CRM (Grunnleggende): Importer en kundeliste

Med importverktøyet vårt kan du overføre kundekontoer og kontaktdata til TaxDome samtidig, slik at du raskt kan begynne å jobbe fra portalen. Selv om du kan opprette nye kontakter og kontoer manuelt, går det mye raskere å overføre data til TaxDome ved å laste opp en CSV-fil. 

Dekket her:

• Trinn 0. Klargjør en CSV-fil
  • Importere flere kontoer med samme kontakt
  • Importere flere kontakter med samme konto
  • Importere kontakter til to kontoer samtidig
• Trinn 1. Last opp en CSV-fil til TaxDome
• Trinn 2. Opprett kontoer (valgfritt)
• Trinn 3. Definere innstillinger (valgfritt)
• Trinn 4. Opprett kontakter
• Trinn 5. Gjennomgang
• Hvem kan importere?

Webinar - TaxDome 101: Kom i gang med TaxDome ! Mandag kl. 13.00 EST. Registrer her

Trinn 0. Klargjør en CSV-fil 

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
alt du trenger å vite om TaxDome .

For å importere eksisterende kontakt- og kontodata bruker du et regnearkverktøy som Excel eller Google Sheets. Du kan også lese instruksjonene for overføring av data fra en bestemt plattform eller programvare.

• Når du importerer kundedataene dine til TaxDome, må du huske følgende Regnskap og Kontaktpersoner er forskjellige: 
  • Kontoer er de enhetene du jobber for og fakturerer, enten det er et selskap, en stiftelse, en familie eller en privatperson. 
  • Kontakter er de faktiske personene du samhandler med. Her er en forklaring på kontoer og kontakter.
• Opprett et regneark med kundedataene dine, og lagre det som en CSV-fil. Sørg for at CSV-filen er UTF-8-kodet og ikke er større enn 300 kB.
• Legg bare inn én kontakt per rad i regnearket, selv om flere kontakter er knyttet til samme konto. Du kan også hoppe over import av kontoer for å importere kun kontakter
• Du kan ha ulike regneark for ulike grupper av kunder. Disse kan importeres én etter én, med ulike innstillinger. Her er en video om hvordan du importerer ulike kundegrupper.

Tips: Hvis kildeprogrammet genererer en fil med skatteyter og ektefelle på samme rad, trenger du ikke å redigere CSV-filen manuelt. Følg i stedet instruksjonene for å importere en fil med skatteyter og ektefelle på én rad.

• 👋 Vi kan hjelpe deg! Hvis CSV-filen din ender opp med flere kontakter per rad og du ikke vet hvordan du løser det, kan du ta kontakt med oss. Kundestøtteteamet vårt hjelper deg gjerne: Følg disse trinnene for å få hjelp. 

1. Opprett et regneark 

Opprett og merk kolonnene. 

Tips: Når du navngir kolonnene, står hvert kolonneoverskriftsnavn for en annen dataegenskap.

Her er noen eksempler på navn på kolonneoverskrifter: 

• Kolonne A | Kontonavn: navnet på et selskap eller en stiftelse (en ikke-personlig konto) eller navnet på en enkeltperson eller familie (en personlig konto)
• Kolonne B | Kontaktnavn: for- og etternavn på kontakten som er knyttet til kontoen.
• Kolonne C | Fornavn  
• Kolonne D | Etternavn  
• Kolonne E | Kontotype
• Kolonne F | E-post: en e-postadresse må oppgis for at kontakten skal få tilgang til portalen
• Kolonne G | Telefon
• Kolonne H | By
• Kolonne I | Kontokoder: en etikett du kan bruke for å gruppere kontoer.
• Kolonne J | Kontakttagger: en etikett du kan bruke for å gruppere kontakter.
• Kolonne K | Teammedlemmer: Teammedlemmer du vil at skal tilordnes automatisk under import

2. Fyll ut radene i regnearket med kontakt- og tilleggsinformasjon.

Regnearket ditt har kanskje allerede egendefinerte kolonner. Sørg imidlertid for at du følger disse grunnleggende reglene for å få en problemfri import:

