Chatter (grunnleggende): Send manuelt eller automatisk

For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .

TaxDomeMed Chats-funksjonen kan du kommunisere med kundene dine sikkert og i sanntid. Bruk den til å planlegge avtaler eller be kundene om informasjon de mangler. Med Chats kan du dessuten sette opp påminnelser, legge ved filer, tildele oppgaver til kundene og mye mer.

Dekket her:

• Chatter, forklart
• Opprette nye chatter
• Start en chat med en kunde
• Start chatter med flere kunder
• Send automatisk en melding til kundene
• Konfigurere påminnelser
• Legge ved filer i chatter
• Inkluderer videoer i chatter
• Legge til bilder i chatter
• Hva kundene ser når du sender dem meldinger

Chatter, forklart

Det viktigste du bør vite om Chats:

• Chattetråder er et sikkert sted å stille spørsmål, be om filer og tildele oppgaver.
• Kundene mottar varsler om nye chatter og ventende spørsmål.
• Når noen svarer på en chat, oppretter en ny chat, gjør endringer i klientoppgavene eller laster opp et dokument, får du et varsel og en e-post i din inbox+.
• Når du legger til oppgaver for klienter i en chat, vises de som oppgavelister med avkrysningsbokser. 
• Fremdriften for disse oppgavene kan spores på en egen side.
• Bruk @ foran navnet til et teammedlem for å få vedkommendes oppmerksomhet i en chat. 
• Du kan sette opp automatiske påminnelser for chatter.
• Når du har det du trenger, arkiverer du chatten for å unngå rot.
• Bruk chatte-maler for å sende identiske meldinger til flere klienter.
• Chat-funksjonen er også tilgjengelig i mobilappenTaxDome .

Gå til fanen Kommunikasjon i kundens profil for å få tilgang til Chats.

Opprette nye chatter

En chattetråd kan opprettes av en firmaeier, en administrator eller et teammedlem som er tilordnet kontoen eller har tilgangsrettigheter for visning av alle kontoer.

Merk: Kunder som ikke har aktivert TaxDome -kontoen sin, kan ikke motta meldinger. For å kunne bruke Chats må kundene ha portaltilgang aktivert fra firmaets side og en konto aktivert fra deres side.

Det finnes tre ulike måter å sende en chat-melding på:

• Start en chat med en kunde
• Start chatter med flere kunder
• Send automatisk en melding til kundene

Start en chat med en kunde

Hvis du vil starte en chat , klikker du på knappen Ny øverst til venstre, velger Chat i skjermbildet, skriver et notat og klikker deretter på knappen Opprett chat. Du kan også gå til klientens konto, åpne fanen Kommunikasjon og og klikke på Ny chat.

Nedenfor forklarer vi de nummererte seksjonene i skjermbildet Ny chat der du oppretter nye tråder:

1. Til: Velg navnet på personen meldingen er til.

2. Mal: Velg en mal for en melding som sendes ofte. Du finner mer informasjon om maler her. Velg en mal bare når du oppretter en ny chat, ikke når du svarer på en chat.

3. Emne: Skriv inn emnelinjen; den vil vises i Chat-listen. Når du bruker en chattemal, fylles den automatisk ut. Klikk på + Legg til kortkode for å individualisere den: Kortkoden inneholder dynamiske data som erstattes med for eksempel kundens navn eller dato. For mer informasjon om shortcodeskan du gå til den detaljerte artikkelen.

4. Melding: Skriv meldingen - bruk tekstformatering, emoji, punkter, nummererte lister og lenker. Når du bruker en mal, fylles meldingen ut automatisk. Få et teammedlems oppmerksomhet i meldingen ved å bruke @ foran navnet, eller klikk på Legg ved for å legge til filer fra skrivebordet eller TaxDome (mer informasjon nedenfor).

5. Påminnelser: Slå på om du vil at det skal sendes ut en påminnelses-e-post til kunden når de ikke svarer innen en viss tidsramme eller ikke har fullført oppgavene sine (mer informasjon nedenfor).

6. Oppgaver: Legg til sjekklister for kundene dine. Du finner mer informasjon her.

7. Opprett chat: Klikk for å sende meldingen til klienten. Ellers klikker du på Avbryt.

8. Koble til jobber: Velg jobber som skal kobles til, og klikk deretter på Lagre.

Start chatter med flere kunder

Hvis du har behov for å sende samme melding til mange kunder, kan du bruke funksjonen for masseutsendelse av meldinger.

Gå til Klienter i menyen til venstre, merk av i avmerkingsboksene ved siden av klientene du vil sende meldingen til, klikk på Flere handlinger i den øverste menylinjen, og klikk deretter på Send melding i rullegardinmenyen. Velg en chat-mal eller skriv et emne for chatten (valgfritt), legg til tekst og klikk deretter på Opprett chatter.

Legg til dokumenter og oppgaver i en chattetråd senere ved behov. 

Konfigurere påminnelser

Hver gang du sender en melding, sendes det ut et varsel. Brukere som er knyttet til kontoen, og som harVarsling aktivert, mottar den. Du kan sjekke hvilke brukere som har Varsling aktivert ved å gå til kontoens Info-fane og se Kontakter-delen .

