Mappemaler (Basic): Opprett og bruk

Mappemaler effektiviserer prosessen med å lage mappesett for å organisere kundedokumentene dine. Ha mappemalene klare til bruk, slik at du raskt kan bruke dem på nye og eksisterende kontoer. Du kan til og med være superproaktiv og inkludere dokumenter og skjemaer som kundene dine trenger i mappene.

Dekket her:

Merknad

Webinar - Dokumenthåndtering: Utforsk sikker lagring og e-signaturer! Torsdag kl. 13.00 EST. Registrer deg her

Standard mappemaler

Når du legger til nye kontoer i TaxDome (manuelt eller via import), får de automatisk en mappemal med navnet Standard skatteår.

Du bør enten redigere standardmappemalen eller opprette en helt ny mappe som standard, slik at du får den mappestrukturen du ønsker for å organisere dokumentene til hver enkelt klientkonto. Både firmaeiere og administratorer har tilgang til å gjøre dette.

Det er tre måter å håndtere standard mappemal på:

  • Rediger malen Standard skatteår: Gå til Maler >Firmamaler i menylinjen til venstre, åpne fanen Mapper og klikk deretter på Standard skatteår. Gjør endringer i malen ved å redigere, slette og legge til mapper og undermapper. Klikk på Lagre og avslutt når du er ferdig.
  • Opprett en ny mappemal som skal brukes som standard: Gå til Innstillinger > Firmainnstillinger i menylinjen til venstre, og velg deretter malen du vil bruke som standard i delen Standard mappemal. Klikk på Lagre og avslutt.

Når du redigerer malen, kan du beholde endringene og fortsette redigeringen ved å klikke på Lagre.

  • Opprette nye kontoer uten standard mappemaler: Gå til Innstillinger > Firmainnstillinger fra venstre menylinje, og klikk deretter på x i Standard mappemal seksjon. Klikk på SPARE.

Tips

Merk: En ny konto vil alltid ha en mappe med klientopplastede dokumenter på øverste nivå. Hvis du vil vite mer om synlighetsinnstillinger og tilgangsnivåer (hvem som kan se og/eller redigere dokumentene i en mappe), kan du gå hit.

Opprette mappemaler

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

Mappemaler opprettes av en firmaeier, administrator eller et teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere maler.

1. Hvis du vil opprette en mappemal, går du til Maler > Fastemaler i menylinjen til venstre, åpner underfanen Mapper og klikker deretter på Opprett mal.

Du kan også få tilgang til denne siden ved å legge til automatiseringen Bruk mappemal når du oppretter eller redigerer en mappe. pipelineog deretter klikke på Ny mal.

2. Deretter oppretter du en mappestruktur. I vinduet Create Folder Template ser du tre mapper på øverste nivå(Client uploaded documents, Firm docs shared with client og Private). Du kan gi nytt navn til, redigere og slette disse og opprette så mange mapper på øverste nivå som du trenger.

Alternativene i vinduet Opprett mappemal:

  • Opprett en ny mappe på øverste nivå: Klikk på Opprett mappe, gi mappen et navn, velg personvern-/tilgangsnivå(Privat, Klienten kan se eller Klienten kan se og redigere), og klikk deretter på Send. Les mer om personvernnivåer her.
  • Opprett en undermappe: Klikk på de tre prikkene til høyre for mappen på øverste nivå, klikk på Ny mappe, gi mappen et navn og trykk deretter på Enter på tastaturet.
  • Endre synligheten til en mappe på øverste nivå: Klikk på de tre prikkene til høyre for mappen, klikk på Rediger, velg personvern-/tilgangsnivå og klikk deretter på Lagre.
  • Endre navn på en mappe/undermappe: Klikk på de tre prikkene til høyre for mappen, klikk på Rediger, gi mappen et nytt navn og klikk deretter på Lagre.
  • Slett mapper: Klikk på de tre prikkene til høyre for mappen og deretter på Slett.

3. Nå kan du legge til dokumenter og skjemaer i mapper. Hvis du vil at kundene skal ha bestemte dokumenter, legger du dem til i mappene. Dra og slipp dem eller klikk på Last opp dokumenter. Du kan også laste opp flere dokumenter fra en mappe ved å klikke på Last opp mappe (du finner mer informasjon om hvordan TaxDome behandler mapper her).

Legg til så mange dokumenter du vil i de ulike mappene på øverste nivå. Du kan for eksempel legge til maler for regnskap, bokføring eller skatt i mappen Privat mappe og en serviceavtale til mappen med Kunden kan se tilgang.

Tips

Merk: Dokumenter kan legges til i mapper av en firmaeier, administrator eller et teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter.

4. Klikk på Lagre og avslutt for å lagre malen og gå tilbake til mallisten, eller Lagre for å beholde endringene og fortsette å redigere malen.

Bruk av mappemaler

Nå som du har laget en mappemal, hva er neste steg?

