Automove (grunnleggende): Slik sender du forslag og knytter dem til jobber
For flere nyttige veiledningsvideoer, besøk TaxDome Academy , vår gratis online nav for
se og lære alt du trenger å vite om TaxDome .
Du kan få tilbud og engasjementsbrev opprettet og sendt automatisk. Jobbene går av seg selv videre til neste trinn på pipeline når kunden har signert et forslag. For å få automatiseringsmagien til å skje, setter du opp Send forslag -automatisering og slår på Automove funksjonen.
Dekket her:
- Sette opp fasen for innsending av forslag og aktivere automove
- Koble egendefinerte forslag til en jobb manuelt
- Når flyttes jobbene mine med koblede forslag automatisk?
Sette opp fasen for innsending av forslag og aktivere automove
Denne måten å sende tilbud på fungerer bra når du sender dem for de samme tjenestene og til samme pris til mange kunder. Hvis kundene dine er forskjellige, og du oppretter tilpassede tilbud for hver av dem, men likevel ønsker å ha dem inne i pipelinekan du gå til neste avsnitt.
Utgangspunktet for å sende automatiserte forslag er å velge et passende stadium i workflow. Følg disse trinnene:
- Du trenger en forslagsmal med de vilkårene som passer for deg. Hvis du ikke har en, kan du opprette en ved å klikke på Ny mal når du legger til automatiseringen.
- Sørg for at du har et trinn i pipeline for nye forslag, og legg deretter til Send forslag -automatiseringen. Når jobben går inn i dette stadiet, sendes det automatisk et nytt forslag til kunden. Samtidig blir det knyttet til jobben.
- Forsikre deg om at du har Automove-jobber for stadiet er slått på. På denne måten flyttes jobben automatisk til neste trinn når forslaget er ferdig signert.
Merk! Fakturaer som utstedes sammen med forslag, knyttes ikke automatisk til jobber.
Koble egendefinerte forslag til en jobb manuelt
Når alle tilbudene er forskjellige, kan du ikke sende dem automatisk. I stedet kan du ha en generell mal med vilkår og firmainformasjon som du tilpasser til hver enkelt kunde (f.eks. tjenester som legges til, fakturaer som opprettes, rabatter som legges til osv.
Du kan imidlertid sende forslag manuelt i pipelines og likevel dra nytte av fordelene med Automove-funksjonen .
Se videoeksemplet nedenfor, og les deretter hvordan du kan koble forslaget manuelt:
Forslag kan kobles til jobber av firmaets eier, administrator eller andre ansatte som har fått tilgangsrettigheter til å administrere forslag. Når forslaget er koblet manuelt, fungerer funksjonen for automatisk flytting av jobber på samme måte som for forslag som sendes og kobles automatisk: Når kunden signerer, flyttes jobben til neste trinn.
Det er tre måter å koble et forslag manuelt på:
- Fra skjermbildet for oppretting/redigering av forslag: I det generelle trinnet i tilbudsopprettingen velger du en klient og klikker deretter på + Legg til jobb nederst på siden. Når du har gjort det, vil du se valgte jobber i delen Koblede jobber sammen med jobbtittelen og pipeline den tilhører.
- Fra siden Proposals & ELs/kundens kontofane: Klikk på de tre prikkene helt til høyre for det sendte forslaget, velg Link to job, og velg deretter jobber fra listen.
- Fra pipeline: Kontroller at jobben er i riktig fase, klikk på jobbboksen, klikk på + Link øverst til høyre, velg Proposals & ELs, og velg deretter forslag som skal linkes. Som standard vises bare ventende forslag. Hvis du vil se alle forslagene, klikker du på Filter-knappen , velger Alle og klikker deretter på Bruk-knappen .
Uansett hvilket alternativ som brukes, kan du:
- Koble sammen eventuelle forslag som tidligere er sendt til brukere av kontoen.
- Koble så mange forslag til en jobb som nødvendig.
Merk! Hvis forslaget ikke er signert og du manuelt flytter jobben til en annen fase, blir du bedt om å ta stilling til hva du skal gjøre med det uferdige forslaget (les mer om håndtering av uferdige elementer ved flytting av jobber).
Når flyttes jobbene mine med koblede forslag automatisk?
Selv om det er mulig å inkludere fakturaer i forslag, er det eneste som utløser automatisk flytting av jobber med forslag via pipelines , fullføringen av signeringsprosessen. Her er hva som skjer i hvert enkelt tilfelle:
- Forslag uten fakturaer. Når forslaget er signert av alle underskriverne, flyttes jobben automatisk.
- Et forslag med automatiske betalinger og tilstrekkelig med kundemidler. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du ved behov kan koble manuelt til jobben.
- Betalingen blir automatisk belastet.
- Forslag med automatiske betalinger, men betalingen gikk ikke gjennom. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du ved behov kan koble manuelt til jobben.
- Betalingen belastes IKKE automatisk av ulike årsaker. TaxDome vil forsøke å belaste fakturaen etter 1, 4, 24 og 48 timer. Hvis disse forsøkene mislykkes og ingen manuell betaling er lagt til, blir fakturaen forfalt basert på innstillingene du har konfigurert.
- Forslag med manuelle betalinger. Når forslaget er signert, utspiller det seg to parallelle prosesser:
- Jobben utføres automatisk.
- Det utstedes en faktura som du om nødvendig kan koble manuelt til jobben. Hvis disse forsøkene mislykkes og ingen manuell betaling legges til, blir fakturaen forfalt basert på innstillingene du har konfigurert.