E-post (grunnleggende): Opprette og bruke maler
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
E-postmaler er meldinger du ofte sender til kunder, og som krever få eller ingen andre endringer enn mottakerens navn. De kan brukes når du sender e-poster til kundene dine manuelt eller i bulk. Eller de kan legges til som automatiseringer, slik at de automatisk går ut til kunden når en jobb går over til et nytt stadium i en pipeline. Å ha e-postmaler tilgjengelig sparer tid. De er ikke bare nyttige for deg, men for hele teamet.
Dekket her:
- Opprette e-postmaler
- Legge til vedlegg i e-postmaler
- Legge til bilder i e-postmaler
- Legge til e-postmaler fra Marketplace
- Bruk av e-postmaler
- Sende e-post til kundekontoer via automatisering
- Redigere e-postmaler
- Duplisering av e-postmaler
- Slette e-postmaler
Opprette e-postmaler
En e-postmal kan opprettes av en firmaeier, en administrator eller et annet teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere maler.
Hvis du vil opprette en e-postmal, går du til Maler > Faste maler i menylinjen til venstre, åpner kategorien E-poster og klikker deretter på Opprett mal.
Eller åpne denne siden ved å legge tilSend e-post-automatisering mens du redigerer en pipelineog deretter klikke på Ny mal.
Nedenfor finner du informasjon om hva du skal gjøre i de nummererte delene av vinduet Opprett e-postmal:
1. Malens navn: Skriv inn et navn på malen - det du ser når du velger den.
2. Modus: Bestem om du ønsker å bruke kontakt shortcodes (dynamiske data) i malen din. Når kontakt shortcodes modus er valgt, kan du bruke både kontonavn og kontaktnavn shortcodes. Hvis du vil ha mer informasjon om kortkodemodus, kan du gå hit.
3. Fra: Velg navnet på teammedlemmet som e-posten skal sendes på vegne av. Det er dette mottakeren ser i Fra-feltet uansett hvem som har flyttet jobben til neste trinn.
Merk: For at du skal kunne velge noen, må teammedlemmene ha synkronisert e-posten sin og ha valget Tillat andre å sende fra min e-post slått på i kontoinnstillingene på TaxDome .
4. E-postens emne: Skriv en emnelinje.
5. Legg til kortkode: For å individualisere e-posten kan du bruke shortcodes for å inkludere dynamiske data, for eksempel navnet på personen som er tilknyttet kontoen eller datoen. Hvis kontakt shortcodes modus er valgt, kan du bruke kontaktdata. Shortcodes Kortkodene er tilgjengelige for både emnelinjen og brødteksten i e-posten. Du finner mer informasjon om shortcodes her.
6. Brødtekst: Skriv e-posten ved hjelp av formatering, emojis, kulepunkter og annet,
- WYSIWYG: Her kan du bruke ulike formateringer og legge til lenker.
- HTML: Her kan du sette inn egendefinert HTML-kode som inneholder bilder, lenker og så videre. Merk at tabeller foreløpig ikke støttes.
Tips: Bruk gratisverktøyet WORDHTML til å lage og hente HTML - lim det deretter inn i e-posten TaxDome ved å aktivere HTML.
7. Lagre og avslutt, Lagre og Avbryt: Klikk på Lagre og avslutt for å lagre malen og gå tilbake til mallisten, Lagre for å beholde endringene og fortsette å redigere malen eller Avbryt for å avslutte uten å lagre.
8. Dra og slipp filer her eller Bla gjennom filer: Legg til vedlegg i malen.
Legge til vedlegg i e-postmaler
Merk! Maksimal størrelse på alle filer som er knyttet til en mal, er 20 MB. Filtyper som støttes: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.
Du kan legge til vedlegg i e-postmaler fra datamaskinen. Bruk ett av alternativene som er tilgjengelige når du oppretter eller redigerer en e-postmal:
- Dra og slipp en enkelt fil til det angitte området.