  • For å bruke en mappemal må du være firmaeier, administrator eller teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter.

  • Du kan bruke mappemaler manuelt når du oppretter en konto eller når du importerer en kundeliste til TaxDome.

  • Mappemaler kan brukes på både nye og eksisterende kontoer.

  • Når du har brukt en mappemal, kan du fortsatt gjøre endringer i mappestrukturen. Det gjør du ved å gå til Dokumenter-delen eller trevisningen mens du laster opp dokumenter .

Hva skjer når du bruker en mappemal på en konto?

  • Hvis mappene og dokumentene allerede finnes i klientkontoen, blir de ikke duplisert hvis en mappemal har disse.
  • Hvis det finnes mapper og dokumenter i klientkontoen som mangler i malen, forblir de på plass.
  • Hvis det finnes mapper og dokumenter i malen som mangler i klientkontoen, opprettes de.
  • Hvis du utfører flere tjenester for samme klient, kan du bruke flere maler én etter én, og mappene og dokumentene som mangler i klientkontoprofilen opprettes.

Det finnes flere måter å bruke mappemaler på:

Bruk en mappemal på én konto

1. Åpne Dokumenter-fanen på klientkontoens Dokumenter-side, og klikk deretter på Bruk mappemal.

2. Klikk i feltet Mappemal for å velge en mal fra rullegardinmenyen (f.eks. Nye klienter), og klikk deretter på Bruk for å endre mappestrukturen for den valgte kontoen.

Bruk en mappemal på flere kontoer

1. Gå til Klienter > Kontoer i menylinjen til venstre, merk av i avmerkingsboksene for kontoene du vil bruke mappemalen på, klikk på de tre prikkene til venstre for Flere handlinger i menylinjen, og klikk deretter på Bruk mappemal.

2. Legg til flere kontoer ved behov ved å skrive inn et navn, ID eller en e-postadresse i søkefeltet.

3. Klikk i feltet Mappemal for å velge en av malene fra rullegardinmenyen (f.eks. Nye kunder), og klikk deretter på Bruk for å endre mappestrukturen for de valgte kontoene.

Bruk mappemaler på kontoer via automatisering

Mappemaler kan legges til ved hjelp av automatiseringer i en pipeline. På denne måten blir en ny mappestruktur automatisk brukt på kundens konto når en jobb for en kunde flyttes til et nytt trinn i pipelineblir en ny mappestruktur automatisk lagt til kontoen. Slik gjør du det:

1. Gå til Maler > Firmamaler fra menylinjen til venstre, velg fanen Pipelines fanen, og klikk deretter på pipeline navnet eller Opprett Pipeline.

2. Velg scenen du vil legge til automatiseringen i, klikk på koblingen Legg til automatiseringer og velg deretter Bruk mappemal i rullegardinmenyen.

3. Klikk i feltet Bruk mappemal, velg malen i menyen og klikk deretter på Lagre for å lagre endringene. Når automatiseringen er lagt til, kan du se den ved å gå til siden pipeline siden og klikke på automatiseringsikonet over scenen.

Når en jobb flyttes til et stadium med en Bruk mappemal-automatisering, vises et popup-vindu som viser at automatiseringen er i ferd med å utløses. Hvis du ikke vil at mapper skal opprettes automatisk, fjerner du merket for handlingen og klikker deretter på Flytt.

Bruk mappemaler på nye kontoer

Du kan bruke en egendefinert mappemal når du oppretter nye kontoer manuelt eller via import.

Hvis du vil at en bestemt mal skal brukes automatisk, angir du den som standard. På denne måten blir den brukt på alle nye kontoer som opprettes manuelt eller via import.

Redigere mappemaler (f.eks. legge til en undermappe for nytt skatteår).

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

1. Hvis du vil gjøre endringer i en mal, går du til Maler > Faste maler i menylinjen til venstre. Naviger til Mapper, og klikk deretter på navnet på mappemalen.

2. Gjør endringer i mappemalen og klikk på Lagre og avslutt. Du kan legge til eller slette mapper på hvilken som helst av de tre plasseringene(Private, Firm docs shared with client og Client uploadeddocuments ).

Tips

Merk: Endringene du gjør i en mappemal vil ikke gjenspeiles andre steder. Du må bruke den oppdaterte malen på klientkontoprofilen for å se endringene. Tidligere opprettede mapper slettes ikke.

Slette mappemaler

Fjern en mappemal hvis du ikke trenger den lenger: Klikk på de tre prikkene lengst til høyre for mappemalens navn, velg Slett i rullegardinmenyen, og klikk deretter på Slett for å bekrefte. Alle mappestrukturer som er opprettet for kontoene dine med denne malen, beholdes.

Besvarte dette spørsmålet ditt? Takk for tilbakemeldingene Det oppstod et problem da du sendte inn tilbakemeldingen din. Vennligst prøv igjen senere.

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss

Relaterte artikler