💰 Lønn: Få dokumenter fra kundene dine

Å samle sammen dokumenter er en rutine du gjentar med hver eneste klient. I denne artikkelen finner du en jukseliste med nyttige tips om hvordan du får tak i alle nødvendige dokumenter i tide og organiserer dem på ett sted, uansett hvordan du foretrekker å gjøre det.

Tips: Last ned denne enkle sjekklisten for å spore fremdriften i oppsettet av TaxDome for Payroll og spare tid!

Dekket her:

• Få lønnsinformasjon automatisk
• Be om lønnstimer via automatiske meldinger
• Samle inn lønnsdokumenter via opplastingslenke
• Be om informasjon fra lønnskunder via organisatorer
• Behandle timelister sendt via e-post og koble dem til jobber.
• Rediger TaxDome-lagrede timelister fra skrivebordet.

Få lønnsinformasjon automatisk

Requesting info or docs in TaxDome automatically gives you multiple benefits: it saves time, builds proper communication with clients, prevents unnecessary delays in your workflow from doc-related issues, and creates an easily accessible document storage for your team.

Vi anbefaler at du bruker disse alternativene:

• Be om lønnstimer via automatiske meldinger
• Samle inn lønnsdokumenter via opplastingslenke
• Be om informasjon fra lønnskunder via organisatorer

Be om lønnstimer via automatiske meldinger

Når kunden laster opp filer i en chattetråd, lagres de automatisk i mappen Client uploaded documents. Få meldingene dine opprettet automatisk for å be om lønnstimer i to trinn:

1. Create a chat template. Use shortcodes to request specific info (i.e. [LAST_WEEK] for requesting payroll hours for the last week).
2. Add the message automation to your pipeline (usually to the first stage).

 Chattetråden kobles automatisk til jobben, slik at teammedlemmene kan åpne den og se listen over dokumenter.

Du kan eventuelt legge til en klientoppgave i chat-malen (sørg for at alternativet Automove for scenen er aktivert), eller aktivere funksjonen Svar til den nyeste tråden slik at alle nye meldinger sendes til den eksisterende chattetråden.

Se denne videoen om hvordan du konfigurerer denne prosessen:

Samle inn lønnsdokumenter via opplastingslenke

Hvis du har behov for å be om dokumenter, men ikke ønsker at kundene dine skal ha tilgang til annen informasjon som er inkludert i kontoen deres, kan du bruke lenken til siden File Requested. 

Be om informasjon fra lønnskunder via organisatorer

Den Organisatorer kan du opprette et tilpasset sett med spørsmål for å hente inn informasjon, for eksempel regneark med arbeidstimer, W-4-skjemaer, bankinformasjon, skatteidentifikasjonsnumre, informasjon om ansatte osv.

Send arrangører automatisk i to trinn:

1. Lag en mal for organisering.
2. Add a Create organizer automation to your pipeline.

Her er noen oppsett for din lønnspraksis:

• New clients: request business documents and company info before sending a proposal. Copy our Payroll Setup Organizer (Best Practice) organizer template from the library and edit it as needed.
• Eksisterende kunder: Lønnskunder sender deg lignende dokumenter hver måned. Kopier vår mal for lønningsorganisering med forespørsler om W-4-skjemaer og regnearket for utførte arbeidstimer.
• Alle kunder: Send dem en spørreundersøkelse ved årets slutt for å finne ut hvor fornøyde de er, og samle inn forslag.

Tips! Dette er mer praktisk enn e-post, fordi alle dokumenter automatisk lagres i standard klientmappe.

Behandle timelister sendt via e-post og koble dem til jobber.

Hvis du mottar timelister og andre dokumenter fra kunder via e-post, kan du også organisere denne prosessen. Husk bare å åpne e-posten i TaxDome, ikke i e-postappen. Når du mottar e-posten, kan du lagre den i klientmappen. 

Du kan også slå på funksjonen Lagre vedlegg automatisk. På denne måten lagres vedlegg du mottar via e-post automatisk i en standard klientmappe som klienten kan se og redigere.

Uansett hvilket alternativ du har valgt, kan du deretter koble dokumenter til jobbene dine. 

Rediger TaxDome-lagrede timelister fra skrivebordet.

For noen av kundene dine ender du opp med å ha timelister på skrivebordet ditt (de fakser dem for eksempel til deg). I så fall kan du enkelt overføre dem til TaxDome for videre arbeid.

Du kan raskt laste opp til TaxDome dokumenter fra skrivebordet og redigere dem uten å overføre dem på nytt. Følg disse trinnene:

1. Installer TaxDome Desktop App.
2. Last opp filer til TaxDome fra File Explorer og koble dem til de aktuelle jobbene.
3. Åpne og rediger timelister som er lagret på TaxDome med Excel eller andre tredjepartsprogrammer du bruker på datamaskinen.

Tip: Check out the TaxDome Academy comprehensive course on using TaxDome for Payroll.