TaxDome Ordbok

Her guider vi deg gjennom vanlige TaxDome termer med lettfattelige definisjoner.

Dekket her:

Regnskap

Konto, klientkonto og klientprofil er synonymer. Du utfører arbeid for en kunde - enten det er en privatperson, en familie, en bedrift, en ideell organisasjon eller en stiftelse - som har en konto/profil på TaxDome. Det er på kontoen/profilen du kommuniserer med kunden og lagrer data om kunden, som dokumenter, arrangører, fakturaer, betalinger osv.

Kontoer inkluderer ikke e-post, det gjør kontakter. Hvis du vil at en kunde skal ha tilgang til kundeportalen, kobler du kontoen til en eller flere kontakter og aktiverer profiltilgang for minst én e-post.

Automatisering

TaxDome’s automations initiate actions for you, your team members, or clients at different stages of the work process. You set up automations inside pipelines. This way, when a job moves to a new stage in a pipeline, actions that need to be performed are triggered on their own—a specific message, an organizer, or a proposal automatically goes out to the client, for instance.

Hvis du vil vite mer om hvordan du bruker automatiseringer, kan du gå hit.

Chatter

Chatter er en sikker måte å kommunisere med kundene dine på TaxDome. Chatter kan være knyttet til en spesifikk jobb, automatiserte i en pipelineeller til og med frittstående.

Chattetrådene er oversiktlig organisert i hver enkelt kundes profil, og du kan alltid se hvor mange av dem som er uleste og hvilket teammedlem som har svart i en tråd. Chattetråder kan inneholde oppgavelister for klienter, samt vedlagte dokumenter. Når du har fått det du trenger fra en kunde, kan du arkivere eller slette tråden for å unngå rot.

Du finner mer informasjon om chatter her.

Kundeportal

TaxDomeer et trygt og sikkert knutepunkt der kundene kan dele viktige dokumenter med deg, betale for tjenestene dine, se betalingshistorikken sin, holde seg oppdatert på frister, stille og svare på spørsmål i sanntid og fylle ut selvangivelser. De kan gjøre alt dette på ett og samme sted hjemmefra - eller på farten fra sine mobile enheter.

Du kan gi en kunde portaltilgang mens du oppretter kontoen eller i etterkant. Når du har lagt til portaltilgang til en kontakts e-postadresse, sender TaxDome personen en aktiveringsforespørsel via e-post. For å aktivere kontoen må kunden godta forespørselen og opprette et passord.

Se Hvordan du introduserer TaxDome for kundene dine for mer informasjon.

Kontaktpersoner

Kontakter er alle personene du har kontakt med. Med funksjonen Kontakter kan du lagre telefonnumre, e-postadresser og gateadresser. Det er her du lagrer personopplysninger om ikke bare kunder, men også kolleger, potensielle kunder, samarbeidspartnere og familiemedlemmer.

En kontakt kan være knyttet til flere kontoer. For eksempel er Kate Smiths kontaktperson, sammen med e-postadressen hennes (katesmith@gmail.com), knyttet til Kate Smith Family, Kate 's LLC 1 og Kate' s Trust , fordi alle tre kontoene er hennes, selv om de er forskjellige enheter. Hver konto eller kundeprofil på TaxDome har en eller flere tilsvarende kontakter.

Les mer om kontakter her.

Godkjenning av dokumenter

Når du er ferdig med å utarbeide et dokument, vil du kanskje ha tilbakemelding fra kunden. TaxDome lar deg be om godkjenning for å forsikre deg om at kundene er fornøyde med arbeidet ditt, eller finne ut om de trenger noe annet. Hvis en kunde ikke er helt fornøyd med et dokument, blir han eller hun bedt om å begrunne hvorfor, slik at du umiddelbart vet hva du skal gjøre.

Hvis du vil vite mer om dokumentgodkjenningsfunksjonen vår, kan du gå hit.