• Hver rad må bare inneholde én kontakt
• Hvis du planlegger å opprette nye kontoer mens du overfører dataene, må du sørge for at det finnes en kolonne med kontonavn. Gi den navnet Kontonavn (det TaxDome kaller dataegenskapen) eller et annet navn som passer for deg. Hvis en kontakt ikke trenger å være knyttet til en konto, lar du raden i kolonnen Kontonavn stå tom.
• Hvis to eller flere kontakter deler samme konto, må du bruke samme kontonavn i hver rad for hver kontakt.
• Ulike typer egendefinerte felt støtter ulike tegn. Forsikre deg om at feltene er korrekt utfylt:
  • Del alternativene med et komma eller semikolon ("," eller ";"), tegnet for egendefinerte flervalgsfelt med rullegardinmeny.
  • Datoene skal fylles ut i tilsvarende format: MM/DD/ÅÅÅÅÅ eller MMM/DD/ÅÅÅÅ for amerikanske selskaper og DD/MM/ÅÅÅÅ for ikke-amerikanske selskaper.

Er du usikker på hvordan du skal sette opp ulike typer kontoer, for eksempel for et ektepar som registrerer seg hver for seg? Se eksempler på hvordan du setter opp kontakter for ulike kontotyper, og ta deretter en titt på disse tipsene:

• Importere flere kontoer med samme kontakt
• Importere flere kontakter med samme konto
• Importere kontakter til to kontoer samtidig

Importere flere kontoer med samme kontakt

Q: Hvordan legger jeg inn ulike kontoer som skal knyttes til samme person i regnearket? For eksempel flere bedrifter som tilhører samme bedriftseier. 

A: Opprett én rad for hver konto, og skriv deretter inn den samme kontaktinformasjonen for hver konto i de aktuelle kolonnene.

I regnearkeksemplet nedenfor tilordnes kontonavn til kontonavn i TaxDome, og det opprettes fem kontoer under importprosessen, hver av dem knyttet til Brian Ross' kontaktinformasjon. Brian Ross kan deretter logge inn på TaxDome ved hjelp av email@example.com og bytte mellom kontoene. 

Importere flere kontakter med samme konto

Spørsmål: Hvordan legger jeg inn flere kontakter som skal knyttes til samme konto i regnearket? For eksempel flere forretningspartnere som eier samme bedrift, eller en skattyter og ektefellen.

Svar: Bruk én rad for hver kontakt, og skriv deretter inn det samme kontonavnet for hver person i den aktuelle kolonnen.

I regnearket nedenfor blir Name_Business Name tilordnet Account Name i TaxDome, og seks kontoer opprettes under importprosessen. Michael Douglaston knyttes til én kontakt, Robbie Corp til tre kontakter, familien Smith til tre kontakter, Mart Frickey til én kontakt, Solomon Deutsch til én kontakt og Chrissy Tidder til én kontakt.

Importere kontakter til to kontoer samtidig

Q: Hvordan legger jeg inn flere kontakter som skal knyttes til to kontoer i regnearket? For eksempel barn som trenger egne kontoer, men som likevel må være knyttet til familiekontoen.

Svar: Bruk to rader for hver kontakt, og endre kontonavnet mens du beholder kontaktopplysningene. Dette kan spare deg for en del arbeid senere, siden du slipper å koble sammen kontaktene manuelt.

3. Lagre regnearket i CSV-format

TaxDome gjenkjenner bare regneark som er lagret som CSV-filer. Fra menylinjen i regnearket går du til Fil og velger deretter Lagre som CSV eller Last ned som CSV (ordlyden kan variere avhengig av hvilket program du bruker).

Microsoft Excel: I feltetLagre som type velger du CSV (kommaseparert). Velg Webalternativer i rullegardinmenyen Verktøy. Åpne kategorien Koding . I rullegardinmenyen Lagre dette dokumentet som velger du Unicode (UTF-8) og klikker deretter på OK.

Nå som du har lagret regnearket som en CSV-fil og sørget for at det er UTF-8-kodet, er du klar til å importere kontaktene dine til TaxDome.

