Automove (grunnleggende): Slik sender du forslag og knytter dem til jobber
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
You can have your proposals and engagement letters created and sent automatically. Jobs will move on their own right to the next stage of the pipeline once the client signs a proposal. To make automation magic happen, set up the Send proposal automation and turn on the Automove feature.
Dekket her:
- Sette opp fasen for innsending av forslag og aktivere automove
- Koble egendefinerte forslag til en jobb manuelt
- Når flyttes jobbene mine med koblede forslag automatisk?
Sette opp fasen for innsending av forslag og aktivere automove
This way of sending proposals works well when you send them for the same services and the same price to many customers. If your clients are different, you create custom proposals for each of them but still want to have them inside the pipeline, please jump to the next section.
The launch point for sending automated proposals is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:
- Du trenger en forslagsmal med de vilkårene som passer for deg. Hvis du ikke har en, kan du opprette en ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen.
- Make sure you have a stage in your pipeline for new proposals, then add the Send proposal automation. Once the job enters this stage, a new proposal is automatically sent to the client. At the same time, it will be linked to the job.
- Forsikre deg om at du har Automove-jobber for stadiet er slått på. På denne måten flyttes jobben automatisk til neste trinn når forslaget er ferdig signert.
Merk! Fakturaer som utstedes sammen med forslag, knyttes ikke automatisk til jobber.
Koble egendefinerte forslag til en jobb manuelt
Når alle tilbudene er forskjellige, kan du ikke sende dem automatisk. I stedet kan du ha en generell mal med vilkår og firmainformasjon som du tilpasser til hver enkelt kunde (f.eks. tjenester som legges til, fakturaer som opprettes, rabatter som legges til osv.
However, you can send proposals manually in your pipelines and still enjoy the benefits of the Automove feature.
Se videoeksemplet nedenfor, og les deretter hvordan du kan koble forslaget manuelt:
Forslag kan kobles til jobber av firmaets eier, administrator eller andre ansatte som har fått tilgangsrettigheter til å administrere forslag. Når forslaget er koblet manuelt, fungerer funksjonen for automatisk flytting av jobber på samme måte som for forslag som sendes og kobles automatisk: Når kunden signerer, flyttes jobben til neste trinn.
Det er tre måter å koble et forslag manuelt på:
- From the proposal creation/editing screen: In the General step of proposal creation, choose a client, then click the + Add job at the bottom of the page. Once done, you will see selected jobs in the Linked jobs section along with the job title and the pipeline it belongs to.
- Fra siden Proposals & ELs/kundens kontofane: Klikk på de tre prikkene helt til høyre for det sendte forslaget, velg Link to job, og velg deretter jobber fra listen.
- From a pipeline: Make sure that the job is in the right stage, click the job box, click + Link on the top right, select Proposals & ELs, then choose proposals to link. By default, only pending proposals are shown. To see all proposals, click the Filter button, select All, then click the Apply button.
Uansett hvilket alternativ som brukes, kan du:
- Koble sammen eventuelle forslag som tidligere er sendt til brukere av kontoen.
- Koble så mange forslag til en jobb som nødvendig.
Merk! Hvis forslaget ikke er signert og du manuelt flytter jobben til en annen fase, blir du bedt om å ta stilling til hva du skal gjøre med det uferdige forslaget (les mer om håndtering av uferdige elementer ved flytting av jobber).
Når flyttes jobbene mine med koblede forslag automatisk?
While proposals have the option to include invoices, the sole trigger for automoving jobs with proposals through your pipelines is the completion of the signing process. Here is what happens in each case:
- Forslag uten fakturaer. Når forslaget er signert av alle underskriverne, flyttes jobben automatisk.
- Et forslag med automatiske betalinger og tilstrekkelig med kundemidler. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du ved behov kan koble manuelt til jobben.
- Betalingen blir automatisk belastet.
- Forslag med automatiske betalinger, men betalingen gikk ikke gjennom. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du ved behov kan koble manuelt til jobben.
- Betalingen belastes IKKE automatisk av ulike årsaker. TaxDome vil forsøke å belaste fakturaen etter 1, 4, 24 og 48 timer. Hvis disse forsøkene mislykkes og ingen manuell betaling er lagt til, blir fakturaen forfalt basert på innstillingene du har konfigurert.
- Forslag med manuelle betalinger. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du om nødvendig kan koble manuelt til jobben. Hvis disse forsøkene mislykkes og ingen manuell betaling legges til, blir fakturaen forfalt basert på innstillingene du har konfigurert.