Windows-app: Be om e-signaturer

Be om e-signaturer fra Windows-appen TaxDome når du laster opp ferdige dokumenter og skjemaer. Angi hvor du vil at kundene skal e-signere, legg inn felter for skatteyter og ektefelle, og legg til kunnskapsbasert autentisering (KBA). Slå deretter på påminnelser slik at kundene ikke glemmer å signere så snart som mulig!

Merk: Du må laste opp dokumenter til en mappe på øverste nivå med Kunden kan se tilgang til å be om e-signaturer.

Dekket her:

Be om e-signaturer i Windows-appen TaxDome
Forespørsel om e-signaturer fra et ektepar
Legge til en e-signatur fra en representant for firmaet
Bruk av signaturmaler

Be om e-signaturer i Windows-appen TaxDome

For å be om e-signaturer på utarbeidede dokumenter og skjemaer:

1. Last opp dokumentet til Windows-appen TaxDome (se demoen ovenfor for å få hjelp).

2. Velg klientkontoen som dokumentet gjelder for.

3. Velg en mappe medClient can view-tilgang som du vil laste opp dokumentet til, og slå deretter påRequest client signature? Det nye vinduet for signatur åpnes.

4. Velg enten underskriver manuelt (dette kan være kunden eller en representant for firmaet) i rullegardinmenyen Velg underskriver , eller bruk en signaturmal.

5. Legg til så mange e-signaturfelt som du trenger for hvert skjema.

6. Klikk på LAGRE. Når dokumentet er lastet opp, sendes en e-post til klienten med en lenke til dokumentet i påvente av e-signatur, og dokumentet blir synlig i underfanen Signaturer i fanen Dokumenter.

Tips!

Hvis du vil koble det opplastede dokumentet til en jobb, aktiverer du alternativet Koble til jobb og velger jobben. Les mer om hvordan du kobler elementer til jobber.
When the document is linked to a job, the job can be moved automatically to the next stage of the pipeline once the e-signature is completed.

Nedenfor finner du mer informasjon om de nummererte feltene:

1. Velg mal: Hvis du har opprettet signaturmaler for å spare tid med skjemaer som brukes ofte, velger du malen. Mer informasjon om bruk av maler finner du nedenfor.

2. Velg underskriver: Velg navnet på personen som skal signere her.

For å legge til et felt velger du kontaktnavnet fra nedtrekkslisten.
Hvis du vil legge til et annet felt for firmarepresentanten, velger du navnet i rullegardinmenyen (se nedenfor).
Du kan også legge til et felt for en ekstra underskriver, for eksempel ektefelle (se nedenfor).

3. Det finnes ulike felt som du kan dra og slippe i dokumentet:

Signatur: Dra og slipp dette feltet i dokumentet der du vil at kunden eller representanten skal signere.
Initialer: Dra og slipp dette feltet i dokumentet der du vil at de skal sette sine initialer.
Dato for signering: Dra og slipp dette feltet i dokumentet der du trenger datoen. Når klienten signerer et dokument, fylles datoene automatisk ut i datofeltene og i signaturfeltene der klienten signerer. Datoen fylles ut i feltene til en firmarepresentant når dokumentet sendes til klienten for signering. Datoer kan ikke redigeres.
Tekstfelt: Bruk dette som en Post-it-lapp. Dra og slipp det der du vil legge til et notat eller be om ytterligere informasjon. Plasser feltet der du vil ha det, og klikk deretter på det for å redigere det.

4. Påminnelser: Aktiver denne hvis du vil at det skal sendes et e-postvarsel til kunden når de ikke signerer innen forfallsdatoen. Her finner du mer informasjon om påminnelser.

5. Krev KBA: Slå denne på for å bruke kunnskapsbasert autentisering (kun tilgjengelig for amerikanske klienter). Her finner du mer informasjon om KBA.

6. Navigasjonsknapper: Bruk disse knappene til å gå fra side til side.

7. Avbryt: Klikk for å forkaste alle endringer.

8. LAGRE: Du kan lagre endringene uten å sende dokumentet. Du vil fortsatt kunne se gjennom og redigere det. Dokumentet blir ikke synlig for kunden før du klikker på LAST OPP FILER.