Hvis mottakerne bruker for lang tid på å lese/besvare meldingen din eller fullføre oppgaven i en tråd, har du to alternativer:

• Konfigurer automatiske påminnelser
• Manuell videresending av klientoppgaver til tråden

Konfigurer automatiske påminnelser

Hvis du vil sette opp automatiske påminnelser om uleste/ubesvarte meldinger og ufullførte klientoppgaver, slår du på Påminnelser i chat-mal når du oppretter chat enten manuelt eller via pipeline automatisering. Du kan også gjøre det når som helst senere, direkte fra tråden.

Slik konfigurerer du påminnelser:

• Dager til neste påminnelse: Som standard sendes det ut en påminnelse tre dager etter at varselet om en ny melding ble sendt til klienten, men du kan endre dette til hva du vil.
• Antall påminnelser: Som standard får kunden bare én påminnelse på e-post, men du kan også endre dette til det du foretrekker.

Påminnelser kan også slås av og på når som helst ved å gå til en chattetråd. Åpne fanen Påminnelser, slå Send påminnelser til klienter på og foreta de nødvendige justeringene, og klikk deretter på Lagre.

Merk: Påminnelser sendes alltid for den siste meldingen i tråden.

Påminnelser stopper for alle tråder når:

• Hvis det er klientoppgaver i chattetråden:
  • Oppgaver som er merket som ufullførte: Påminnelser stoppes når alle klientoppgaver i tråden er merket som fullført og alle meldinger er lest.
  • Oppgaver markeres som fullført: Påminnelser stoppes når alle meldinger er lest.
• Hvis det ikke er noen oppgaver i chat-tråden: Påminnelser stopper når klienten svarer på den siste meldingen.
• Uavhengig av om oppgaven er til stede i chat-tråden, stopper påminnelser også hvis:
  • ... du arkiverte chattetråden.
  • ...du har deaktivert Påminnelser.
  • ...det innstilte antallet påminnelser er sendt.

Merk: Hvis du arkiverer en chattetråd, men deretter åpner den på nytt, vil påminnelsen Påminnelser på som om meldingen er ny.

Legge ved filer i chatter

En firmaeier, en administrator eller et teammedlem med tilgangsrettigheter til å administrere dokumenter kan legge ved filer i chattetråder. Til dette formålet kan du bruke filer enten fra skrivebordet eller fra mapper på øverste nivå med:

Kunden kan se og redigere tilganger.

Kunden kan se tilgang.

Slik legger du ved filer når du oppretter en chat:

1. Klikk på 📎 Legg ved øverst til venstre i meldingsfeltet både når du oppretter en chat og når du viser en eksisterende chattetråd.
2. Velg Fra min datamaskin og finn filene du vil laste opp fra skrivebordet. Ellers velger du Fra TaxDome og velger dokumentene du vil legge ved.
3. Velg mappen du vil laste opp dokumentet i, og klikk på Lagre.

Tips! Du kan laste opp zip-filer fra skrivebordet, så pakkes de ut automatisk. Her finner du mer informasjon om opplasting av zip-filer.

Når du eller klienten din laster opp minst ett dokument til en chattetråd, vises en Dokumenter-fane med bindersikonet i chattenavnet:

1,2. Dokumenter-fanen og binders ikonet: vises bare hvis det er dokumenter knyttet til chatten.

3. + Legg til dokumenter: last opp nye dokumenter til tråden.

4. Dokumenter lastet opp av klienten: last ned, vis eller slett dem. Hvis du sletter dokumenter, fjernes de også fra chattetråden.

Når en klient eller et annet teammedlem laster opp et dokument, får du et varsel i chattetråden og i Inbox+. 

Inkluderer videoer i chatter

Vil du gjøre budskapet til kundene dine mer visuelt? Inkluder Loom-, Vimeo-, YouTube- og Google Drive-klipp når det er enklere å vise enn å fortelle. Klikk på videoikonet i verktøylinjen for tekstformatering, og lim deretter inn en lenke i popup-vinduet Legg inn video. 

Klienten ser videoen direkte i den delte chattetråden. 

Legge til bilder i chatter

Du kan sende bilder og skjermbilder til Chats enten fra enheten din eller fra et hvilket som helst nettsted. Åpne en chattetråd og bruk et av de tilgjengelige alternativene:

• Last opp et bilde fra enheten din ved hjelp av knappen 📎 Legg ved
• Lim inn et hvilket som helst bilde fra nettet i meldingsfeltet.

Måter å legge til bilder på som ikke støttes:

• Dra og slipp et bilde i meldingsfeltet.
• Lim inn en fil med bildet i meldingsfeltet fra enheten din.

Hva kundene ser når du sender meldinger

En kunde kan se og svare på en melding du har sendt ved å klikke på varselet på dashbordet, klikke på lenken i e-postvarselet eller ved å gå til delen Chatter og oppgaver i portalen. Klientoppgaver vises også i varslinger.

Tips: Som standard vises ikke meldingsinnholdet i e-postteksten (kunden må navigere til portalen for å se det). Men hvis innholdet ikke er sensitivt, kan du vise det i e-posten.

Hvis du vil se TaxDome fra kundens side, kan du åpne en skrivebeskyttet visning av portalen.