Trinn 1. Last opp CSV-filen til TaxDome

Gå til Klienter > Kontoer, og klikk deretter på Importer. Du kan også få tilgang til denne knappen fra Kontakter-siden .

Dra og slipp CSV-filen eller klikk på Bla gjennom for å finne den på skrivebordet for å laste den opp.

Trinn 2. Opprettkontoer (valgfritt)

Slik oppretter du kontoer:

1. Tilordne kontonavnet

Velg navnet på kolonneoverskriften i regnearket som tilsvarer egenskapen Account Name på TaxDome. Hvis du har brukt Kontonavn som navn på kolonneoverskriften i regnearket, tilordnes det automatisk til egenskapen Kontonavn på TaxDomefordi de har samme navn.

Tips! Hvis du vil hoppe over import av kontoer og bare importere kontakter, klikker du på X til høyre for feltet Velg CSV-kolonne for kontonavn.

2. Velg kontotype

Velg et alternativ for å angi hvordan du vil bruke kontotypen på de importerte kundene dine. Du finner mer informasjon i artikkelen om kontotyper.

Hvis Company brukes, vil klienten ha egenskapen Company name lik kolonnedataene i Account Name.

3. Tilordne kontofelt

Legg til data fra regnearket som egendefinerte felt for kontoene dine, merk dem eller tildel teammedlemmer. Gå gjennom alle kolonneoverskriftene til venstre, og velg deretter enten Ignorer eller Synkroniser egendefinert felt fra rullegardinmenyen Handling. Hvis du velger Synkroniser egendefinert felt, velger du det egendefinerte feltet fra rullegardinmenyen i TaxDome kolonnen. 

• Hvis det allerede finnes en konto med samme navn i TaxDome, vil den ikke bli endret, og alle dataene vil forbli de samme. 
• Hvis et kolonneoverskriftsnavn fra regnearket ikke har en tilsvarende kontoegenskap, oppretter du et nytt ved å velge Nytt felt i rullegardinmenyen. Les mer om hvordan du legger til egendefinerte kontofelt under import.
• Du kan også tagge kontoene dine her. Du finner mer informasjon i denne artikkelen om bruk av tagger.
• Hvis du har kolonnen Teammedlemmer i regnearket, vil teammedlemmene som er oppført i regnearket, automatisk bli tilordnet de tilsvarende klientene. 

Trinn 3. Definere innstillinger (valgfritt)

I dette trinnet bruker du masseinnstillinger på de nylig importerte kontoene.

1. Koblede kontakter

Til venstre, under EMAILS, ser du egenskapen TaxDome Email. Hvis du har lagt til egendefinerte e-postfelt for kontaktene dine, vil du også se disse. 

Velg tilgangsrettigheter for hver kontakt hvis e-postadresse er knyttet til den importerte kontoen. Som standard er alle tilgangsrettigheter slått på: 

• LOGIN: Når denne er slått på, kan kontakten bruke kundeportalen TaxDome .

• NOTIFY: Når denne er slått på, mottar kontakten alle systemvarsler, for eksempel for meldinger, arrangører, forslag, fakturaer og e-poster som sendes fra TaxDome eller via pipeline automations med mer.

• EMAIL SYNC: Når denne funksjonen er slått på, kan du se og svare på kundens e-poster i din egen e-postkonto. Inbox+ og se alle e-postene i e-postfanen i kontoen deres.   

Hvis du vil at kundene skal motta en e-postinvitasjon til portalen TaxDome , merker du av for Send invitasjoner. Hvis du vil legge til en egendefinert melding, skriver du en i feltet Personlig melding. Hvis du ikke vil invitere dem med en gang, kan du sende en invitasjon senere ved å gå til fanen Kontoer og åpne underfanen Venter på aktivering.

2. Tagger

Hvis du allerede har opprettet noen tagger i TaxDome, kan du bruke dem på de importerte kontoene dine her. De vil bli brukt på alle importerte kontoer. Hvis du trenger å bruke forskjellige tagger på forskjellige kontoer, er det bedre å legge dem til i regnearket på forhånd. Les mer om hvordan du bruker tagger.

