Pipelines (Grunnleggende): Opprett og vis

Our pipelines are not only an easy visual tool but also a fully customizable one, suited to your firm’s needs. Once you automate them, jobs move from stage to stage, automatically creating tasks and sending emails, proposals and organizers to clients at just the right time! Read on to find out more. 

Dekket her:

• Pipelines
  
• Using pipelines from the Marketplace
• Creating pipelines from scratch
• Viewing pipelines
• Viewing automations in pipelines
• Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)
• Duplicating pipelines
• Deleting pipelines
• Legge til jobber
• Viewing accounts added to pipelines

Webinar - Workflow automatisering: Optimaliser dine interne prosesser! Tirsdag kl. 13.00 EST. Registrer her

Pipelines

A pipeline is an established work procedure—a sequence of steps, or stages, involved in, say, preparing a 1040 form from beginning to end.

Our pipelines are designed to look like a kanban board. Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

Det som skjer inne i en pipeline:   

• Jobber, de individuelle prosjektene som en kunde betaler deg for (for eksempel en selvangivelse eller en lønningsliste for januar), er introdusert til en pipeline spesielt utviklet for dette. Hver jobb, som er knyttet til en klientkonto, beveger seg gjennom hele prosessen pipeline fra første til siste fase, eller ferdigstillelse. 
• Stadier er trinnene i en overordnet arbeidsprosedyre. Når alt arbeidet i et trinn er fullført, går jobben videre til neste trinn.
• Automatiseringer, mekanismene som automatiserer pipeline, får ting til å skje av seg selv. Når de utløses, oppretter de for eksempel oppgaver for teammedlemmer eller sender arrangører og forslag til kunder.

To eksempler pipeline eksempler:

Pipeline 1: 1040-selvangivelse

Jobb 1: Selvangivelse for 2015

Jobb 2: Selvangivelse for 2016

Jobb 3: Selvangivelse 2017

Fase 1: Gjennomgå dokumenter

Fase 2: Utarbeide engasjementsbrev

Trinn 3: Forberede retur

Fase 4: Gjennomgang

Fase 5: E-arkivering

Pipeline 2: Lønninger

Jobb 1: Lønnsliste for januar 2015

Jobb 2: Februar 2016 p ayroll

Jobb 3: 2017 mars p ayroll

Fase 1: Gjennomgå dokumenter

Fase 2: Gjennomgå timelister

Trinn 3: Start debitering

Trinn 4: Send lønnsslipper

Using pipelines from the Marketplace

Du kan laste ned ferdige e-postmaler med de beste fremgangsmåtene. De kan enkelt redigeres.

Tips: Når du installerer en pipeline mal får du også alle malene i den, for eksempel for oppgaver, chatter, e-poster og så videre. 

For å legge til en pipeline fra Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Pipelines tab.

2. Klikk på Get free på malen du vil legge til, eller klikk på prisen og fortsett med betalingen hvis det er en betalt mal. 

3. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar, then select the Pipelines tab and click on the name of the template to review and edit stages and automations.

Vil du dele noen av malene dine med andre pipeline maler med andre brukere av TaxDome ? I så fall kan du selge dem på Marketplace!

Creating pipelines from scratch

A firm owner, admin or any team member with access rights to manage pipelines can create a pipeline. 

Here’s how:

From Templates > Firm templates or Workflow, go to Pipelines, then click Create Pipeline.

Se instruksjonene for hvert nummererte felt nedenfor:

1. Pipeline name: Skriv inn et navn for den pipeline; hva du vil se i Workflow delen.

2. Available to: Select the team members who need access to it. If you leave this empty, only the person creating the pipeline and the firm owner see it the Workflow section. For more, read about access to pipelines.

3. Sorter jobbene etter: Bestem hvordan du vil at jobbene skal sorteres i stadiene. Som standard sorteres de etter kontonavn, men du kan også sortere dem etter hvor lang tid de har vært i en fase, forfallsdato, dato for opprettelse av jobben eller prioritet.

4. Standard jobbmal: Bestem om det skal brukes en mal for jobber som kommer inn i pipeline og hvordan (automatisk eller manuelt).

