Administrer team (grunnleggende): Kontotilgang
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Det finnes mange alternativer for å gi ansatte tilgang til kontoer. Du kan gi dem standardtilgang til alle kontoer, tildele dem tilgang til kun utvalgte kontoer, tildele dem tilgang til kontoer i bestemte jobbstadier ved å bruke vår pipeline automatisering, og mye mer.
Dekket her:
- Kontotilgang, forklart
- Standard kontotilgang, forklart
- Å gi en ansatt tilgang
- Visning av en ansatts kontoer
- Vise statistikk over ansattes kontoer
- Fjerne ansattes tilgang til en konto
- Hvem som kan gi ansatte tilgang til en konto
Kontotilgang, forklart
Minst ett teammedlem bør ha tilgang til klientkontoen. Når teammedlemmene er tildelt, kan de gjøre alt dette:
- Se kontoinformasjon
- Vis og last ned kundedokumenter
- Se alle chattetråder for tildelte kontoer og svare på dem.
- Se alle SMS-tråder for sine tildelte kontoer og send SMS
- Se alle e-postmeldinger fra firmaet for de tildelte kontoene og svare på dem.
- Se alle firmaets notater for tildelte kontoer og opprett nye notater
- Se firmaets tidsregistreringer for tildelte kontoer og opprette nye tidsregistreringer.
- Se alle firmaets oppgaver for de tildelte kontoene.
- Opprette oppgaver for tildelte kontoer
- Se kontakter som er knyttet til tildelte kontoer
- Legg til jobber for pipelines som er tilgjengelige for dem
For å få et inntrykk av hva en ansatt kan gjøre, kan du besøke en skrivebeskyttet visning av portalen.
Firmamedlemmer som er tilordnet kontoen, mottar også varsler om all kontoaktivitet.
Merk: Teammedlemmer kan tilordnes kontoer uten å motta varsler. Her finner du mer informasjon om kontofølgere.
Standard kontotilgang, forklart
Standard kontotilgang betyr at et teammedlem automatisk blir tildelt alle nyopprettede kontoer.
En firmaeier har standard tilgang til kontoen. Det er imidlertid mulig å gi standard kontotilgang til alle teammedlemmer.
Slik konfigurerer du standard kontotilgang for et teammedlem:
Gå til Innstillinger > Firmainnstillinger i menylinjen til venstre. Finn delen Standard kontotilgang , velg ett eller flere teammedlemmer fra listen, og klikk deretter på LAGRE.
Å gi en ansatt tilgang
Det er flere måter å gi en ansatt tilgang til kontoen på:
- Ved å sette dem opp med standard kontotilgang
- Når du oppretter en ny konto
- Ved å redigere en eksisterende konto når som helst
- Ved å bruke funksjonen for administrering av teamtilgang når som helst
- Tilordne teammedlemmer under import
- Ved å bruke en pipeline automatisering
- Ved å gi dem tilgangsrett til å se alle kontoer
Gi tilgang til en bestemt konto
Hvis du vil gi en ansatt tilgang til en ny konto, velger du navnet på vedkommende når du oppretter kontoen.
For å gi en ansatt tilgang til en eksisterende konto:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og klikk deretter på klientens navn i listen. Du kan også finne kunden umiddelbart ved å gå til menyen til venstre på en hvilken som helst side og skrive inn navnet i søkefeltet.
2. Gå til Info-delen og klikk på Rediger-lenken til høyre for Kontodetaljer. Legg til ansatte du vil gi kontotilgang til, i feltet Teammedlemmer. Hver konto må ha minst ett teammedlem tilordnet. Som standard gis kontotilgang til firmaets eier.
3. Klikk på knappen Fortsett og deretter på Lagre.
Administrere teamtilgang i bulk
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Tilordne ansatte til mange forskjellige kontoer samtidig:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og merk av i avmerkingsboksene ved siden av kontoene du vil tilordne de ansatte. Hvis du vil velge alle kontoer, klikker du på den øverste avmerkingsboksen.
2. Klikk på Administrer team.
3. Du får opp en liste over firmaets teammedlemmer. Velg ett av følgende for hvert teammedlem:
- Ikke gjør noe: Teammedlemmet blir ikke tilordnet kontoene, men hvis teammedlemmet allerede er tilordnet kontoer, vil de fortsette å være tilordnet disse kontoene.
- Tilordne til alle: Teammedlemmet tilordnes til alle valgte kontoer.
