Slik importerer du fra SmartVault

Er du klar til å få kundene dine over fra SmartVault til TaxDome? Her viser vi deg hvordan du gjør det i tre trinn.

Dekket her:

• Trinn 1. Eksportere en kundeliste fra SmartVault
• Trinn 2. Forbered en CSV-fil (vi kan hjelpe deg!)
• Trinn 3. Importer data fra CSV-filen til TaxDome

Trinn 1. Eksportere en kundeliste fra SmartVault

Slik eksporterer du klientdata fra SmartVault til en CSV-fil:

1. Åpne SmartVault WEB-applikasjonen.

2. VelgKlienter i menyen til venstre.

3. Klikk på knappen Eksporter til CSV øverst til høyre, og lagre filen.

Trinn 2. Forbered en CSV-fil (vi kan hjelpe deg!)

Når du importerer data fra ShareFile til TaxDome, må du huske at det er forskjell på Accounts og Contacts:

• Kontoer er de enhetene du jobber for og fakturerer, enten det er et selskap, en bedrift, en organisasjon (en ikke-personlig konto) eller en privatperson (en personlig konto). 
• Kontakter er de faktiske personene du samhandler med. Hver kundekonto på TaxDome har én eller flere tilknyttede kontakter.

Du finner mer informasjon om hvordan du oppretter ulike typer kontoer her.

Når du forbereder et regneark for import, bør du følge disse grunnleggende reglene for å sikre en smidig dataoverføring:

Tips: Hvis programvaren din genererer en CSV-fil med skatteyter og ektefelle på samme rad, trenger du ikke å redigere den manuelt. Følg i stedet instruksjonene her.

• Hvis du vil importere flere kontoer som har samme kontaktperson, oppretter du én rad for hver konto og skriver inn den samme kontaktinformasjonen for hver konto i de aktuelle kolonnene. Du finner eksempler her.
• Hvis du vil importere flere kontakter som deler samme konto, oppretter du én rad for hver kontakt og skriver inn det samme kontonavnet i den aktuelle kolonnen. Du finner eksempler her.

Trinn 3. Importer dataene fra CSV-filen til TaxDome

1. Last opp CSV-filen

Go to  Clients > Accounts, then click Import. You can also access the Import button from the Contacts page.

Dra og slipp CSV-filen eller klikk på Bla gjennom for å finne filen på skrivebordet.

2. Map Accounts (Optional)

Tips! Gå til trinn 4 hvis du bare vil importere kontakter og ikke opprette kontoer.

Hvis du ønsker å opprette kontoer, kan du gjøre det slik:

1. Tilordne kontonavn: Velg navnet på kolonneoverskriften i regnearket som tilsvarer egenskapen TaxDome Account Name. Hvis kolonneoverskriften heter Kontonavn i regnearket, tilordnes den automatisk til egenskapen TaxDome Account Name fordi de har samme navn.  

2. Account Type: Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients.

3. Map account fields: You can add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Du kan også tagge kontoene dine her. Du finner mer informasjon i denne artikkelen om bruk av tagger.
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

3. Define Settings (Optional)

I dette trinnet kan du bruke masseinnstillinger for alle importerte kontoer. 

• Tilknyttede kontakter: Gi portaltilgang til nye TaxDome -kontoer, bestem hvem som skal motta systemvarsler, og om du vil kunne se brukerens e-post fra TaxDome. Du finner mer informasjon om innstillinger for portaltilgang her.
• Tags: If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. Read more on applying tags.
• Assignees: if team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.
• Folders and documents: if you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

4. Create Contacts

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either  Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose  Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

Når du er ferdig med kartleggingen, klikker du på Fortsett. Dette starter ikke importprosessen, og du kan fortsatt gå tilbake til dette trinnet hvis du har gjort noen feil.

5. Review 

Når du går gjennom kartleggingsresultatene, ser du følgende:

Hvis alt ser bra ut, klikker du på Start import. Hvis ikke, går du tilbake for å gjøre eventuelle rettelser.

Nå kan du forlate siden; prosessen fortsetter av seg selv. Når importen er fullført, mottar du et e-postvarsel med en lenke til importresultatene. 

Du finner mer detaljerte instruksjoner om import her.

👋 Vi kan hjelpe deg! Hvis du støter på problemer under importprosessen, hjelper teamet vårt deg gjerne! Fyll ut skjemaet TaxDome Importassistanse for å be om hjelp med en import.