Dokumenthåndtering: Utforsk sikker lagring og e-signaturer! Torsdag kl. 13.00 EST. Registrer deg her

Be om dokumenter fra kunder som ikke kan logge inn

Har du en kunde som har glemt påloggingsinformasjonen sin, eller som ikke bruker portalen TaxDome ? Med TaxDome kan du opprette lenker til en opplastingsside for forespurte filer. Når kunden klikker på lenken, kommer de til en side der de kan dra og slippe dokumentene sine. Du vil motta et varsel i din Inbox+ når dokumentene er lastet opp.

Slik oppretter du en lenke til en opplastingsside for forespurte filer:

1. Fra Dokumenter-fanen går du til Dokumenter og velger klienten. Deretter finner du mappen du vil laste opp dokumentene til, klikker på de tre prikkene til høyre for mappen og velger Request Files. 

Du kan også få tilgang til denne funksjonen fra fanen Dokumenter i klientkontoen. 

Tips

Merk: Klienten vil ikke kunne se det øvrige innholdet i mappen.

2. Skriv inn en melding, for eksempel hvorfor du trenger det forespurte dokumentet.

3. Velg et alternativ:

  • Send lenken manuelt: Klikk på CREATE, kopier lenken og send den via e-post. Eller kopier den senere når du trenger den: Gå til Dokumenter-fanen , og åpne deretter underfanen Filforespørsler for å finne den.
  • Send lenken automatisk: Slå på Send forespørsel via e-post, velg mottaker fra listen (e-postadressene i denne listen er for kontobrukere med aktivert portaltilgang) eller skriv inn en hvilken som helst e-postadresse, og klikk deretter på CREATE.

For å få tilgang til alle koblingene du har opprettet, går du til fanen Dokumenter i klientkontoen og åpner deretter underfanen Filforespørsler .

  • Hvis du vil sende lenken på nytt automatisk, klikker du på de tre prikkene til høyre og velger Send på nytt.
  • Hvis du vil sende lenken manuelt, velger du Kopier lenke og sender den i en melding eller e-post.
  • Hvis du vil endre meldingen som følger med lenken, velger du Rediger, skriver inn en ny melding og klikker deretter på LAGRE.
  • Hvis du ikke lenger vil at klienten skal kunne laste opp filer via koblingen, velger du Revoke.

Opprette en sikker lenke for opplasting av dokumenter for ikke-klienter

Opprett en generell gjestekonto der hvem som helst kan laste opp dokumenter på en sikker måte. Personen som laster opp dokumenter til gjestekontoen, trenger ikke tilgang til TaxDome portal.

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Slik gjør du det:

1. Opprett en generell gjestekonto. Ikke koble noen kontakter til den. Du kan dele den med ulike personer - og det er bare du og teammedlemmene som har tilgang til den.

2. Hold orden: Gå til Dokumenter og deretter Dokumenter. I mappen Private oppretter du en undermappe som ikke-klienter kan laste opp til. Gi den et navn som er lett gjenkjennelig. 

3. Klikk på de tre prikkene til høyre for mappen, og velg deretter Request Files til for å opprette en sikker lenke til en opplastingsside. Nå som du har en lenke, sender du den til ikke-klienten du trenger dokumenter fra. 

4. Når filene er lastet opp, kan du også dele dem med tredjeparter (les mer her).

Slik laster kundene opp dokumenter til portalen

Når en kunde har tilgang til portalen, kan de laste opp dokumenter på siden Hjem eller Dokumenter . Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Client Help Center.

Slik laster kundene opp dokumenter fra mobilappen TaxDome

Når kundene har tilgang til portalen, kan de installere TaxDome Mobile App på smarttelefonen sin for å laste opp dokumenter fra enheten. Eller de kan ta et bilde av et dokument, beskjære og rotere det og deretter laste det opp til portalen - enkelt og greit. Du finner mer informasjon på Client Help Center.

Be om dokumenter i chatter

Chatter består av tråder der du trygt kan snakke med kunder. Dokumenter kan legges ved meldinger når du oppretter dem, eller til og med i etterkant. For å sikre at en kunde ikke glemmer å følge opp en dokumentforespørsel, kan du gjøre den til en gjøremålsoppgave i tråden ved å legge den til som en oppgave ved hjelp av Client Tasks. Forespørselen vises da som en del av en sjekkliste de må fullføre. Finn ut mer om klientoppgaver her.

Be om dokumenter i klientorganisatorer

Våre organizers er skreddersydde skjemaer som brukes til å samle alle grunnleggende opplysninger og dokumenter som trengs for å begynne å jobbe for en kunde. Organizer-maler kan utformes slik at de inneholder så mange forespørsler om filopplasting som nødvendig. Dokumenter som lastes opp til en organizer, lagres automatisk i standardmappen til kunden med Kunden kan se og redigere tilgang. Finn ut mer om hvordan du oppretter organisatorer her.

Be om dokumenter i e-poster

Husk at det å be om dokumenter via e-post ikke er den sikreste måten å utveksle informasjon på. Når du e-post er synkronisert med TaxDomevil du se all e-post fra klienter i TaxDome's Inbox+ og også under E-post fanen i hver klientkontoprofil. Vedlegg som klienter sender via e-post, kan lagres automatisk i en standard klientmappe med Kunden kan se og redigere tilgang.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingene Det oppstod et problem da du sendte inn tilbakemeldingen din. Vennligst prøv igjen senere.

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss

Relaterte artikler