- Fjern fra alle: Teammedlemmet vil ikke lenger være tilordnet noen av de valgte kontoene.
4. Klikk på TILDEL.
Tilordne teammedlemmer under import
Når du importerer klientkontoer, får du to alternativer for å tildele teammedlemmer:
- Definer hvilke teammedlemmer som skal tilordnes hver konto - for å gjøre dette må du inkludere teammedlemmer i regnearket.
- Tilordne teammedlemmer under import - på denne måten kan du tilordne de samme teammedlemmene til alle importerte kunder.
Inkluder teammedlemmer i regnearket ditt
Denne metoden er svært tidsbesparende, ettersom du kan tilordne ulike teammedlemmer til ulike kontoer.
1. Når du klargjør en CSV-fil for import, legger du til kolonnen Teammedlemmer og inkluderer de aktuelle teammedlemmene. Hvis du vil at flere teammedlemmer skal tilordnes til én konto, skiller du navnene med komma.
2. Start importprosessen. I det andre trinnet av importen (tilordne kontoer) vil kolonnen Teammedlemmer i CSV-filen automatisk bli tilordnet egenskapen TaxDome .
Hvis ikke, må du kontrollere navngivningen av kolonnen i regnearket og starte importen på nytt.
Så er det gjort! Når importen er fullført, vil teammedlemmene dine være tilordnet spesifiserte kontoer.
OBS! Vennligst sjekk teammedlemmenes navn to ganger. Hvis det finnes en ikke-eksisterende ansatt i regnearket, vil den tilsvarende kontoen ikke bli opprettet.
Tilordne teammedlemmer under import
Hvis du ikke ønsker å legge til teammedlemmer i regnearket, kan du likevel tilordne dem til kontoer mens du importerer. Slik gjør du det:
Start importprosessen. På det tredje trinnet i importen (innstillinger) velger du teammedlemmene du vil tilordne til kontoene du flytter til TaxDome.
Merk! Teammedlemmene du velger, vil bli tilordnet alle importerte kontoer, så hvis du vil bruke forskjellige teammedlemmer for forskjellige kontoer, er det bedre å enten inkludere teammedlemmer i regnearket eller endre de tilordnede i bulk etter at importen er fullført.
Gi ansatte midlertidig kontotilgang via pipeline automatisering
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
For midlertidig ansatte kan du velge å gi begrenset tilgang til kontoer. En midlertidig ansatt kan for eksempel ha behov for å få tilgang til et dokument som er lastet opp til en konto, men bare i en bestemt fase av arbeidsprosessen.
Dette kan enkelt konfigureres og automatiseres i en pipeline. Slik gjør du det:
1. Bestem på hvilket stadium du ønsker at vikaren skal få tilgang til klientkontoer. (Du kan lese mer om automatiseringer).
2. Gå til innstillingene påpipeline , velg den fasen du vil legge til automatiseringen i, klikk på koblingen Legg til automatiseringer og velg deretter Oppdater kontotilgang i rullegardinmenyen. Velg teammedlem(mer) fra kontolisten.
Automatiseringen kan konfigureres på forskjellige måter:
- Erstatt tilordnede til standardbrukere på + Legg til kontotilgang tom:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tilordnede medarbeidere fjernet, og medarbeidere med standard kontotilgang blir tilordnet kontoen i stedet. - Erstatt tilordnede til standardbrukere på + Legg til kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir tilordnede ansatte fjernet, og de som er oppført i feltet Legg til kontotilgang , blir tilordnet kontoen i stedet. - Erstatt tildelte til standardbrukere av + feltet Legg til kontotilgang er fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, forblir tildelte ansatte tilordnet kontoen, og de som er oppført i feltet Legg til kontotilgang , blir også tilordnet. - Erstatt tildelte til standardbrukere av + Fjern kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir ansatte som er oppført i feltet Fjern kontotilgang, fjernet. - Legg til kontotilgang fylt ut + Fjern kontotilgang fylt ut:
Når en jobb går inn i dette stadiet, blir medarbeiderne som er oppført i feltet Legg til kontotilgang, tilordnet kontoen, og medarbeiderne som er oppført i feltet Fjern kontotilgang, blir ikke tilordnet.
Gi en ansatt tilgang til alle kontoer
Tilordne en ansatt til alle kontoer (både eksisterende og de som vil bli lagt til i fremtiden):
1. Gå til Innstillinger >Team og planer i menylinjen til venstre, naviger til Aktive teammedlemmer og klikk deretter på den ansattes navn.