5. Felt for jobbkort: Bestem hva du vil se på jobbkortene. Her finner du mer informasjon om hvordan du tilpasser jobbkort.

6. Gjentagelse: Planlegg jobber som gjentas, slik at de automatisk opprettes inne i pipeline. Her kan du lese mer om hvordan du setter opp en tidsplan for gjentagende jobber.

7. Etappenavn: Skriv inn navnet på den første etappen.

8. Legg til etappe: Legg til så mange etapper som nødvendig og koble automatiseringer til dem. 

9. Legg til automatiseringer: Koble så mange automatiseringer til stadier som nødvendig. Når en jobb flyttes til et nytt trinn som inneholder automatiseringer, utløses disse handlingene automatisk én etter én i en bestemt rekkefølge. For eksempel opprettes en oppgave, en organisator genereres og en e-post sendes. Her finner du mer informasjon om hvordan automatiseringer fungerer. 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Viewing pipelines

View pipelines either for a single client account, for all accounts or those with recurrences:

• For one client account: Go to Clients > Accounts from the left menu bar, click on the account name, then select the Workflow tab. You’ll see all the pipelines with jobs for that client account and the progress made. Once a job has been completed and archived or deleted, it’s no longer visible. However, if the pipeline has no active jobs but the recurrence is set for that account, the pipeline will still be displayed on this page.

• For all client accounts: Go to Workflow > Pipelines from the left sidebar, then select the pipeline. To go to another pipeline, use the drop-down menu.

• With job recurrences: Navigate to Workflow > Job recurrences from the left menu bar to view and access pipelines for which recurrences are set.

Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)

A firm owner, admin or team member with access rights to manage pipelines can edit a pipeline.

Here’s how:

• Fra pipeline klikker du på Rediger øverst til høyre på siden eller klikker på automatiseringsikonet under et scenenavn og deretter på koblingen Legg til automatisering.

• From the pipeline templates list, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, then click on the name of the pipeline.
• From the pipeline list, go to Workflow > Pipelines from the left menu bar, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then select Edit.

Når du befinner deg i redigeringsvinduet, kan du endre innstillingene pipeline innstillingene (se ovenfor for mer informasjon) oggjøre endringer i etappene:

• Hvis du vil legge til en etappe, klikker du på Legg tiletappe eller +-knappen ogskriver inn navnet på etappen.
• Hvis du vil flytte en scene, peker du på flytteikonet til venstre for scenenavnet og drar og slipper den.
• Slik sletter du en scene, klikker du på søppelbøtteikonet til høyre for scenens navn.
• Hvis du vil legge til en automatisering i en etappe, velger du etappen og klikker deretter på knappen Legg til automatiser inger eller på en automatisering, hvis det allerede finnes en. 

• Hvis du vil at det skal sendes flere e-poster til kundene når de ikke svarer innen en viss tid, finner du Påminnelser under automatiseringsmalen og velger deretter Aktiver i rullegardinmenyen. Her finner du mer informasjon om påminnelser.

Vær oppmerksom! Når du sletter et trinn i en pipelineslettes alle jobber på dette trinnet. Sørg for at all nødvendig informasjon er lagret for å unngå tap av data.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Duplicating pipelines

To create new pipelines based on existing ones, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then click Duplicate. A copy of the pipeline is saved with a suffix (e.g., 1040 Return (2)). Stages, automations and other template settings are copied as well. However, you’ll need to manually add jobs to a newly duplicated pipeline.

Deleting pipelines

To delete a pipeline, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the pipeline and select Delete.

Merk: Dette sletter alle jobber som er knyttet til . pipeline.

Viewing accounts added to pipelines

For å finne ut hvilke kontoer som er lagt til i en spesifikk pipeline eller til et trinn i en pipeline:

1. Gå til Clients > Accounts eller Workflow > Jobs i menylinjen til venstre, og klikk deretter på FILTER-knappen .
2. Select a pipeline name in the Active jobs filter and select the stage. You can select several pipelines and stages if needed.

Deretter vises en liste over alle klientkontoer som er lagt til i den valgte fasen. pipeline og/eller trinn.