Forespørsel om e-signaturer fra et ektepar

I henhold til skattereglene må ektefeller som leverer felles selvangivelse begge signere.

Før du ber om parets e-signaturer, må du forsikre deg om at...

Ektefellens kontakt er knyttet til skattebetalers konto. (Her kan du lese mer om kontakter og kontoer).
Både skattyter og ektefelle har portaltilgang til kontoen: i kontoens kontaktseksjon, Pålogging være slått på for begge e-postadressene.

Neste trinn:

1. Slå på Forespørsel om klientsignatur? på samme måte som du gjør når én person skal e-signere (se ovenfor). Legg først til felter for skattebetaleren, og velg deretter ektefellens kontaktnavn i rullegardinmenyen Velg underskriver .

2. Legg til felter der ektefellen skal signere. For klarhetens skyld brukes en annen farge for hver underskriver.

3. Klikk på Send for å sende dokumentet til begge ektefellene.

Hva skjer når du ber om e-signaturer fra et ektepar?

Begge kontaktene som er knyttet til kontoen, både skattebetaleren og ektefellen, mottar en e-post med en unik lenke til dokumentet i påvente av e-signering.
Begge ektefellene ser at dokumentet venter på e-signering.
Begge ektefellene ser alle feltene som er lagt til i dokumentet, men kan bare signere sine egne.
Du mottar et varsel når en ektefelle signerer dokumentet, slik at du vet om den andre ektefellen fortsatt må e-signere.
Når noen har signert, kan du ikke redigere signaturfeltene.
Et dokument er merket Signert når begge ektefeller har signert.
Hvis en av signatarene ikke klarer KBA eller nekter å signere, må du laste opp det forberedte dokumentet på nytt og be om begge signaturene på nytt.

Legge til en e-signatur fra en representant for firmaet

Mange dokumenter må også signeres av en skatterevisor. Hvis flere representanter for selskapet må signere, legger du til feltene for disse signaturene og angir navnet på hvert enkelt medlem.

Når du ber om en e-signatur fra et teammedlem, velger du navnet fra rullegardinmenyen Velg undersk river. Tilgjengelige felt:

Signatur: Som standard vises navnet ditt. Hvis du trenger flere signaturfelt for firmaet ditt, kan du legge til flere og deretter redigere navnene.
Dato: Fylles ut automatisk når dokumentet sendes til kunden.

Tips:

Hvis du trenger å endre navn eller initialer, klikker du på feltet for å redigere det.
Hvis det er lagt til et signaturfelt for en firmarepresentant, men dokumentet ikke er sendt til kunden, kan feltet redigeres eller slettes av ethvert teammedlem med tilgang til klientkontodokumentene.
Når du sender dokumentet til en kunde, anses dokumentet som signert av firmaet ditt, og kunden ser at det er signert av firmaets representanter.
Hvis signaturfelter for firmarepresentanter er lagt til i dokumentet, men dokumentet ikke er signert av kunden ennå, kan du likevel avbryte e-signaturforespørselen.
Revisjonssporet for et dokument viser hvem som har lagt til signaturfeltet for hver enkelt firmarepresentant i dokumentet.

Bruk av signaturmaler

Med signaturmaler kan du spare tid når du ber om e-signaturer på skjemaer som brukes ofte, for eksempel 8879, 8821 eller 2848. Her finner du mer informasjon om hvordan du oppretter maler.

Når du har opprettet en mal, kan du bruke den til å gjøre prosessen med å be om signaturer raskere.

Slik gjør du det:

1. Be om en e-signatur for alle dokumenter som lastes opp til mappen med Kunden kan se tilgang.

2. Klikk på Velg mal for å få opp en rullegardinmeny. Velg en mal.

Navnet ditt vil automatisk fylle ut firmarepresentantens signaturfelt.
Kundenes navn vil automatisk fylle ut signaturfeltene Signer 1 og Signer 2 .

3. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du lese om signaturinnstillinger.

Rekkefølgen på de tilknyttede kontaktene i delen Kontodetaljer bestemmer rekkefølgen på underskriverne. Hvis du har behov for det, kan du endre standard signeringsrekkefølge.