2. Klikk på blyantikonet Rediger tilgangsrettigheter , og slå deretter på Vis alle kontoer.
3. Klikk på Lagre. Nå kan den ansatte se alle firmaets kontoer i stedet for bare de kontoene de har fått tildelt.
Visning av en ansatts kontoer
Filtrer kontolisten for å se hvilke kundekontoer som er tildelt bestemte ansatte:
1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, og klikk deretter på Filter.
2. Velg teammedlemmene i Team-delen .
Vise statistikk over ansattes kontoer
Bedriftseiere og administratorer kan se alle ansattes statistikk for tildelte kontoer. Denne statistikken finner du i widgeten Ventende klientaktivitet på siden Innsikt.
Denne widgeten viser fakturaer, organisatorer, signaturer, forslag og godkjenninger som venter på handling fra kunden for en bestemt medarbeider.
Hvis du vil spore klientaktivitet for to eller flere teammedlemmer, kan du legge til så mange widgeter for ventende klientaktivitet som du trenger. Her finner du mer informasjon om widgetenVenter på klientaktivitet.
En annen måte å se kontostatistikk på er på siden Ansattes nåværende kunder. Du finner den ved å gå til Innstillinger > Team og planer fra venstre menylinje. Klikk på den ansattes navn, og gå deretter til fanen Klienter . Statistikken er tilgjengelig for den ansattes nåværende og tidligere kontoer.
Du vil se denne informasjonen:
- ID: kontoens unike ID
- Navn: Kundens for- og etternavn.
- Tildelt: datoen den ansatte ble tildelt en konto.
- Bokførte fakturaer: antall bokførte fakturaer.
- Inntekter: det totale beløpet for betalte fakturaer.
- Dokumenter lastet opp: antall dokumenter som er lastet opp.
- Godkjent: antall godkjente dokumenter
Fjerne ansattes tilgang til en konto
La oss si at du har en personlig konto i firmaet ditt og ikke vil at andre teammedlemmer skal se den. Eller du har gjort endringer i rollene og oppgavene til de ansatte og vil ikke at alle skal ha tilgang til alle kontoer.
Du kan fjerne ansatte fra en hvilken som helst klientkonto. (Eller du kan gjøre det omvendt: fjerne kontoer fra en ansatts liste over tildelte kunder). Ta en titt på alternativene nedenfor.
Advarsel! Hvis du har ansatte med tilgangsrettigheten Vis alle kontoer aktivert, må du først slå av denne rettigheten. Dette fungerer imidlertid ikke for administratorer, da de alltid har tilgang til alle kontoer.
Slik fjerner du ansatte fra en klientkonto:
- Gå til Info-delen av kundens profil og klikk på Rediger-lenken til høyre for Kontodetaljer. Alle ansatte med kontotilgang vises i feltet Teammedlemmer.
- Klikk på × til høyre for et teammedlem for å fjerne vedkommendes tilgang til en klientkonto.
- Klikk på knappen Fortsett og deretter på Lagre.
Merk! En konto kan ikke oppheves. Hvis du fjerner alle ansatte, blir kontoen automatisk tildelt alle med standard kontotilgang.
Du kan også fjerne en konto fra en ansatts liste over tildelte kunder:
- Gå til Innstillinger > Team og planer fra venstre menylinje, klikk deretter på teammedlemmets navn og gå til fanen Klienter .
- Klikk på det røde slettesymbolet helt til høyre for kontonavnet.
- Klikk på Slett i popup-vinduet Slett bekreftelse . Den valgte kontoen flyttes deretter til den ansattes fane " Tidligere ".
Hvem som kan gi ansatte tilgang til kontoer
Bedriftseiere og administratorer kan alltid gi ansatte tilgangsrettigheter til kontoer. De kan også gi ansatte muligheten til å tildele klienter til teammedlemmer. Hvis du er firmaeier eller administrator og ønsker at noen andre i teamet skal kunne tildele kontoer, følger du disse trinnene:
1. Gå til Innstillinger > Team og planer i menylinjen til venstre, naviger til Aktive teammedlemmer og klikk deretter på medarbeiderens navn.
2. Klikk på blyantikonet Rediger tilgangsrettigheter, og slå deretter på Tildel lagkamerater.
3. Klikk på Lagre.