- Klikk på Bla gjennom filer, og velg en eller flere filer i filutforskeren.
Merk: Hvis du sender en melding som inneholder en fil fra TaxDome til en mottaker som ikke er bruker av TaxDome , trenger vedkommende ikke å logge inn for å få tilgang til filen. For å holde filen sikker kan du gi koblingen en utløpsdato. Finn ut mer om sikkerhet for e-postvedlegg.
Legge til bilder i e-postmaler
Bildet må hostes av en tredjepart eller legges til som et vedlegg. Videoer kan bare legges til i e-poster som vedlegg og kan ikke bygges inn i maler.
Det finnes tre måter å legge til bilder i e-postmalene dine på:
Legge til et bilde ved å kopiere det fra en nettside
1. Last opp bildet til datamaskinen eller til et nettsted for bildehosting, for eksempel imgbb.com.
2. Høyreklikk på det opplastede bildet i nettleseren, og velg deretter Kopier bilde.
3. Gå til skjermbildet for oppretting av e-postmal, kontroller at WYSIWYG er valgt, og lim deretter inn bildet i malen.
Legge til et bilde ved å sette inn en HTML-kode
1. Last opp bildet til et nettsted for bildehosting, for eksempel imgbb.com.
2. Kopier HTML-koden for bildet.
3. Gå til siden for oppretting av e-postmal , kontroller at HTML er valgt, og lim inn koden i malen.
4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.
Du kan forhåndsvise bildet ved å velge WYSIWYG.
Når malen er valgt, blir koden til et bilde.
Legge til e-postmaler fra Marketplace
Du kan laste ned ferdige e-postmaler med de beste fremgangsmåtene. Slik legger du til en e-postmal fra Marketplace:
1. Gå til Maler > Marketplace i venstre sidefelt, og åpne fanen E-post.
2. Klikk på Get free på malen du vil legge til, eller klikk på prisen og fortsett med betalingen hvis det er en betalt mal.
3. Gå til siden Maler > Firmamaler, åpne fanen E-poster og klikk på navnet på e-postmalen for å redigere den. I de fleste tilfeller må du tilpasse den nedlastede malen.
4. Når du legger til en mal fra Marketplace, vises navnet ditt i Fra-feltet . Mottakeren vil se navnet ditt i dette feltet uansett hvem som flytter jobben til neste trinn. Du kan imidlertid redigere navnet hvis det er nødvendig, og deretter klikke på Lagre og avslutt.
Bruk av e-postmaler
Når du har opprettet en mal, kan du bruke den til å gjøre prosessen med å skrive nye e-poster raskere. Slik gjør du det:
1. Opprett en ny e-post enten ved å klikke på Ny øverst til venstre og velge E-post eller ved å velge en eller flere mottakere i kontolisten og deretter klikke på @Send e-post.
2. Klikk i feltet Mal for å velge en mal fra rullegardinmenyen.
3. Rediger e-posten eller skriv en ny, og fortsett deretter med å velge innstillingene for e-posten.
Merk: Endringer du gjør i e-posten din, endrer ikke den valgte malen.
Redigere e-postmaler
Følg disse trinnene for å gjøre endringer i en e-postmal:
1. Gå til Maler > Fastemaler i menylinjen til venstre, åpne fanen E-poster og klikk deretter på e-postmalens navn i listen.
2. Gjør endringer i e-postmalen, og klikk deretter på Lagre og avslutt.
Duplisering av e-postmaler
Opprett nye e-postmaler basert på eksisterende maler: Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for e-postmalens navn, og velg deretter Kopier. Kopien av malen lagres med riktig suffiks (f.eks. E-post (2)).
Slette e-postmaler
Hvis du vil fjerne en e-postmal, går du til Maler > Faste maler i menylinjen til venstre og åpner deretter kategorien E-poster . Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for e-postmalens navn, klikk på Slett, og bekreft deretter ved å klikke på Slett i popup-vinduet Slett bekreftelse.