Synkronisering av e-post

Det finnes mange måter å kommunisere med kunder på - og e-post er den vanligste. Derfor tilbyr TaxDome et sikkert, integrert e-postsystem. Med TaxDome trenger du ikke å opprette en mappe for hver enkelt kunde eller bli CC'et på en e-post som ikke krever svar. I stedet deler du en innboks med hver enkelt kunde, som du får tilgang til fra kundens profil. For å bruke denne funksjonen må hvert teammedlem synkronisere e-postkontoen sin med TaxDome.

Alle nye meldinger i en tråd med en klient eller et teammedlem vises i delen Inbox+ sammen med andre varsler.

Finn ut hvordan du synkroniserer e-posten din her.

E-signaturer

E-signatur er en lovlig måte å få samtykke eller godkjenning på elektroniske dokumenter eller skjemaer.

Det er to måter å bruke elektroniske signaturer på TaxDome:

  • Be om underskrift for dine utarbeidede dokumenter og skjemaer
  • Be om e-signering av avtaler med kundene dine

Les mer om dette i artikkelen.

Mappemaler

Mappemaler gjør det raskere å organisere kundenes dokumenter ved å opprette standardmapper for kontoene deres. Mappemaler kan automatiseres innenfor en pipeline eller brukes manuelt på bestemte kundekontoer.

Les mer om mappemaler her.

Inbox+

Inbox+ er stedet der du starter og avslutter prosjektene dine, samt mottar viktige varsler som holder arbeidet ditt i rute. Inbox+ Du får varsler på TaxDome hver gang en klientrelatert hendelse inntreffer - en kunde åpner et dokument, signerer et forslag, sender en ny melding osv. status disse varslene er i. Det er enkelt å sette opp preferanser for varslinger for hvert enkelt teammedlem.

Les mer om Inbox+ her.

Jobb

Sannsynligvis tilbyr firmaet ditt en rekke tjenester. På TaxDome er en jobb det vi kaller en individuell tjeneste som en kunde betaler deg for å utføre. En jobb går inn i en pipeline som er utformet for den aktuelle tjenesten, slik at en pipeline kan inneholde mange jobber for forskjellige kunder. For eksempel håndteres kundenes 1040-selvangivelser for 2020 (hver av dem en jobb) i 1040 Return pipeline. Hver jobb er koblet sammen med en klientkonto, og begge beveger seg sammen gjennom pipeline fra første til siste trinn.

Finn ut mer om jobbene her.

Tilbakevendende jobber

Use job recurrences to set up a default schedule for all jobs in a pipeline to recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly or annually. They can be automatically generated in your pipelines when needed. You can also set up individual schedules for job recurrences already added to your pipelines.

Les mer om gjentakelser.

Arrangører

Organizers er spesialtilpassede spørreskjemaer som hjelper deg med å samle inn den informasjonen du trenger fra kundene dine, slik at dere slipper å snakke frem og tilbake. De kan være knyttet til en spesifikk jobb, automatiserte i et pipelineeller til og med frittstående.

Les mer om arrangørene her.

Pipelines

A pipeline is an established work procedure: a sequence of steps involved to complete a particular service you perform. Pipelines help you manage your client flow; you create one for each different type of service you offer—for instance, a 1040 Return, a W-2, and a Payroll pipeline. Each pipeline has its own unique set of steps, called stages. Jobs, the individual projects a client pays you to do, go into their required pipeline, then move from stage to stage until completion.

For more in-depth details on pipelines, go here.

Profiltilgang

Hver konto/profil er knyttet til en eller flere kontakter, og hver kontakt inneholder en e-postadresse. Hvis en konto skal ha mer enn én bruker, kan alle få tilgang til kontoen via kundeportalen, og hver person har sin egen påloggingsinformasjon.

For eksempel trenger et ektepar som leverer felles søknad bare én konto. Hvis begge ektefellene ønsker tilgang til portalen, kobler du begge kontaktene deres til kontoen. Når du har lagt til portaltilgang til kontaktenes e-postadresser, sender TaxDome en aktiveringsforespørsel til hver av dem via e-post. Hver av ektefellene aksepterer deretter forespørselen og oppretter sitt eget passord, slik at de har hver sin påloggingsinformasjon for den samme kontoen.