3. Mottakere

Hvis teammedlemmene ikke er oppført i regnearket, tilordnes nye kontoer til den personen som utfører importen. Du kan også velge flere teammedlemmer som skal ha tilgang til alle de importerte kontoene. Les mer om hvordan du tilordner teammedlemmer under import.

4. Mapper og dokumenter

Hvis du bruker en egendefinert mappestruktur for klientdokumenter, kan du bruke mappemaler i bulk på de nyopprettede kontoene. Les mer om hvordan du oppretter mappemaler. Malen Standard skatteår brukes automatisk på nye kontoer hvis du ikke velger en mappemal du allerede har opprettet.

Trinn 4. Opprett kontakter

For å begynne å importere kontaktene dine til TaxDome, går du gjennom navnene på kolonneoverskriftene i regnearket til venstre, og velger enten Ignorer eller Synkroniser egendefinerte felt fra rullegardinmenyen Handling. Navnene på kolonneoverskriftene i regnearket som samsvarer med navnene på kontaktegenskapene i TaxDome (f.eks. fornavn, telefon, e-post, by), blir automatisk tilordnet. 

Hvis du velger Synkroniser egendefinert felt, velger du kontaktfeltet fra rullegardinmenyen eller legger til et nytt felt ved å klikke på Nytt felt. Les mer om egendefinerte kontaktfelt. 

• Du kan også tagge kontaktene dine her. Du finner mer informasjon i denne artikkelen om hvordan du bruker tagger.
• Du trenger ikke å koble sammen alle kolonneoverskriftene - du kan la valget av Action-felt stå som Ignore.
• Hvis du hoppet over kontokartlegging, kan du bare importere kontakter.

Når du er ferdig med kartleggingen, klikker du på Fortsett. Dette starter ikke importprosessen. Du kan fortsatt gå tilbake til dette trinnet hvis du har gjort noen feil.

Trinn 5. Gjennomgang 

Når du går gjennom kartleggingsresultatene, ser du alt dette:

• Hvilke teammedlemmer som skal tilordnes kontoene
• Hvilke tagger som skal tilordnes kontoene
• Hvilke egendefinerte konto- og kontaktfelt som skal opprettes
• Hvilke kontakter som skal opprettes med hvilke navn og e-postadresser.
• Hvilke kontoer som skal opprettes med hvilke tilknyttede kontakter

Hvis alt ser bra ut, klikker du på Start import. Hvis ikke, går du tilbake for å gjøre nødvendige korrigeringer.

Nå kan du forlate siden. Importprosessen fortsetter av seg selv. Når importen er fullført, vil du motta en e-postmelding. Klikk på lenken i meldingen for å gå til importresultatene. Du vil se:

• Hvor mange kontakter som ble importert
• Hvor mange rader i regnearket som ble hoppet over.
• Hvor mange kontoer som ble opprettet
• Hvor mange kontoer som ble oppdatert
• Hvor mange egendefinerte felt som ble opprettet

Hvis noen rader ble hoppet over (på grunn av feil), kan du eksportere en zippet CSV-fil som forteller deg hvilke og hvorfor. Årsaker til at rader hoppes over kan være tomme celler i obligatoriske kolonner (f.eks. kontaktnavn) eller celler i e-postkolonnen som mangler e-postadresser. Nå kan du forlate siden. Prosessen fortsetter av seg selv. Eksportresultatene sendes til deg via e-post.

Gi oss beskjed hvis du har problemer med importprosessen! Teamet vårt står alltid klar til å hjelpe!

Hvem kan importere?

En firmaeier og administrator kan importere kontakter og opprette kontoer i TaxDome. Hvis du vil at teammedlemmer skal kunne importere, må du gi dem tilgangsrettigheter til å administrere kontakter:

1. Gå til Innstillinger, velg Team og planer i menylinjen, klikk på de tre prikkene helt til høyre for teammedlemmets navn, og klikk deretter på Rediger.

2. Slå på Administrer kontakter, og klikk deretter på Lagre

Tips: sjekk ut TaxDome Academy for å ta morsomme, omfattende kurs og bli en TaxDome superstjerne.