Les mer her om hvordan du gir flere brukere tilgang til en konto.

Forslag

Med forslags- og engasjementsbrevsbyggeren kan firmaer lage interaktive, kundevendte dokumenter for å engasjere kundene på en profesjonell måte. Ved hjelp av tilpasningsalternativene kan du opprette et tilbud (markedsføring, salg), et engasjementsbrev - eller begge deler. I tillegg kan du velge om du vil kreve betaling automatisk ved signering via den betalingsmåten du foretrekker.

Hele funksjonen kan tilpasses, inkludert navngivningen av sidefeltene og trinnene kundene ser. Alt dette kan lagres som en mal for å spare tid på dataregistrering og bruk i automatiserte pipeline automatiseringer.

Les mer om forslagene her.

Påminnelser

Påminnelser er ekstra e-postvarsler som automatisk sendes ut til kundene når de ikke svarer på en e-post innen en viss tid, for eksempel hvis kunden venter med å signere et dokument eller betale en faktura. Ved å bruke våre automatiske påminnelser sparer du tid ved at du slipper å ringe en kunde som ikke svarer eller er glemsk.

Hvis du vil vite mer om påminnelser, kan du gå hit.

Tjenester

Bruk funksjonen Tjenester til å spesifisere fakturaene og legge til spesifikke tjenester i tilbudene dine. Du kan fullføre transaksjoner raskere og få mer detaljerte økonomiske rapporter. I tillegg vet kundene alltid nøyaktig hva de betaler for.

Hvis du vil vite mer om våre tjenester, kan du gå hit.

Tagger

Taggene er to til tre ord lange og fargekodede for rask gjenkjenning, og hjelper deg med å filtrere kundekontoer, kontakter, tidsregistreringer og oppgaver. De gir detaljer om et element og gjør det enkelt å finne lignende elementer med samme tagg. Du kan tilordne tagger enten manuelt eller via pipeline til én eller flere kunder om gangen.

Les mer om tagger her.

Oppgaver

Oppgaver er gjøremål. På TaxDome ser vi på oppgaver som steg som må tas for å fullføre en jobb. En jobb kan omfatte en rekke oppgaver for teamet ditt og kunden - chatter, fakturaer, tidsregistreringer, forslag og så videre.

Oppgaver kan tilordnes alle teammedlemmene, knyttes til en bestemt jobb, automatiseres innenfor en pipelineeller til og med frittstående. Oppgaver kan merkes med ulike statuser, og de kan også inneholde underoppgaver og kommentarer.

Hvis du vil vite mer om oppgavene, kan du gå hit.

TaxDome Kjøretur

TaxDome Drive er en rask og enkel måte å laste opp, vise og administrere klientdokumenter på uten å åpne nettleseren. I bunn og grunn er det en tilordnet stasjon (Z:\ Drive) på skrivebordet som fungerer på samme måte som Dropbox eller Google Drive. Det beste med TaxDome Drive er at alle dataene lagres på en server, selv om du kan se og bruke dem, slik at de ikke tar opp dyrebar plass på harddisken din.

Finn ut hvordan du konfigurerer og bruker TaxDome Drive her.

Maler

Our templates are predesigned documents, emails, forms, tasks, and more. Like a blueprint, a template is used as the basis to create more of the same. Templates speed up the process of sending out an email, for instance, or creating folders structures, proposals, and organizers that you’ll need more than once. They’re also helpful when adding automations to pipelines.

Du kan f.eks. sette opp en oppgavemal for å ringe kunden slik at et teammedlem ringer kunden så snart en jobb for dem går inn i første fase av en pipeline. Eller du kan opprette en forslagsmal som du kan bruke om og om igjen.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingene Det oppstod et problem da du sendte inn tilbakemeldingen din. Vennligst prøv igjen senere.

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss

Relaterte artikler